Explications pour bien remplir le fichier de l'Inventaire informatique

Pour toute question, merci de contacter Christine Legris.

La procédure d'inventaire 2010 est lancée. Pour rappel, il s'agit de faire l'inventaire et le suivi des postes de travail et des serveurs constituants le patrimoine informatique de l'AuF.

La procédure d'inventaire consiste à mettre à jour une feuille de calcul OOo Calc comportant les informations essentielles des postes de travail et serveurs sous votre gestion (matériel, système d'exploitation, usage). Le fichier se présente sous forme d'un tableau de 24 colonnes (A à X). Il est pré-rempli avec les informations de l'Inventaire réalisé en 2009.

• Vous devez vérifier la pertinence des informations préexistantes et les mettre à jour si nécessaire

• Les cellules de couleur jaune doivent impérativement être mises à jour pour les postes déjà répertoriés en 2009.

• Vous devez compléter le tableau avec tous les nouveaux matériels acquis depuis (ou que vous auriez omis d'indiquer l'an passé).

Remarques :

• En cas de renouvellement important de parc en cour au moment de l'inventaire ou d'une réception imminente de plusieurs postes pour une nouvelle salle, voire l'installation d'un campus, merci de contacter Christine Legris afin de déterminer la bonne comptabilisation à faire pour les postes concernés.

• Vous pouvez ajouter autant de ligne que nécessaire mais en aucun cas, vous ne devez supprimer les lignes existantes.

• Dans le cas des biens que vous ajoutez, toutes les colonnes sont obligatoires sauf; la colonne « E : No d'immobilisation » et la colonne "K : Observations ou commentaires" qui est facultative et les colonnes W et X qui comprennent des formules de calcul.

• Sont considérés comme bien toute entité composée au moins d'une unité centrale. Nous n'entendons pas suivre les pièces isolées (écrans, claviers, souris...).

Nouveauté :

• Depuis 2007 et conformément aux décisions prises lors de la réunion de Rabat, le fichier 2010 intègre un outil d'aide à la planification budgétaire (voir les colonnes 23 (W) et 24 (X) ainsi que l'onglet BUDGET du fichier).

Détails des colonnes

A : Bureau

Vous devez indiquer le bureau de rattachement de l'implantation concernée. (Ex : BECO)

B : Code Implantation

Vous devez indiquer le code alphanumérique de l'implantation concernée tel qu'utilisé dans CODA. (Ex : SN1 pour Dakar)

C : Implantation

Vous devez indiquer le nom de la ville dans laquelle l'implantation concernée est installée. (Ex : Niamey)

D : Type implantation

Vous devez indiquer le type de l'implantation en se référant aux types proposés comme choix de réponse pour cette colonne :

E : No Immobilisation

C'est le numéro d'immobilisation tel qu'il apparaît sur l'étiquette auto-collante que vous a fourni la comptabilité et que vous avez apposée sur le bien informatique en question.
Ce numéro est composé du code implantation suivi de la lettre " I " puis d'un décompte numérique (Ex: VN1 I0055)

Tout équipement informatique dont on suit l'inventaire doit avoir une étiquette. La personne qui tient la comptabilité de votre implantation doit suivre de son côté un fichier d'inventaire global des biens de l'implantation dans lequel doit être suivi également les biens informatiques. C'est l'occasion de vérifier avec elle que vos listes concordent.
Note: le No d'immobilisation n'est pas « essentiel » pour l'inventaire informatique mais il facilite le suivi et permet de répondre aux questions administratives.

F : Localisation du poste

Il s'agit d'indiquer précisément un repère de localisation du matériel. Par exemple, le numéro ou le nom de la salle dans laquelle se trouve le matériel en question.

G : Année Acquisition

C'est l'année d'achat par l'AUF du bien informatique. Si le matériel a été acheté par un tiers (ex : l'université d'accueil, une ambassade, une société), il vous faut l'indiquer dans la rubrique Observations ou commentaires décrite plus bas. Si le poste a été acheté d'occasion, indiquez l'année estimée de fabrication si vous la connaissez, sinon, indiquez l'année d'acquisition.

H : Type

Il s'agit d'indiquer le type du bien informatique en se référant au 3 types suggérés. Un menu déroulant est proposé pour faciliter votre saisie.

Les biens informatiques qui ne correspondent pas à l'un de ces 3 types ne doivent pas être renseignés dans le présent inventaire."

I : Marque

Il s'agit d'indiquer la marque du matériel. Ex : ASUS, Sony, Fujitsu. S'il s'agit d'un clone, indiquer bien ***CLONE***

Un menu déroulant avec les principales marques vous est proposé. Merci, lorsque possible, de sélectionner la marque à l'aide du menu déroulant afin de faciliter le traitement des données.

J : Modèle

Il s'agit d'indiquer le modèle du matériel. Pas besoin de trop détaillé. Vous pouvez rester dans le modèle générique (série) : Ex : Sony Vaio.

K : Observations ou commentaires

Ce champ est facultatif. Vous pouvez y indiquer toute observation ou commentaire qui vous paraîtrait utile pour le suivi de la machine.

NB : indiquer ici s'il s'agit d'un don ou d'une mise à disposition du matériel en précisant le donateur (ex : Société X, Université de Y, Ambassade de Z...).

L : Processeur

Il s'agit juste d'indiquer la marque du processeur. Ex : INTEL, AMD, Powerpc (dans quelques cas...)

