Réflexion sur un nouveau mode de fonctionnement de la centrale d'achat

Petite explication graphique

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La semaine dernière (le mardi 15 avril 2008), j'ai proposé à Christophe un modèle de fonctionnement de la centrale d'achat. Il me semblait donc opportun de le partager avec vous afin de recueillir vos avis et vos propositions.

Les décisions qui déclinent de cette proposition sont peut-être un peu contraignantes mais il me semble nécessaire qu'il faille instaurer une discipline dès le départ si nous souhaitons conduire une centrale d'achat efficace. Il est aussi indispensable d'assurer la continuité de l'activité de la centrale en cette période de transition. Je vous propose donc cette procédure applicable rapidement et respectant la chronologie suivante :

  1. L'activité de la centrale d'achat est partagée en deux composantes :

    • La technique, divisée en deux zones d'activités complémentaires :

    • - La région gérée par Ouajdi Boussaid sous la coordination de Thomas Noël. Il est évident que les besoins spécifiques aux régions (modèles de machines, projets d'énergie renouvelable, etc...) soient rattachés à quelqu'un exerçant sur le terrain.
    • - La centrale Paris, gérée par David Violette et ouajdi Boussaid, et coordonnée par Jean-François Lancelot
    • La logistique, prise en charge par le service administratif de Paris sous la coordination de Mr Brunet. L'activité logistique démarre après que soit approuvé les commandes par les personnes habilitées à le faire (approbateurs) et l'envoi des commandes chez les fournisseurs par Ouajdi ou David.

  2. Officialiser dans un message en diffusion générale que la centrale d'achat est conduite par le service informatique de Paris et que la logistique est gérée par le service administratif de Paris. Informer l'ensemble du personnel que les principaux interlocuteurs de la centrale d'achat sont Ouajdi pour la région et David pour les centrales. Il est nécessaire de leur affecter un compte leur permettant la transformation des demandes en commandes. Aviser tout le personnel que les demandes d'achat de matériel doivent obligatoirement passer par un technicien ou un Responsable technique régional. De cette manière, les échanges de spécialistes à spécialistes seront d'un point de vue technique plus efficaces et de meilleure qualité.

  3. La création d'une adresse électronique de la forme centrale-achat@auf.org permettant de faciliter les échanges et de signaler les demandes en matériel enregistrées dans un tableau de bord sur le WIKI. (cf. point 4 : tableau de bord). Cette adresse sera affectée à une boîte à lettre indépendante consultable par Ouajdi et David seulement. Une copie systématique des messages envoyés sur cette adresse sera adressée à Christophe Villemer, Thomas Noël et Jean-François Lancelot afin de suivre et de contrôler les demandes. Les demandes envoyées sur cette adresse seront obligatoirement suivies d'un message de réponse mettant systématiquement en copie l'approbateur et le responsable technique régional.

  4. La mise en place d'un tableau de bord (déjà à l'essai sur le wiki depuis 2007) http://wiki.auf.org/wikiteki/CentraleDAchats/PosteClientBoitierType/demandes2008 . Ce tableau de bord devra contenir le détail des demandes d'achat en matériel de la région et son utilisation devra respecter le calendrier imposé par la centrale d'achat (cf. point 7 : le calendrier de la centrale d'achat). Quelques intitulés de champs pourront être modifiés et ajoutés pour en simplifier la lecture (Prix, Indicateur d'état d'avancement). Ce tableau de bord accessible aux demandeurs et aux approbateurs permettra de suivre l'évolution des commandes par implantation et par cycle de commande (cf. point 7). En parallèle, il sera constitué au fur et à mesure un catalogue de fourniture dans lequel apparaîtra les matériels préconisés, les promotions ou les matériels disponibles en stock.

  5. Ouverture d'un service de paiement pour les transactions en ligne. Pour les achats de matériels de plus en plus avantageux sur Internet, les paiements seraient réalisés par une seule et même personne.

