Règles et procédures de gestion des adresses électroniques personnelles sur @auf.org

Objectifs du document

Le présent document a pour objectif de regrouper toute l'information utile à une gestion unifiée des adresses électroniques du domaine auf.org pour l'ensemble des implantations de l'Agence.

Pour chaque type d'intervention, le document présente les collaborateurs intervenant, la procédure, les différentes règles à suivre ainsi que les autorisations nécessaires afin d'assurer une intervention respectant la politique en place.

Intervenants

• Responsable du suivi administratif à l'DRH : Odette Tremblay
• Responsables d'implantation
• Administrateurs de bureau
  • NB : dans le cas de Paris, Chantal de Somer a été nommée responsable par délégation de M. Brunet
• Responsables techniques
• Responsable de la messagerie de Montréal

Qui bénéficie d'une adresse ?

1. Tout employé de l'AUF
   • L’adresse électronique doit être comprise dans le « kit » d’accueil du nouvel employé.
   • Ce service doit être offert à tous, sans exception.
   • Seul un employé qui fait expressément la demande de ne pas avoir d’adresse électronique, car il n’en a pas d’utilité (non francophone, non habilité à utiliser un ordinateur) n’en obtient pas.
2. Tout collaborateur qui dispose d’une entente écrite de collaboration : entente de stage, convention d’honoraires, contrat de consultant, etc.
   • Ce service est accordé uniquement s’il s’avère utile dans le cadre de la collaboration avec l’AUF.

Dans tous les autres cas, seule une adresse locale, typiquement sur le réseau REFER, peut être attribuée. Voici quelques exemples : lui@refer.sn, elle@refer.org.vu, ...

Format d'une adresse @auf.org

Les adresses électroniques doivent respecter la nomenclature suivante <prenom.nom AT auf.org> :

• un point sépare le prenom (ou ensemble de prénoms) du nom (ou ensemble de noms) ;
• les lettres doivent respecter la norme RFC 822, en particulier ne pas être accentuées (uniquement de l'ASCII 7 bits) ;
• les prénoms et noms composés sont séparés par des tirets (-) ;
• les apostrophes sont supprimées.

Exception pour les employés asiatiques: nom.autre-nom-(ou particule intermédiaire).prenom@auf.org. Il s'agit en fait de s'en référer à la disposition figurant sur une pièce d'identité de la personne concernée (passeport).

Il doit toujours y avoir une seule adresse fonctionnelle par personne.

Création d'une adresse

1. Le responsable d’implantation ou l'ARH adresse au responsable technique où sera localisé physiquement la personne, une demande de création d’adresse électronique, mentionnant le nom exact et la date de prise d’effet.
2. Le responsable technique crée l’adresse électronique sur le serveur local ainsi que sur le serveur central de messagerie.
3. Le système de messagerie adresse alors automatiquement un avertissement de création au responsable du suivi administratif afin qu'il puisse s’assurer que les règles d’autorisation ont été respectées.

voir: ( CréationAdels ) pour création technique et abonnement aux listes

Suppression

1. Le responsable du suivi administratif des adresses électroniques propose les différentes options liées à la suppression de l’adresse électronique au responsable d’implantation ou à l’administrateur du bureau régional.
2. Selon l’option choisie, le responsable du suivi administratif adresse la demande au(x) responsable(s) technique(s) concerné(s).

Les principales options possibles sont la redirection vers une autre adresse, l'ajout d'un message de réponse automatique ou la suppression définitive.

Suppression avec redirection

1. Le responsable du suivi administratif à l'ARH s’assure d’avoir obtenu l’accord écrit de l’intéressé pour que ses messages soient redirigés directement sur la boîte de courrier d'un collègue désigné par l'administrateur de l'implantation.
2. Le responsable du suivi administratif transmet l’information suivante au responsable de la messagerie de Montréal ainsi qu’au responsable technique de l’implantation concernée :
   • L’adresse à rediriger
   • L’adresse sur laquelle il faut rediriger
   • La date de prise d’effet
   • La date de fin de validité de la rediection et du message de réponse automatique
   • Le détail du message de réponse automatique à mettre en place
3. Le responsable de la messagerie de Montréal met en place, à la date mentionnée, la redirection et le message de réponse automatique puis supprime l’adresse électronique sur le serveur central.
4. Le responsable de la messagerie de Montréal confirme au responsable technique local que tout est en place.
5. Le responsable technique local supprime l’adresse électronique sur le serveur local.

Voir message de réponse automatique type #1

Suppression avec réponse automatique

1. Le responsable du suivi administratif transmet l’information suivante au responsable de la messagerie de Montréal ainsi qu’au responsable technique de l’implantation concernée :
   • l’adresse concernée
   • les dates de prise d’effet et de fin de validité de la réponse automatique
   • le détail du message de réponse automatique à mettre en place
2. Le responsable de la messagerie de Montréal met en place, à la date mentionnée, le message de réponse automatique puis supprime l’adresse électronique sur le serveur central.
3. le responsable de la messagerie de Montréal confirme au responsable technique local que tout est en place.
4. le responsable technique local supprime l’adresse électronique sur le serveur local.

Voir messages de réponse automatique type #2 et #3

Suppression définitive

1. Le responsable d’implantation ou l'ARH transmet l’adresse à supprimer ainsi que la date à laquelle doit avoir lieu cette suppression au responsable technique local.
2. Le responsable technique local, à la date indiquée, supprime l’adresse sur le serveur local et sur le serveur central de messagerie de Montréal.

