Préparation du Programme

• Avant de démarrer la réunion, participation à la mini debConf les 24 et 25 ?

• En amont de la réunion, il faudra que chacun prenne quelles minutes pour liste les objectifs individuels et collectifs à atteindre au cours de cette semaine ?
• en divers (?)
  • que faire du matériel usagé (onduleurs, écrans, unités centrales,etc) qui occupe, mine de rien, beaucoup d'espace dans les locaux des implantations ?

  • Mettre à jour GestionAdelsMaj notamment sur les questions d'archivage

Programme

lundi 26 novembre 2012

AM

• Ouverture
• Objectifs de la semaine
• Projets 2012

  • ARI, IT, SI, Régions

  • Etat des lieux de l'avancement des projets prioritaires
  • Méthodologie 2012 : rétrospective et enseignements
• Projets 2013
  • Méthodologie 2013 (IT,SI, END)
  • Présentation des principaux projets 2013 (IT,SI,END)
  • Défis et risques pour 2013
  • Support utilisateur en 2013
  • Budget ARI 2013
• Et après 2013 ?

PM

Demi-journée consacrée aux systèmes déjà fonctionnels, sur lesquels il faut apporter des précisions

• Téléphonie mobile
  • chartes, procédure...
• Portail informatique
  • fonctionnement au quotidien
• SOGo
  • bilan
  • nouveaux SOGo
  • nouveaux développements
• ID.AUF
  • retour d'expérience des régions
  • évolutions à venir
• Offre Ulteo
  • Augmenter l'offre logicielle...
• Brainstorming : rationalisation des ressources
• Procedure RPV a clarifier

mardi 27 novembre 2012

Journée IT consacrée aux projets prioritaires 2013

AM

• Mise en place de technologies de connexions Internet plus fiables
• Mise à niveau en gigabit des réseaux locaux des implantations de l'AUF
• Plan de continuité d'activité des systèmes d'informatiques

PM

• Mise à jour du poste-client
• Mise à jour de la suite bureautique libre

mercredi 28 novembre 2012

Journée IT consacrée aux projets importants 2013

AM

• Messagerie de secours
• Redondance des applications essentielles

• Téléphonie et visioconférence IP avancées ^{1 2}

• Mise à niveau des versions et de la sécurité des infrastructures
• Etudes et veille pour les projets 2014

PM

• Authentification Id étendue aux usagers
• Formation SAML-LDAP
• Relation (ARI) avec les partenaires membres

jeudi 29 novembre 2012

Journée SI

AM

Gouvernance des SI

• Coordination des SI
  • Nouveau poste 2012 : chargé de projet outils applicatifs
• Politiques et procédures
  • Cadre de méthodologie de gestion de projet informatique :
    • le cadre
    • la fiche projet
    • Support à la maîtrise d'ouvrage
  • Cadre de cohérence technique
  • Quelle approche pour les projets SI régionaux ? (constat 2012 puis débat)
  • Suivi : tableau de bord (à mettre en place en 2013)
• Planifications
  • annuelles, trimestrielles, (mensuelles), hebdomadaires
  • quoi faire avec les projets soumis en cours d'année?
• Expérimentations
  • le cadre
  • la fiche expérimentation
  • les expérimentations
• Ressources
  • RH : VIF? développeurs externes
  • R$ : du budget pour un projet SI, pour quoi faire?
• Redmine : démo rapide
• Nouveaux outils
  • Piwik, Entrepôt de données, Sentry

PM

Projets SI

• Projets SI 2012 : Trimestre 4

  • Planification trimestrielle 2012 T4 sur le portail informatique

  • Point sur projets prioritaires en cours (GED, SIGMA 2, ...)