  6. Privilégier les achats en région. Chaque demandeur doit se tenir informé des prix quelques fois plus intéressant localement pour certain type de matériel. Les achats réalisés localement permettront de réaliser une économie subtantielle sur les expéditions. Attention toutefois au fait que, si on peut alors bénéficier de maintenance et garantie locale et que les prix peuvent être inférieurs, la qualité, elle, et en particulier la robustesse ou la longévité, n'est pas toujours au rendez-vous...

  7. Un calendrier de fonctionnement de la centrale d'achat permettant de rationaliser les demandes, la validation et l'envoi de matériel. Je propose un cycle de fonctionnement sur 3 mois en enlevant le mois d'Août pendant lequel l'activité est réduite.

    • 3 étapes distinctes seront étalées sur cette période : "la demande, la validation et l'envoi"

    • La demande qui consiste à inscrire dans le tableau de bord, mis à disposition en début de chaque cycle, le type et la quantité de matériel à commander. Cette étape étalée sur une durée limitée et imposée par la centrale d'achat (1 mois environ), va permettre au demandeur de regrouper ses besoins, formuler sa demande d'achat qu'il devra signalée en utilisant l'adresse centrale-achat@auf.org , et identifiée sa demande en enregistrant le numéro de sa demande dans le tableau bord. Les droits d'écriture seront bloqués une fois la date butoir de saisi atteinte. Seule la centrale d'achat sera habilitée à compléter ce tableau afin d'informer le demandeur de l'état d'avancement des commandes. Cette vue quantitative améliora de manière significative le travail de suivi de la centrale d'achat.

    • La validation qui consiste pour la centrale d'achat, à regrouper et traiter les demandes, à contacter les fournisseurs et à étudier la faisabilité de la demande. Cette phase sera elle aussi limitée dans le temps, fera l'objet d'indicateur de progression et devra aboutir à la validation et l'approbation d'un bon de commande envoyé chez le fournisseur et dont le numéro sera consigné dans le tableau de bord.

    • L'envoi qui consiste à suivre les exportations, décider du type de transport (avion, bateau), de gérer le stockage avec les fournisseurs et de régler les démarches comptables et de dédouanements. Un indicateur de suivi des envois sera inscrit dans le tableau de bord à cet effet. Cette étape prise en charge par le service administratif de Paris regroupera si besoin les envois documentaires gérés par Gilles Deggis et les supports de communication gérés par le service de communication.

Chaque cycle pourra être étalé sur une durée d'1 mois. Compte tenu de l'augmentation des demandes de fin d'année, les "envois" et les "demandes" au mois de novembre pourront être réalisés en parallèles. Nous commencerions le cycle au mois de mai 2008 en suivant le calendrier présenté ci-après : (D=Demande; V=Validation; E=Envoi) :

Mois

Actions

Commentaires

Mai 2008

D

Juin2008

V

Juillet 2008

E

Septembre 2008

D

Octobre 2008

V

Novembre 2008

E / D

Décembre 2008

V

Clôture des budgets

Janvier 2009

E

Février 2009

D

Mars 2009

V

Avril 2009

E

Mai 2009

D

Ce calendrier permettra au total 4 envois distincts dans l'année.

L'objectif de cette procédure est je le rappelle, de rationaliser les achats, de contrôler les dépenses et d'améliorer le fonctionnement globale de la centrale d'achat.

Cette description n'est qu'un avant-projet. J'aimerais vos commentaires et vos améliorations


Je vais relire encore la proposition de Jeff plus tard, là j'ai d'autres chats à fouetter...
Faut jamais frapper un chat... ça les rend agressifs...
;)


J'ai envie de rappeler le mode opératoire du fonctionnment et les taches sur lesquels il y a eu consensus entre les services centraux et les implantations de terrain

Environnement "collaboratif" de travail

Suivi administratif avec les implantations de l’Agence et les fournisseurs :

Suivi technique avec les implantations de l’AUF, les fournisseurs et les intégrateurs :

Suivi administratif de l’exportation à l’international avec les transitaires :

CentraleDAchats/Archives/AvantProjet (dernière édition le 2008-12-12 16:50:29 par MoussaNombre)