Note : Il est important de faire une sauvegarde du compte avant de procéder à la suppression complète. Le compte doit également être archivé.

Modification et correction sur une adresse

Une modification de l'adresse peut être requise, suite à un changement de nom légal (un mariage par exemple)

1. Le responsable du suivi administratif à l'ARH s’assure de la pertinence de la modification avant de confirmer la modification à effectuer et ce, afin de conserver une cohérence avec le dossier électronique du personnel.
2. Le responsable technique local crée la nouvelle adresse électronique sur le serveur local ainsi que sur le serveur central de messagerie.
3. Le responsable de la messagerie de Montréal met en place le message de réponse automatique sur l’ancienne adresse du personnel qui demande d’utiliser la nouvelle adresse puis supprime l’adresse électronique sur le serveur central (voir message de réponse automatique type #4).
4. Le responsable technique local supprime l’ancienne adresse sur le serveur local.

Note : de façon exceptionnelle, il peut être jugé utile de mettre en place une redirection de l’ancienne adresse vers la nouvelle, en plus du message de réponse automatique, pour quelques temps.

Mobilité / Transfert

1. Le responsable technique local de l'implantation d'arrivée procéde à la création de l'adresse locale.
2. Après confirmation de la création, le responsable technique de l'implantation de départ configure la redirection de l'adresse vers l'implantation d'arrivée.
3. Le responsable technique de l'implantation de départ annule la configuration locale concernant la partie @auf.org
4. On procède alors au transfert des messages :
   1. Si c'est un compte en "POP"" : l'utilisateur récupère ses mails une dernière fois dans l'implantation de départ. Le responsable technique reconfigure ensuite son poste pour récupérer ses mails sur la nouvelle configuration.

   2. Si c'est un compte en "IMAP" : le responsable technique de l'implantation de départ transfert au responsable technique de l'implantation d'arrivée un .tar.gz contenant les mails stockés sur l'implantation de départ.

5. Après un délai à déterminer, les fichiers / configurations sont effacés de l'implantation de départ.

Messages de congés ou d'absence

Politique

Les messages automatiques ne sont mis en place que pour une durée supérieure ou égale à 2 semaines d'absence consécutives, sauf exception (adresse des directeurs/administrateurs). Développement en cours d'une interface web qui permettra à chacun de gérer directement la mise en place de messages d'absence sur sa messagerie.

Procédure

1. Le responsable du suivi administratif à l'ARH transmet les demandes de mise en place de message d’absence reçues au responsable de la messagerie de Montréal. (adresse, détail du message, date de mise en place et date de suppression)
2. Le responsable de la messagerie de Montréal met en place puis retire, aux dates mentionnées, le message d’absence sur le serveur de messagerie de Montréal.

Voir messages type #5, #6 et #7

Messages types (exemples)

Type 1

M. Alphonse HUBE a quitté l'Agence universitaire de la Francophonie.

Le message que vous lui avez envoyé ne lui a pas été adressé; il a été transféré à Mme Laurence SMITH.

Pour tous vos futurs messages professionnels qui l'auraient concerné, merci de communiquer avec Mme Laurence SMITH à l'adresse suivante: laurence.smith@auf.org. Mme SMITH est Assistante au Campus numérique de Lomé de l'Agence universitaire de la Francophonie.

Type 2

M. Joël OLIVIER n'est plus en poste à l'Agence, le courriel que vous lui avez envoyé ne lui a pas été adressé.

Pour tout message professionnel, merci de communiquer avec l'un ou l'autre des correspondants suivants:

Mme Carole LAFLEUR, secrétaire au bureau Europe centrale et orientale à Bucarest.(carole.lafleur@auf.org)

Mme Roberta SILO, administratrice au bureau Europe centrale et orientale à Bucarest.(roberta.silo@auf.org )

Type 3

Monsieur Yves LEGER n'est plus en poste à l'Agence, le message que vous lui avez envoyé ne lui a pas été adressé.

Pour tout message professionnel qui l'aurait concerné, merci de communiquer avec Mme Louise BOURQUE à l'adresse suivante : louise.bourque@auf.org . Mme BOURQUE est responsable de l'antenne du centre Viêt-nam.

Type 4

L'adresse électronique de Mme Radolpha MALLA a été modifiée.

Merci d'adresser vos messages qui lui sont destinés à l'adél suivante : radolpha.roma@auf.org.

Type 5

Merci de prendre note que Christian MARTEL est en congé du 14 juillet au 7 août 2006.

Votre présent message lui a tout de même été acheminé.

Type 6

Merci de prendre note que M. Pierre LAMONTAGNE sera absent du bureau du 13 juillet au 15 août 2005 inclus.

Votre présent message lui a tout de même été acheminé.

Si vous souhaitez le traitement de votre message pendant son absence, merci de vous adresser à Mme VAN Ngoc (van.ngoc@auf.org), ou à Mme MY Thanh, (my.thanh@auf.org), assistantes de programmes au Bureau Asie-Pacifique.

Type 7

Merci de prendre note que Mme Monique PLOURDE sera absente du bureau du 13 juillet au 9 août 2005 inclusivement.

Votre présent message lui a tout de même été acheminé.

Si vous souhaitez le traitement de votre message pendant son absence, merci de vous adresser à M. Jacques LAFLECHE, gestionnaire ressources humaines, à l'adresse suivante: jacques.lafleche@auf.org

CatégorieProcédure