Merci de sélectionner la marque du processeur à l'aide du menu déroulant proposé afin de faciliter le traitement des données.

M : SE simple, multiple ou virtualisation

Il s'agit de savoir si la machine est montée en SIMPLE boot, en MULTI boot et si elle dispose d'un SE virtualisé (ex : Windows XP monté avec VMPlayer).

Un menu déroulant est proposé pour faciliter votre saisie.

N : SE Linux

Il s'agit de préciser le système d'exploitation Linux présent sur la machine et de préciser la version utilisée.

Merci de sélectionner le système d'exploitation Linux à l'aide du menu déroulant qui vous est proposé.

O : SE Windows / Mac

Il s'agit de préciser le système d'exploitation propriétaire présent sur la machine (famille Windows ou Mac) et d'en préciser la version. Si la machine est montée seulement en linux, ne rien indiquer dans cette case.

Merci de sélectionner le système d'exploitation propriétaire à l'aide du menu déroulant qui vous est proposé.

P : Licence propriétaire en règle

Dans le cas d'une machine installée avec une licence propriétaire (Windows ou Mac), il vous faut indiquer si vous disposer ou non d'une licence en règle, acquise légalement.

Un menu déroulant est proposé pour faciliter votre saisie.

Note: n/a correspond à non applicable.

Q : Fonctionnel / Attribution

Vous devez indiquer ici si le matériel dont il est question est fonctionnel et à quel fin il est utilisé en utilisant l'un des 4 choix proposés : NB : Dans le cas d'un bien existant en 2009, vous devez préciser s'il a fait l'objet d'une MiseAuRencart mais ne pas supprimer la ligne dans la feuille de calcul

Si vous avez un poste de réserve, qui est utilisé en permanence par un stagiaire, pour les visites, etc... Ce poste doit être considéré comme Attribué. Un poste de réserve est un poste non attribué (personne ne travaille dessus), au moment de l'inventaire.

Merci de sélectionner votre réponse à l'aide du menu déroulant qui vous est proposé afin de faciliter le traitement des données.

R : Couvert par une assurance

Vous devez indiquer ici si le matériel est couvert ou non par une assurance (bri, vol, incendie, ???). Si vous ne savez pas, c'est justement le moment d'en discuter avec votre responsable d'implantation voire votre administrateur de bureau régional.

Un menu déroulant est proposé pour faciliter votre saisie.

S : Branché sur le RPV

Vous devez indiquer si le matériel est branché ou non sur le RPV de l'AuF. Théoriquement, tout poste de travail d'un personnel de l'AuF devrait être branché, hormis portable toujours utilisé hors des locaux de l'AuF ou implantation non encore reliée au RPV (ex : Syrie).

Un menu déroulant est proposé pour faciliter votre saisie.

T : Accès à Internet

Vous devez indiquer si la machine permet ou non d'accéder à Internet.

Un menu déroulant est proposé pour faciliter votre saisie.

U : Usage générique

Vous devez préciser l'usage qui est fait de la machine en la rattachant à l'un des 3 choix proposés :

NB1 : une machine dédiée aux tests est considérée comme Infrastructure, cela pourra être précisé dans le champ Observations ou commentaire. S'ils vous arrivent de faire des tests sur des postes en publics ou interne (postes en production) vous devez inscrire ces postes dans leur catégorie première : Interne ou Public.

NB2 : théoriquement, aucun des postes Publics ne doit être branché sur le RPV

NB3 : théoriquement, tous les postes Internes doivent être branchés sur le RPV (sauf exceptions listées ci-dessus)

Merci de sélectionner votre réponse à l'aide du menu déroulant qui vous est proposé afin de faciliter le traitement des données.

V : Utilisé pour la FOAD

Vous devez indiquer, dans le cas d'un poste Public, s'il est utilisé ou non dans le cadre de la FOAD.

Merci de sélectionner votre réponse à l'aide du menu déroulant qui vous est proposé afin de faciliter le traitement des données.

W : Coût pour remplacement en 2011

Il s'agit de l'estimation budgétaire du montant à prévoir pour le remplacement des PC et des portables durant l'année 2011.

Selon notre politique, les postes devraient être renouvelés tous les 4 ans. Le coût estimé de remplacement est donc indiqué pour tous les PC et les portables dont l'année d'acquisition est égale ou inférieure à 2007 puisqu'ils sont jugés comme étant à remplacer.

Attention, le coût estimé ne tient pas compte des frais de transport ni de l'écran. C'est juste l'unité centrale.

NB1 : vous pouvez utiliser l'onglet budget pour faire votre propre simulation de prévision budgétaire.

X : Coût de maintenance pour 2011

Il s'agit de l'estimation budgétaire du montant à prévoir pour la maintenance des PC et des serveurs durant l'année 2011. (il est considéré que nous ne réparons pas les portables)

Le coût estimé pour la maintenance a été déterminé à partir du coût des pièces et d'une proportion moyenne du nombre de panne qui surviennent. Le montant indiqué est donc différent pour les PC et les serveurs. Les PC et les serveurs dont l'année d'acquisition est égale ou inférieure à 2007 ont été considéré comme étant à remplacer, aucun coût de maintenance n'est donc prévu pour eux.

NB1 : vous pouvez utiliser l'onglet budget pour faire votre propre simulation de prévision budgétaire.

Pour ceux qui se posent des questions sur la sortie d'inventaire, merci de consulter la procédure de: MiseAuRencart

CatégorieInventaire.