Règles et procédures de gestion des adresses électroniques personnelles sur @auf.org

Objectifs du document

Le présent document a pour objectif de regrouper toute l'information utile à une gestion unifiée des adresses électroniques du domaine auf.org pour l'ensemble des implantations de l'Agence.

Pour chaque type d'intervention, le document présente les collaborateurs intervenant, la procédure, les différentes règles à suivre ; ainsi que les autorisations nécessaires afin d'assurer une intervention respectant la politique en place.

Intervenants

• Responsable du suivi administratif à l'ARH : Dominique Duc
• Responsables d'implantation
• Administrateurs de bureau
  • Dans le cas de Paris, Chantal de Somer a été nommée responsable par délégation de M. Brunet
• Responsables techniques

Création

Autorisation

Employé AUF

• L’adresse électronique doit être comprise dans le « kit » d’arrivée d’un nouvel employé.
• Ce service doit être offert à tous, sans exception.
• Seul un employé qui fait expressément la demande de ne pas avoir d’adresse électronique, car il n’en a pas d’utilité (pas francophone, pas d’habileté à utiliser un ordinateur) n’en obtient pas.

Collaborateur (qui dispose d’une entente écrite de collaboration ; entente de stage, convention d’honoraire, contrat de consultant, etc.)

• Ce service leur est accordé s’il s’avère utile dans le cadre de leur collaboration avec l’AUF.

• Dans tous les autres cas, seule une adresse locale, typiquement sur le réseau REFER, peut être attribuée. (lui@refer.sn ou elle@refer.org.vu par exemple)

Procédure

1. Le responsable d’implantation ou le responsable du suivi administratif à l'ARH adresse, au responsable technique où sera localisé physiquement le personnel, une demande de création d’adresse électronique, mentionnant le nom exact et la date de prise d’effet.
2. Le responsable technique, pour la date indiquée, crée l’adresse électronique sur le serveur local ainsi que sur le serveur central de messagerie.
3. Le système de messagerie adresse automatiquement un avertissement de création au responsable du suivi administratif à l'ARH afin qu'il puisse s’assurer que les règles d’autorisation ont été respectées.
   • - un avertissement à l'administrateur régional si la responsabilité de l'ARH lui est déléguée ?

Règles

Les adresses électroniques doivent respecter la nomenclature suivante : prenom.nom@auf.org

• Un point sépare le prénom du nom.
• Uniquement les lettres de l'alphabet latin (de 'a' à 'z') non accentuées sont utilisées.
• Les noms composés sont séparés par des tirets ( - ).
• Tout autre caractère, comme une apostrophe, doit être supprimé.

Exception pour les employés asiatiques : nom.autre nom (ou particule intermédiaire).prenom@auf.org. Il s'agit en fait de s'en référer à la disposition figurant sur une pièce d'identité de la personne concernée, idéalement le passeport.

• Il doit toujours y avoir une seule adresse fonctionnelle par personne.

Modification / Correction

Procédure

Une modification de l'adresse peut être requise, suite à un changement de nom légal (un mariage par exemple).

1. Le responsable du suivi administratif à l'ARH s’assure de la pertinence de la modification avant de confirmer la modification à effectuer et ce, afin de conserver une cohérence avec le dossier électronique du personnel.
2. Le responsable technique local ajuste l'adresse électronique sur le serveur local et crée la nouvelle adresse électronique sur le serveur central de messagerie.
3. Après confirmation de la création, le responsable du suivi administratif à l'ARH s'assure de la mise en place, sur l'adresse qui sera supprimée, d'un message de réponse automatique qui mentionne d'utiliser la nouvelle adresse (l'application TGV permet que le message de réponse automatique soit mis en place par le personnel, son administrateur de bureau ou l'ARH).
4. Après confirmation de la mise en place du message de réponse automatique, le responsable technique local supprime l’ancienne adresse électronique sur le serveur central de messagerie.

Nota : De façon exceptionnelle, il peut être jugé utile de mettre en place une redirection de l’ancienne adresse vers la nouvelle, en plus du message de réponse automatique, pour quelques temps.

