Réflexion sur un nouveau mode de fonctionnement de la centrale d'achat

Petite explication graphique

La semaine dernière (le mardi 15 avril 2008), j'ai proposé à Christophe un modèle de fonctionnement de la centrale d'achat. Il me semblait donc opportun de le partager avec vous afin de recueillir vos avis et vos propositions.

Les décisions qui déclinent de cette proposition sont peut-être un peu contraignantes mais il me semble nécessaire qu'il faille instaurer une discipline dès le départ si nous souhaitons conduire une centrale d'achat efficace. Il est aussi indispensable d'assurer la continuité de l'activité de la centrale en cette période de transition. Je vous propose donc cette procédure applicable rapidement et respectant la chronologie suivante :

1. L'activité de la centrale d'achat est partagée en deux composantes :

   • La technique, divisée en deux zones d'activités complémentaires :

   • - La région gérée par Ouajdi Boussaid sous la coordination de Thomas Noël. Il est évident que les besoins spécifiques aux régions (modèles de machines, projets d'énergie renouvelable, etc...) soient rattachés à quelqu'un exerçant sur le terrain.
   • - La centrale Paris, gérée par David Violette et ouajdi Boussaid, et coordonnée par Jean-François Lancelot

   • La logistique, prise en charge par le service administratif de Paris sous la coordination de Mr Brunet. L'activité logistique démarre après que soit approuvé les commandes par les personnes habilitées à le faire (approbateurs) et l'envoi des commandes chez les fournisseurs par Ouajdi ou David.

2. Officialiser dans un message en diffusion générale que la centrale d'achat est conduite par le service informatique de Paris et que la logistique est gérée par le service administratif de Paris. Informer l'ensemble du personnel que les principaux interlocuteurs de la centrale d'achat sont Ouajdi pour la région et David pour les centrales. Il est nécessaire de leur affecter un compte leur permettant la transformation des demandes en commandes. Aviser tout le personnel que les demandes d'achat de matériel doivent obligatoirement passer par un technicien ou un Responsable technique régional. De cette manière, les échanges de spécialistes à spécialistes seront d'un point de vue technique plus efficaces et de meilleure qualité.

3. La création d'une adresse électronique de la forme centrale-achat@auf.org permettant de faciliter les échanges et de signaler les demandes en matériel enregistrées dans un tableau de bord sur le WIKI. (cf. point 4 : tableau de bord). Cette adresse sera affectée à une boîte à lettre indépendante consultable par Ouajdi et David seulement. Une copie systématique des messages envoyés sur cette adresse sera adressée à Christophe Villemer, Thomas Noël et Jean-François Lancelot afin de suivre et de contrôler les demandes. Les demandes envoyées sur cette adresse seront obligatoirement suivies d'un message de réponse mettant systématiquement en copie l'approbateur et le responsable technique régional.

4. La mise en place d'un tableau de bord (déjà à l'essai sur le wiki depuis 2007) http://wiki.auf.org/wikiteki/CentraleDAchats/PosteClientBoitierType/demandes2008 . Ce tableau de bord devra contenir le détail des demandes d'achat en matériel de la région et son utilisation devra respecter le calendrier imposé par la centrale d'achat (cf. point 7 : le calendrier de la centrale d'achat). Quelques intitulés de champs pourront être modifiés et ajoutés pour en simplifier la lecture (Prix, Indicateur d'état d'avancement). Ce tableau de bord accessible aux demandeurs et aux approbateurs permettra de suivre l'évolution des commandes par implantation et par cycle de commande (cf. point 7). En parallèle, il sera constitué au fur et à mesure un catalogue de fourniture dans lequel apparaîtra les matériels préconisés, les promotions ou les matériels disponibles en stock.

5. Ouverture d'un service de paiement pour les transactions en ligne. Pour les achats de matériels de plus en plus avantageux sur Internet, les paiements seraient réalisés par une seule et même personne.

6. Privilégier les achats en région. Chaque demandeur doit se tenir informé des prix quelques fois plus intéressant localement pour certain type de matériel. Les achats réalisés localement permettront de réaliser une économie subtantielle sur les expéditions. Attention toutefois au fait que, si on peut alors bénéficier de maintenance et garantie locale et que les prix peuvent être inférieurs, la qualité, elle, et en particulier la robustesse ou la longévité, n'est pas toujours au rendez-vous...

7. Un calendrier de fonctionnement de la centrale d'achat permettant de rationaliser les demandes, la validation et l'envoi de matériel. Je propose un cycle de fonctionnement sur 3 mois en enlevant le mois d'Août pendant lequel l'activité est réduite.

   • 3 étapes distinctes seront étalées sur cette période : "la demande, la validation et l'envoi"

   • La demande qui consiste à inscrire dans le tableau de bord, mis à disposition en début de chaque cycle, le type et la quantité de matériel à commander. Cette étape étalée sur une durée limitée et imposée par la centrale d'achat (1 mois environ), va permettre au demandeur de regrouper ses besoins, formuler sa demande d'achat qu'il devra signalée en utilisant l'adresse centrale-achat@auf.org , et identifiée sa demande en enregistrant le numéro de sa demande dans le tableau bord. Les droits d'écriture seront bloqués une fois la date butoir de saisi atteinte. Seule la centrale d'achat sera habilitée à compléter ce tableau afin d'informer le demandeur de l'état d'avancement des commandes. Cette vue quantitative améliora de manière significative le travail de suivi de la centrale d'achat.

