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Commentaire: pour boostrap de la doc
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Commentaire: ça ralentit, ce truc
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| = A quoi sert la centrale d'achats informatique = | La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par Ouajdi Boussaid. Elle permet : * d'uniformiser les configurations matérielles * d'acheter en volume, donc à moindre coût * d'accéder à du matériel indisponible localement |
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| ''copié/collé d'un mail, à reprendre'' | <<BR>> |
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| L'existence de cette centrale nous permet d'avoir une certaine uniformité du matériel, ce qui est vraiment important pour moi : limiter le nombre de machine équipant nos centre limite le nombre de problèmes différents à gérer. Et il ne s'agit pas seulement de questions de l'équipement des salles, mais même au niveau portables, imprimante, appareils photos, switch et routeurs, etc c'est un élément de travail important du responsable régional car ainsi, nous avons une idée plus précise des équipement de chaque centre, et pouvons donc plus facilement aider nos collègues, sans perdre du temps à jouer aux devinettes par rapport à des problèmes matériels souvent obscurs. |
||<#fcc600> '''Attention : la centrale d'achat informatique de Paris est en pleine restructuration.''' D'ici quelques jours et après la réunion des responsables techniques régionaux fin septembre 2008 à Dakar, nous espérons mettre en ligne ici toutes les informations sur sa nouvelle organisation.<<BR>> '''En attendant''', envoyez vos messages concernant la centrale à <<MailTo(ouajdi.boussaid AT auf.org)>>, avec copie à <<MailTo(david.violette AT auf.org)>>. || |
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| De même, le fait que Michel soit au coeur du système lui permet d'avoir du retour sur le matériel déjà installé, et, à partir de cela, il peut nous aider dans le choix des achats futurs. Son expérience et l'aide qu'elle nous apporte est précieuse, car il nous est quasiment impossible de tester du matos avant de l'acheter dans nos implantations. |
== Que peut-on commander ? == |
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| Le fait de savoir que les choix de matériels sont communs à la plupart des implantations nous permet de travailler en équipe dans l'étude de nouveaux matériels, plutôt que de mener des recherches chacun de notre côté uniquement à partir des disponibilités locale : l'éventail de choix est infiniment plus large, et travailler en communs nous permet d'explorer beaucoup plus de possibilités. |
* les serveurs et les postes clients ; * le matériel réseau actif (commutateurs) et passif (câbles, goulottes, racks) ; * ne pas oublier de commander le matériel de ''spare'' lorsque vous passez une grosse commande (disques durs, claviers, souris, consommables, ...). |
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| D'un point de vue coût et disponibilité des différents type de matériel : ça fait quand même mal aux seins de payer 150 euros des switchs 8 ports à Niamey, et nous sommes obligés, là-bas de faire venir à dos de chameau des imprimantes depuis Ouagadougou pour payer un prix presque raisonnable. Et il est illusoire d'espérer acheter un matériel un peu pointu à Conakry, à Nouakchott, et même à Dakar lorsqu'on souhaite sortir des clones assemblés à la va vite. |
== Quand ne PAS passer par la centrale d'achat ? == |
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| Les quelques expériences menées de CAI ou CNF équipés avec ce type de matériel ont tourné au cauchemar : le temps d'une mission à St-Louis, par exemple, est systématiquement occupé à 50% à gérer des problèmes "bizarres" parce que le centre à du etre équipé dans l'urgence, et donc avec le matériel disponible immédiatement sur place. Onze Saint-Louis seraient ingérables pour moi, quand bien même on multiplierait mon salaire par onze pour essayer de me motiver. |
Dans beaucoup de cas, il n'est pas nécessaire de passer par la centrale d'achat. |
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| C'est triste à dire, mais, actuellement, équiper nos centres avec du matériel de qualité, donc de façon plus ou moins durable (que ça tienne quatre ans plutôt que quatre mois) passe nécessairement par des achats en France |