• Projets SI 2012 : Annuel

  • Planification annuelle 2012 sur le portail informatique

  • Rétrospective et enseignements (tour de table)

• Projets SI 2013 : Annuel

  • Projets reçus dans le cadre de l'appel à projet

  • Planification annuelle 2013 proposée au COSI du 18 octobre 2012

  • Rappel sur les projets budgétés

  • Mise en oeuvre de la planification 2013 (tour de table)

• Projets SI 2013 : Trimestre 1

  • Point sur projets prioritaires

• Redmine : application à un projet IT

vendredi 30 novembre 2012

À Paris - Salle de réunion Rdc

AM

09h00 - 11h00 MLC (en cours d'élaboration)

• Les différents espaces numériques à l'AUF CNF, CNFp, MdS, Pendha, Haiti-Santé, IFADEM, etc...

  • En amont de l'AMO, rappel de la procédure (pré-requis, demande, convention, budget, etc...)
  • L'AMO - Phase I. : mission exploratoire de faisabilité, identification, étude technique (co-conception)
  • L'AMO - Phase II. : la création de l'espace numérique (travaux de réhabilitation, suivi de chantier, sélection des fournisseurs et des équipements, achats, installation du plateau technique, tests, recette et inauguration

    • CNF au sein d'un établissement membre : ex de P Penh (Cambodge), Vientiane (Laos) - Diaporama (10mn)

    • CNF au sein d'un établissement membre, infrastructure mutualisée avec autre institution : ex CNF de Tana (Madagascar), CNF de Kinshasa (RDC).

    • CNF partenaire au sein d'un établissement membre : ex : CNFp de Bukavu, CNFp de Kisangani, (RDC)

    • CNF partenaire au sein d'un établissement membre, infrastructure mutualisée avec une autre institution : ex CNFp de Kinshasa (RDC),

    • Diaporama des différentes étapes de la co-conception à la mise mise en place d'un CNF (15 mn)

    • Les espaces numériques MdS : projet de coopération multilatérale francophones inter-opérateur (OIF, AUF, TV5, AIMF) : quelques mots, une diapo ou 2 pour mémoire (ex MdS de Hué - Vietnam

    • Les espaces numériques IFADEM : Burundi, Bénin, Haïti, Madagascar - Initiative Inter-opérateur OIF-AUF des Sommets de la Francophonie :

      • Première expérimentation du modèle hybride : plateau technique basse consommation d'énergie, secours électrique et générateur photovoltaïque (Burundi et Bénin)
      • Présentation de l'Initiative (10mn)
      • Formalisation du cahier des charges type (CNF, CNFp, Mds, IFADEM,, etc..

      • Présentation de la méthodologie "AUFienne d' AMO qui semble faire ses preuves et convaincre les partenaires (5mn) -Paris et Burundi)

      • Extension d'IFADEM Burundi (5 provinces) : phase 2. Financement AFD
      • Extension d'IFADEM Bénin. Financement AFD.
      • Expérimentation IFADEM Madagascar M. learning
      • Ouverture de l'IFADEM à d'autre pays (RDC, liban, Niger (signature en cours)

    • Les espaces numériques proposés par l'AUF dans le cadre des actions prioritaires en direction d'Haïti. Conventions spécifiques, partenaires et bailleurs multiples : Fondation, Coopération bilatérale (française, suisse, roumaine), coopération universitaire et agence (Moncton, AIRD, CIDMEF), etc.

      • Présentation du modèle d'infrastructure de proximité, modulaire et évolutif de l'AUF dans le cadre de la refondation du système d'enseignement supérieur et de la recherche en Haiti (FdF 10 mn).

      • PENDHA : 11 espaces numériques dont les 2 premières sur financement FdF - ESIH (montrer modèle page Wiki, qui s'intègre dans le projet du partenaires : infrastructure physique et logique (sous la supervision bienveillance du boss JCA et avec vos critiques constructives)

      • Haïti-Santé : 5 espaces

      • CNFp Gonaïve : 1 (Univ Moncton)

      • illustration de l'efficacité de son modèle modulaire et évolutif : ex de mutualisation de ressources entre 2 projets sur un même site (Pendha et Haiti-Santé) (UNIQ et/ou UNDH) (une ou 2 diapos).

      • les limites de l'exercice. Quid après la livraison, qui gère, quel suivi?

• Espace numérique durable. Peut-on avoir une approche systémique à l'Agence? Plus modestement sur quoi peut-on agir?

