La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par DavidViolette (<centrale-achat-informatique AT auf DOT org>). Elle permet :

Que peut-on commander... et que NE PAS commander ?

Que peut-on commander ?

Ce qu'il ne faut pas commander par la centrale d'achat :

Si les achats locaux vous semblent chers, pensez aux coûts cachés de la centrale d'achat :

Comment et quand passer par la centrale d'achat

Passer par la centrale d'achat informatique, cela signifie :

Attention aux délais !
Vous devez effectuer vos demandes au moins un mois avant la date d'expédition prévue. Ces dates sont fixées par le service logistique de l'implantation parisienne. En 2008 : novembre ; en 2009 : mars, juillet et octobre.

Vous devez donc effectuer vos demandes :

Comment contacter la centrale d'achat

Vous ne devez pas contacter M. VIOLETTE David directement.

Comment établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF)

Vous devez y établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF) sur le système CODA-Achats, en précisant très clairement :

Pour obtenir ces renseignements, vous avec le choix entre :

Si vous n'avez pas accès à CODA... demandez-le ! En attendant de l'obtenir, passez par une personne de votre région qui pourra effectuer la demande pour vous, en lui fournissant bien tous les renseignements indiqués ci-dessus. De préférence, passez par une personne qui connait l'informatique et ses aspects techniques et saura clairement indiquer les choses dans la DEM-LOG.

Une fois la DEM-LOG-AUF établie, envoyez un message à <centrale-achat-informatique AT auf DOT org> en précisant le numéro de la demande (donné par CODA-Achats), la raison de l'achat et toute information utile au traitement de cette demande.

Notes :

Le catalogue de la centrale d'achat informatique

Il n'y a pas de véritable catalogue de la centrale d'achat informatique. Cependant pour éviter que tout le monde commande n'importe quoi, une sélection de matériel recommandé est disponible ici : /Catalogue

Processus de traitement d'un achat

Le processus fait intervenir 2 services, 2 responsabilités différentes et distinctes. Chaque service contacte un certain nombre d'intervenant.

La centrale d'achats informatique (M.VIOLETTE David, ARI) assure tout le cheminement technique et commercial
  1. vérification de la demande d'achat avec le responsable technique régional (RTR) concerné ;
  2. transformation de la demande en commande (COM-LOG-AUF) ;
  3. demande d'approbation de la commande par le responsable de la ligne d'imputation concernée (l'administrateur de bureau pour les grandes commandes), avec en copie le RTR ;
  4. lorsque la commande d'achat est approuvée : information à Eugenia (pour préparation fret) et au service comptable (pour préparation paiement) ;
  5. envoi du bon de commande (BdC) au fournisseur ;
  6. suivi de la commande : adaptation en fonction des disponibilités réelles, relances des fournisseurs, etc. ;
  7. livraison du matériel chez le transitaire : information à Eugenia qui prend le relais.
Le pôle logistique (Eugenia Fernandes, SCP) assure le traitement administratif et logistique
  1. Voir notamment la page sur les relations avec le transitaire

  2. prise de connaissance des commandes d'achat approuvées (information par Ouajdi) ;
  3. confirmation du transporteur pour savoir quand le matériel à livrer est arrivé chez lui ;
  4. assure les relations et communications avec l'implantation de destination pour le transport ;
  5. traitement des documents administratifs (exonération, connaissement, etc.).