Mobilité / Transfert

Procédure

1. Le responsable d’implantation ou le responsable du suivi administratif à l'ARH adresse aux responsables techniques de l'implantation de départ et d'arrivée la date de prise d'effet de la mobilité.
2. Le responsable technique de l'implantation de départ change le domaine de gestion de l'adresse électronique pour le pays de l'implantation d'arrivée. Cela permet alors au responsable technique local d'en obtenir immédiatement le contrôle et de faire le basculement lui-même vers l'adresse électronique finale le moment voulu.
3. Le responsable technique local procède à la création d'une adresse électronique locale sur l'implantation d'arrivée et effectue la redirection de l'adresse électronique centrale vers cette dernière.
4. Le responsable technique de l'implantation de départ annule la configuration locale concernant l'adresse électronique redirigée.
5. POP
   • L'utilisateur récupère ses mails une dernière fois dans l'implantation de départ.
   • Le responsable technique procède aux ajustements nécessaires pour que le poste de l'utilisateur récupère les mails sur la nouvelle configuration.
6. IMAP
   • Le responsable technique de l'implantation de départ transfert au responsable technique de l'implantation d'arrivée une archive (dans un format convenu entre eux) contenant les mails stockés sur l'implantation de départ.

7. La migration du profil SOGo de l'utilisateur Projet/SOGo/MigrationInterServeurs

8. Après un délai maximum de 3 mois, les fichiers / configurations sont effacés de l'implantation de départ.

Copie des messages / redirections

Politique

Dans tous les cas, une copie des messages ne peut être mise en place qu'avec l'accord écrit du personnel concerné.

Le collègue qui recevra copie des messages doit être avisé du traitement qu'il doit en faire.

Cette option peut être utilisée suite au départ d'un personnel (et avec son accord écrit) afin qu'une copie des messages qui lui seraient adressés soit envoyée à un autre collègue.

Note: un message d'avertissement de la mise en place d'une copie de messages sera adressée automatiquement aux personnels concernées.

Procédure

La fonctionnalité « Copie des messages » de l'application TGV est utilisée en suivant les étapes suivantes :

1. Sélectionnez l'adresse électronique du personnel concerné en utilisant le menu déroulant.
2. Sélectionnez les dates de début et de fin d'activité de la copie des messages en utilisant les calendriers situés à droite des champs de saisie.
3. Sélectionnez, à l'aide du menu déroulant, l'adresse électronique @auf.org du collègue qui recevra copie des messages.
4. Appuyez sur le bouton Ajouter afin de valider la mise en place d'une copie des messages pour laquelle vous venez de compléter les informations utiles.
5. Un courriel d'avertissement (pas encore en place) de la mise en place de la copie est envoyé à la personne l'ayant faite et aux deux personnes concernées par la copie (celle dont les courriels sont copiés et celle recevant les copies).

Suppression

Procédure

1. Le responsable d'implantation ou le responsable du suivi administratif à l'ARH transmet, au responsable technique local, l’adresse à supprimer ainsi que la date à laquelle doit avoir lieu cette suppression.
2. Le responsable technique local, pour la date indiquée, supprime l’adresse électronique sur le serveur local ainsi que sur le serveur central de messagerie.

Note 1 : Il est important de faire une sauvegarde du compte avant de procéder à la suppression complète. Le compte doit également être archivé. (pendant combien de temps ? et qui pourra avoir accès à ces archives ?)

Note 2 : Si un message de réponse automatique est souhaité, il faut le mettre enplace avant que l'adresse ne soit supprimée.

Messages de réponse automatique (congés, absence ou départ)

Politique

Un message de réponse automatique peut être mis en place par le personnel, à partir de l'application TGV (http://intranet.auf/ressources-informatiques/gestion-messagerie/), lorsque celui-ci ne sera pas en mesure de répondre à ses courriers électroniques pour une période de 5 jours ou plus et qu'il souhaite que ses interlocuteurs en soient avisés.

Procédure

L'interressé ou son administrateur de bureau utilise la fonctionnalité « Message d'absence » de l'application TGV en suivant les étapes suivantes :

1. Sélectionnez les dates de début et de fin d'activité du message de réponse automatique en utilisant les calendriers situés à droite des champs de saisie.
2. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant un modèle de message parmi ceux suggérés.
3. Appuyez sur le bouton valider pour confirmer votre choix.
4. Complétez et modifiez au besoin le texte du modèle de message.
5. Appuyez sur le bouton Ajouter afin de valider d'enregistrer le message
6. Un courriel notifiant la mise en place du message de réponse automatique est envoyé à :
   • a) la personne ayant mis en place ledit message b) le personne concernée par le message d'absence
     • option pas encore en place ...

L'ARH dispose d'un accès à tous les messages d'absence mis en place afin de pouvoir intervenir en cas de besoin.

Messages types

Politique

Tous les messages de réponse automatique sont mis en place à partir de l'application TGV depuis juillet 2007. Les messages types à utiliser sont ceux proposés par TGV.