   • La validation qui consiste pour la centrale d'achat, à regrouper et traiter les demandes, à contacter les fournisseurs et à étudier la faisabilité de la demande. Cette phase sera elle aussi limitée dans le temps, fera l'objet d'indicateur de progression et devra aboutir à la validation et l'approbation d'un bon de commande envoyé chez le fournisseur et dont le numéro sera consigné dans le tableau de bord.

   • L'envoi qui consiste à suivre les exportations, décider du type de transport (avion, bateau), de gérer le stockage avec les fournisseurs et de régler les démarches comptables et de dédouanements. Un indicateur de suivi des envois sera inscrit dans le tableau de bord à cet effet. Cette étape prise en charge par le service administratif de Paris regroupera si besoin les envois documentaires gérés par Gilles Deggis et les supports de communication gérés par le service de communication.

Chaque cycle pourra être étalé sur une durée d'1 mois. Compte tenu de l'augmentation des demandes de fin d'année, les "envois" et les "demandes" au mois de novembre pourront être réalisés en parallèles. Nous commencerions le cycle au mois de mai 2008 en suivant le calendrier présenté ci-après : (D=Demande; V=Validation; E=Envoi) :

Ce calendrier permettra au total 4 envois distincts dans l'année.

L'objectif de cette procédure est je le rappelle, de rationaliser les achats, de contrôler les dépenses et d'améliorer le fonctionnement globale de la centrale d'achat.

Cette description n'est qu'un avant-projet. J'aimerais vos commentaires et vos améliorations

• Les commentaires de ThomasNoël, un peu en vrac :

• Je ne comprend pas la distinction entre "Paris" et le reste de l'AUF. Les besoins de Paris sont parfois un peu différents de ceux des autres implantations, mais c'est juste une généralisation du principe qui veut que n'importe quelle implantations a des besoins parfois un peu différents des autres : Paris n'est pas une exception.

  • Jeff : On s'accorde tous à dire que chaque région à ses spécificités mais elles sont beaucoup plus marquées avec les 2 services centraux.
    Et peut-être même que cette distinction va s'accentuer de plus en plus avec les années puisque les activités ne se ressemblent pas. Par exemple, je n'achèterai pas de Compucase pour Paris car ce type de machine est trop encombrante par rapport à ce que les utilisateurs ont déjà. Le Mac fait aussi sont entrés alors que je ne pense pas que ce soit le cas en région. Je ne pense pas non plus alimenter mes installations par des systèmes d'énergie renouvelable, du moins pas pour le moment. Nous explorons en ce moment la piste des serveurs Transtec avec des garanties pièce et main d'oeuvre sous 24h valable que sur l'Europe... Bref, une différence notable à laquelle nous allons devoir faire face.

  • Thomas : ce que je voulais dire, c'est que Paris achète localement quand c'est mieux, donc comme toute autre implantation. Paris n'est pas une exception. En revanche, il est anormal que Paris se mette "hors jeu" en ne nous informant pas, par exemple, qu'elle explore la piste des Transtec : c'est une info qu'il faut partager car ces serveurs peuvent intéresser tout le monde. Idem pour les machines "non Compucase", les Macs, etc... Comme pour toutes les implatantations. Comme dit Jérôme : «ce qui nous intéresse, ce n'est pas seulement l'aspect centralisation, mais surtout l'aspect rationalisation des achats» : quoi commander, quand, comment, etc...

• La distinction entre gestion des commandes puis l'expédition est un point essentiel. J'ai entendu parler d'un service d'expédition généralisé au niveau des services centraux de Paris : qu'en est-il ? Si nous devons avoir deux interlocuteurs (un pour la commande puis un pour l'expédition) cela changera beaucoup les choses -- même si c'est plus logique quelque part.

  • Jeff : Effectivement, nous aurons deux interlocuteurs. Un correspondant pour la partie dite "technique" et un autre pour la partie dite "logistique"
    Cette dernière personne sera rattachée au service administratif de Paris en liaison étroite avec les transitaires et notre service de comptabilité.

  • Thomas : ça me semble un point super important à bien gérer ; il va falloir que la transmission des infos soient bien bien fluide... Dans mon idée, j'aimerai que le responsable de la centrale d'achat à Paris reste le "guichet unique", qui serait à même de suivre et de nous renseigner sur les dates d'expéditions, etc. Via une page wiki «tableau de bord des expéditions» qu'il remplirait en fonction des infos du service d'expédition (qui pourrait aussi le remplir, mais bon, faut pas trop trop rêver).

• le calendrier en 4 expéditions : c'est donc à voir avec le (futur ?) service d'expédition. Les commandes, elles, doivent se faire le plus rapidement possible après la demande, pour cause de délais de disponibilité du matériel. Pour cela, les demandes doivent être les plus précises et complétes possibles. Peut-être est-il possible de regrouper les commandes pour ce qui est des postes clients (et encore), mais pour le reste c'est toujours un processus de devis puis demande/commande immédiate.

