La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par DavidViolette (<centrale-achat-informatique AT auf DOT org>). Elle permet :

• d'uniformiser les configurations matérielles ;
• d'acheter en volume, donc à moindre coût ;
• d'accéder à du matériel indisponible localement.

Que peut-on commander... et que NE PAS commander ?

Que peut-on commander ?

• les serveurs et les postes clients ;
• le matériel réseau actif (commutateurs) et passif (câbles, goulottes, coffrets, racks) ;
• du matériel indisponible localement (imprimantes, scanners, visio-conférences).

Ce qu'il ne faut pas commander par la centrale d'achat :

• le petit matériel : vous devez le trouver localement ;
• des consommables pour imprimante ou autre, ce qui signifie que vous devez choisir vos imprimantes en fonction de la disponibilité locale des consommables, entre autres ;
• du matériel nécessaire en urgence : la centrale d'achat ne peut pas gérer d'urgence ;
• le matériel disponible localement ;

• en résumé : dans beaucoup de cas il n'est pas nécessaire de passer par la centrale d'achat.

Si les achats locaux vous semblent chers, pensez aux coûts cachés de la centrale d'achat :

• beaucoup de travail pour gérer et suivre les demandes et les commandes, donc des coûts de gestion ;
• des délais. Ouajdi travaille à mi-temps et est déjà surchargé, de plus les intermédiaires sont très nombreux ;
• des soucis avec les transitaire, les douanes, des formalités d'importation parfois longues ou complexes ;
• un sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) ;
• des garanties généralement impossibles à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France.

Comment et quand passer par la centrale d'achat

Passer par la centrale d'achat informatique, cela signifie :

• Etablir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF) très claire, avec indication du fournisseur, prix et détails précis, ligne d'imputation, commentaires, etc. Voir ci-dessous pour les détails ;
• Faire un suivi de cette demande en coordination avec Ouajdi, afin qu'elle soit transformée en commande puis valider ;
• Gérer l'importation (transitaire, formalités, ...) en coordination avec le service logistique de l'implantation parisienne (Eugenia Fernandes).

Vous devez donc effectuer vos demandes :

• avant fin octobre 2008 si vous avez absolument besoin d'une livraison rapide (cas très rares) ;
• avant le 15 novembre 2008 pour terminer les budgets 2008. Après le 15 novembre, vos demandes ne seront plus assurées d'être transformées en commandes sur l'exercice 2008 !
• avant fin janvier 2009 pour une expédition en mars 2009.

Comment contacter la centrale d'achat

Ouajdi n'est joignable qu'une semaine sur deux (voir ses périodes de présence). Afin de permettre au reste de l'équipe de suivre le travail de la centrale d'achat et d'assurer un interim minimal (gestion des urgences), vous devez vous adresser à l'adresse suivante pour toute communication avec la centrale d'achat :

Comment établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF)

Vous devez y établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF) sur le système CODA-Achats, en précisant très clairement :

• le code du fournisseur (une demande par fournisseur) ;
• dans les détails :
  • le descriptif très précis du matériel commandé, ligne par ligne, élément par élément ;
  • si possible, reprenez les références fournies dans le devis ou le catalogue du fournisseur ;
  • pour indiquer des informations supplémentaires, utilisez les commentaires dans les détais ;
  • les quantités et tarif de chaque élément commandé ;
• les adresses de facturation et de la livraison : soyez très précis, surtout au niveau de la livraison ;
• au niveau des commentaires : indiquez la raison de l'achat (pour quel usage, quel service, quelle personne, etc.) ;

• la ligne d'imputation concernée, pour plus d'information voir la page Budgets de ce wiki;

• l'approbateur de la demande sera Ouajdi (code CODA FR1B3) ;
• l'implantation payeuse sera Paris (code CODA FR1).

Pour obtenir ces renseignements, vous avec le choix entre :

• consulter le catalogue de la centrale d'achat informatique ;

• prendre contact avec votre responsable technique régional ;

• poser la question à la centrale d'achat : <centrale-achat-informatique AT auf DOT org> ;

• prendre contact directement avec le fournisseur (si vous le connaissez déjà) ;
• demander conseils et avis sur la liste de discussion technique de l'AUF.

Si vous n'avez pas accès à CODA... demandez-le ! En attendant de l'obtenir, passez par une personne de votre région qui pourra effectuer la demande pour vous, en lui fournissant bien tous les renseignements indiqués ci-dessus. De préférence, passez par une personne qui connait l'informatique et ses aspects techniques et saura clairement indiquer les choses dans la DEM-LOG.

Notes :

• quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le suivi associé ;

• les courriels du genre «j'ai besoin de souris et d'un câble réseau rouge de 4 mètres» sont utiles pour nous informer de vos besoins... mais ils ne déclenchent aucune action ! Seules les demandes d'achat claires et complètes comptent ;

• avant d'acheter, vérifiez le budget disponible sur http://intranet.auf/reflets-web/

Le catalogue de la centrale d'achat informatique

Il n'y a pas de véritable catalogue de la centrale d'achat informatique. Cependant pour éviter que tout le monde commande n'importe quoi, une sélection de matériel recommandé est disponible ici : /Catalogue

Processus de traitement d'un achat

Le processus fait intervenir 2 services, 2 responsabilités différentes et distinctes. Chaque service contacte un certain nombre d'intervenant.

La centrale d'achats informatique (Ouajdi Boussaid, ARI) assure tout le cheminement technique et commercial

1. vérification de la demande d'achat avec le responsable technique régional (RTR) concerné ;
2. transformation de la demande en commande (COM-LOG-AUF) ;
3. demande d'approbation de la commande par le responsable de la ligne d'imputation concernée (l'administrateur de bureau pour les grandes commandes), avec en copie le RTR ;
4. lorsque la commande d'achat est approuvée : information à Eugenia (pour préparation fret) et au service comptable (pour préparation paiement) ;
5. envoi du bon de commande (BdC) au fournisseur ;
6. suivi de la commande : adaptation en fonction des disponibilités réelles, relances des fournisseurs, etc. ;
7. livraison du matériel chez le transitaire : information à Eugenia qui prend le relais.

Le pôle logistique (Eugenia Fernandes, SCP) assure le traitement administratif et logistique

1. Voir notamment la page sur les relations avec le transitaire

2. prise de connaissance des commandes d'achat approuvées (information par Ouajdi) ;
3. confirmation du transporteur pour savoir quand le matériel à livrer est arrivé chez lui ;
4. assure les relations et communications avec l'implantation de destination pour le transport ;
5. traitement des documents administratifs (exonération, connaissement, etc.).