La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par Ouajdi Boussaid. Elle permet :

• d'uniformiser les configurations matérielles
• d'acheter en volume, donc à moindre coût
• d'accéder à du matériel indisponible localement

Que peut-on commander ?

• les serveurs et les postes clients ;
• le matériel réseau actif (commutateurs) et passif (câbles, goulottes, racks) ;

• ne pas oublier de commander le matériel de spare lorsque vous passez une grosse commande (disques durs, claviers, souris, consommables, ...).

Quand ne PAS passer par la centrale d'achat ?

Dans beaucoup de cas, il n'est pas nécessaire de passer par la centrale d'achat.

Ce qu'il ne faut pas commander par la centrale d'achat :

• le petit matériel : vous devez le trouver localement ;
• des consommables pour imprimante ou autre, ce qui signifie que vous devez choisir vos imprimantes en fonction de la disponibilité locale des consommables, entre autres ;
• du matériel nécessaire en urgence : la centrale d'achat ne peut pas gérer d'urgence.

Si les achats locaux vous semblent chers, n'oubliez jamais les coûts cachés de la centrale d'achat :

• beaucoup de boulot pour gérer et suivre, donc des coûts de gestion ;
• des délais. Michel Lecoz est surchargé, et les intermédiaires sont très nombreux ;

• des soucis avec les transitaire, les douanes... des formalités d'importation parfois lourdes, voir la page /Transitaire ;

• un sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) : par exemple, 3000 euros pour envoyer par avion 10 machines à Abidjan ou Niamey. Éviter le fret aériens à chaque fois que c'est possible ;
• des garanties souvent difficiles à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France.

Comment passer par la centrale d'achat

Passer par la centrale d'achat, cela signifie :

• établir une demande CODA (DEM-LOG-AUF) très clair, avec indication du fournisseur, prix et détails précis, ligne d'imputation, commentaires, etc.
• faire un suivi de cette demande
• gérer l'importation (transitaire, formalités, ...)

Bref : c'est un gros travail pour tout le monde.

Les demandes d'achat

Il faut établir une demande d'achat (DEM LOG) au niveau de CODA. Cette demande doit être la plus précise possible, doivent y figurer :

• le fournisseur
• le descriptif très précis du matériel commandé, ligne par ligne, élément par élément
• les quantité et tarif de chaque élément commandé

Pour obtenir ces renseignements, vous devez prendre contact soit directement avec le fournisseur (si vous le connaissez déjà) soit avec votre responsable technique régional. Vous pouvez également passer par la liste de discussion technique de l'AUF pour vous faire aider.

Par ailleurs, avec chaque demande de matériel vous devez établir en parallèle une demande pour le fret. Voir la page /Transitaire.

Notes :

• quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le suivi associé ;

• acheter dès que possible en local (mais ça veut dire faire un effort, chercher des fournisseurs, des prix, etc...) ;

• les mails du genre "j'ai besoin de souris et d'un cable réseau de 4m." sont utiles, pour nous informer de vos besoins, mais ils ne déclenchent aucune action. Seules les demandes d'achat claires et complètes comptent ;

• avant d'acheter, vérifiez le budget disponible sur http://intranet.auf/reflets-web/budget/

Catalogue

Il n'y a pas de véritable catalogue de la centrale d'achat informatique. Cependant pour éviter que tout le monde commande n'importe quoi, une sélection de matériel recommandé est disponible ici : /Catalogue

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