  • Jeff: Nous avons essayé de rationaliser le nombre d'envois par année. Le nombre de 4 nous paraît le plus raisonnable et satisfait surtout l'enchaînement des cycles de 3 mois sur une année.

  • Thomas : de toute façon, l'envoi ne va pas être géré par la centrale d'achat, donc ça ne nous concerne pas vraiment. En revanche il faut bien distinguer le moment de la commande auprès du fournisseur du moment de l'expédition. Pour les achats "non groupés" (serveurs, matos spécifique, urgences, c'est à dire en gros tout ce qui sort du poste client) il faut commander chez le fournisseur dès validation de la com log. Ensuite l'expédition, on verra en fonction des paramètres groupage et urgence.

• Pour que les dem-log soient limpides, la centrale d'achat doit proposer quelque chose tendant vers un "catalogue". Pour cela on peut :
  • présenter clairement les quelques modèles de base immédiatement disponibles auprès de nos fournisseurs : poste client, portable, deux ou trois type de serveurs, imprimantes, connectique réseaux, petits matériels et options classiques ;

  • publier les devis obtenus, par tous, par la centrale comme par toutes les autres implantations (y compris Paris ) ;

  • bien alerter sur le matériel qui finalement n'est pas correct, et en arrêter immédiatement l'achat...
• privilégier les achats locaux : uniquement si le matériel répond aux besoins (ce qui est rare pour BAO et BAC au moins) ;

• centrale-achat-informatique@auf.org : bonne idée ! En faire une adresse connectée à un RT (suivi de ticker) serait un plus, non ? On doit ensuite pouvoir faire une macro pour moinmoin permettant de suivre un ticket.

  • Jeff: Ajouter "Informatique" dans l'adresse est effectivement une bonne idée. Son utilisation n'en sera que plus précise.

  • Thomas : d'accord pour la coller sur un request-tracker ? vous avez déjà utilisé quelque chose comme ça ? Au niveau des soucis FOAD on connait bien RT, c'est plutôt efficace et simple (on peut quasiment tout faire par de simples mails, sans avoir à aller se logguer à gauche à droite...).

Je vais relire encore la proposition de Jeff plus tard, là j'ai d'autres chats à fouetter...
Faut jamais frapper un chat... ça les rend agressifs...

• Les commentaires de MichelLeCoz

J'ai envie de rappeler le mode opératoire du fonctionnment et les taches sur lesquels il y a eu consensus entre les services centraux et les implantations de terrain

Environnement "collaboratif" de travail

• Le technicien(ne) travaille via et en réseau (wiki, messagerie instantanée, courriel, listes de discussion technique, intranet, téléphonie sur IP, visioconférence, système interne coda achat, etc. ) ;
• en concertation étroite avec le collège des ingénieurs d’exploitation des implantations de l’AUF (administrateurs système et réseau).
• Il (ou elle) bénéficie en plus de :
  • l’expertise des responsables techniques régionaux (seniors)
  • des ressources techniques et documentaires mises en ligne sur les serveurs de l’AUF
  • du tutorat du responsable de la centrale d’achats qui coordonnera son travail.

Suivi administratif avec les implantations de l’Agence et les fournisseurs :

• Assurer un suivi des demandes matérielles et logicielles des implantations
• Faire établir des devis par les fournisseurs et les mettre en ligne sur le site sécurisé de l’Agence
• Veiller à la cohérence des demandes d’achat saisies dans le système interne de l’Agence CODA Achat.
• Transformer ces demandes d’achat en commandes et les soumettre à validation
• Numériser les bons de commandes visés par le responsable des achats
• Archiver ces bons de commandes sur le serveur interne de l’Agence selon le plan de classement
• Envoyer les bons de commandes aux fournisseurs par courriel (avec pièce jointe en format pdf)

Suivi technique avec les implantations de l’AUF, les fournisseurs et les intégrateurs :

• Participer à la recherche de nouvelles solutions matérielles (serveurs, postes client type, onduleurs, IP-Phones, postes de visio-conférence, etc.) et logicielles (systèmes d’exploitation Windows et Linux, suite bureautique libre, plate-forme de formation à distance)

• Mettre en ligne un planning d’acquisition des équipements qui intègre les délais de livraison, le temps de montage des matériels et les tests

• Participer aux tests des équipements (matériels et logiciels) en simulation ou en situation réelle (lan et wan). Il (ou elle) sera aidé(e) en cela par l’équipe du service informatique de Paris de l’AUF et le collège des administrateurs systèmes et réseau des implantations et des intégrateurs.

Suivi administratif de l’exportation à l’international avec les transitaires :

• Suivre le processus d’exportation des équipements achetés

• Mettre en ligne un planning des envois qui intégrera les formalités douanières au départ et à l’arrivée

• Récupérer et archiver les documents douaniers justifiant l’exportation des équipements depuis l’Europe.
• evoyer avec AR les originaux (EX1 et BVE) aux fournisseurs concernés