  • état des lieux, enquête de terrain (reprendre l'enquête WCS?)
  • bâti, transport, etc.
  • plateau technique basse-consommation : 2 ou 3 choses à rappeler
  • protection et secours électrique,
  • comportement des usagers.
  • vers une autonomie énergétique.

  • l'évolution du projet initial conçu et qualifié à un moment M et les pratiques et usages constatés lors des évaluations à un moment M +. Quelle lecture/interprétation et décisions à prendre lors de la mesure des écarts, y compris générés par le succès du projet!

  • quelles modalités d'accompagnement
    • journées de sensibilisation, état de l'art (par région) en direction d'un public de décideurs (monde académique, tissus économiques, presse, collectivité territoriales, politiques, etc.)
    • formation longues diplômantes (universitaire, autres...)
    • atelier de formation de courte durée axé sur les compétences métiers de type transfer : en direction d'un public de techniciens (RTL, RTR, autres)
      • où, quand, comment, avec quel pôles, quel(s) partenaire(s) externe(s) (universités, industriels, etc...)?
  • éco-campus (ou en sommes nous?) Quelle coordination? L'ARI et les pôles positions ?
  • Échange avec les collègues de l'ARI

• Avenir des espaces numériques ... maintient du modèle actuel, dématérialisation partielle, totale?

  • Doit-on/peut-on continuer à soutenir (principalement) la mise en place de lieux physiques de proximité au cœur d'établissements d'enseignements (membres ou non) en terme de lieu de vie, de rencontres, d'échanges? Pour quels services, vers quels publics?

    • Comment prendre en compte dans les nouveaux contrats passés à l'AUF les besoins exprimés des publics (apprenants, enseignants, chercheurs, administratifs) et notamment le nomadisme' ou les publics dispersés géographiquement (hors période sur lieux de regroupement) en milieu rural)?

    • Quel enseignement tirer d'une expérimentation de l'usage du téléphone comme outil d'appui à la gouvernance d'un projet : ex IFADEM Madagascar?

    • Comment peut-on appréhender/gérer/intégrer dans les pratiques professionnelles/personnelles (quelle frontière) :

      • les nouveaux outils (tablette, téléphone intelligents, low-tech)

      • les nouvelles applications offertes par les environnements numériques, dont le nuage....

      • les nouveaux usages (Blug, réseau sociaux, etc...)
  • Quels impacts pour la communauté des RTL et RTR (admin système, admin réseau, animateur de communauté, chef de projets, etc...) et plus particulièrement les collègues en charge de la sécurité du réseau?
    • Quelles nouvelles compétences? Quelle nouvelle organisation? Comment jouer à la fois son rôle de réducteur de risques et de répondre aux besoins des partenaires?.
    • Comment limiter la responsabilité de l'Agence : Charte de qualité, Convention, autres pistes
    • Échanges avec les collègues de l'ARI

• La Centrale d'achats informatiques... et un peu plus Quelques mots : MLC (coord. centrale HA - vue de l'utilisateur) + VB+CL (vue globale) +XX ? (aspects techniques) à confirmer

  • de V8 à V12 (Iso fonctionnalité et si possible amélioration)
  • Échange avec les collègues de l'ARI

11h00 - 12h00 (à Paris - Salle de réunion Rdc): l'ARI au service des projets (VB+DB+JCA+MLC+CL+ qui veut) à confirmer

• Rencontre avec les coordonnateur de Pôles Retour d'expériences - Perspectives - feuilles routes

  • Espaces numériques IFADEM (PJL) à confirmer
  • CNF,CNFp (CC, KB,) à confirmer
  • Espaces numériques Pendha ((JFL à confirmer
  • Espaces numériques Haiti-Santé (JFL)
  • FOAD (JFL + SV)

12h00 - 13h00 (à Paris - Salle de réunion Rdc)

• Bilan de semaine
• Restitution
• Relevé de décisions

13h00 - 14h00 (à Paris - Salle de réunion Rdc)

• Mot de clôture (WD, BC) à confirmer

• Buffet avec les personnels de Paris

PM

• Activités externes

Fin de journée - retour individuel à Gennevilliers