Ce qu'il ne faut pas commander par la centrale d'achat : * le petit matériel : vous devez le trouver localement ; * des consommables pour imprimante ou autre, ce qui signifie que vous devez choisir vos imprimantes en fonction de la disponibilité locale des consommables, entre autres ; * du matériel nécessaire en urgence : la centrale d'achat ne peut pas gérer d'urgence. |
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| Donc, en résumé, c'est la solution pour moi pour pouvoir continuer à équiper les CNF d'Afrique de l'Ouest avec du matériel de qualité payé à un prix raisonnable. Nous retirer cet outils reviendrait soit à devoir tripler notre budget informatique pour arriver au même résultat, ou bien à se résigner à avoir des CNF tous vilains et mal foutus, équipés de manière disparate et bâclée. Autour demander à l'UVA de reprendre les salles que les universités nous ont confiées, dans ce cas. |
Si les achats locaux vous semblent chers, n'oubliez jamais les coûts ''cachés'' de la centrale d'achat : * beaucoup de boulot pour gérer et suivre, donc des coûts de gestion ; * des délais. Michel Lecoz est surchargé, et les intermédiaires sont très nombreux ; * des soucis avec les transitaire, les douanes... des formalités d'importation parfois lourdes, voir la page [[/Transitaire]] ; * un sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) : par exemple, 3000 euros pour envoyer par avion 10 machines à Abidjan ou Niamey. Éviter le fret aériens à chaque fois que c'est possible ; * des garanties souvent difficiles à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France. |
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| = Les informations utiles pour préparer les commandes = | = Comment passer par la centrale d'achat = |
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| == Les fournisseurs == | Passer par la centrale d'achat, cela signifie : * établir une demande CODA (DEM-LOG-AUF) très clair, avec indication du fournisseur, prix et détails précis, ligne d'imputation, commentaires, etc. * faire un suivi de cette demande * gérer l'importation (transitaire, formalités, ...) Bref : c'est un '''gros''' travail pour tout le monde. |
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| == les demandes de devis == | == Les demandes d'achat == |
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| = Comment passer les commandes = | Il faut établir une demande d'achat (DEM LOG) au niveau de CODA. Cette demande doit être '''la plus précise possible''', doivent y figurer : * le fournisseur * le descriptif très précis du matériel commandé, ligne par ligne, élément par élément * les quantité et tarif de chaque élément commandé |
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| = Comment suivre les commandes = | Pour obtenir ces renseignements, vous devez prendre contact soit directement avec le fournisseur (si vous le connaissez déjà) soit avec votre responsable technique régional. Vous pouvez également passer par la liste de discussion technique de l'AUF pour vous faire aider. Par ailleurs, avec chaque demande de matériel vous devez établir en parallèle '''une demande pour le fret'''. Voir la page [[/Transitaire]]. Notes : * quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le ''suivi'' associé ; * acheter dès que possible en local (mais ça veut dire faire un effort, chercher des fournisseurs, des prix, etc...) ; * les mails du genre "j'ai besoin de souris et d'un cable réseau de 4m." sont utiles, pour nous informer de vos besoins, mais ils ne déclenchent '''aucune''' action. Seules les demandes d'achat claires et complètes comptent ; * avant d'acheter, vérifiez le budget disponible sur http://intranet.auf/reflets-web/budget/ = Catalogue = Il n'y a pas de véritable catalogue de la centrale d'achat informatique. Cependant pour éviter que tout le monde commande n'importe quoi, une sélection de '''matériel recommandé''' est disponible ici : [[/Catalogue]] |
La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par Ouajdi Boussaid. Elle permet :
- d'uniformiser les configurations matérielles
- d'acheter en volume, donc à moindre coût
- d'accéder à du matériel indisponible localement
Attention : la centrale d'achat informatique de Paris est en pleine restructuration. D'ici quelques jours et après la réunion des responsables techniques régionaux fin septembre 2008 à Dakar, nous espérons mettre en ligne ici toutes les informations sur sa nouvelle organisation. |
Que peut-on commander ?
- les serveurs et les postes clients ;
- le matériel réseau actif (commutateurs) et passif (câbles, goulottes, racks) ;
ne pas oublier de commander le matériel de spare lorsque vous passez une grosse commande (disques durs, claviers, souris, consommables, ...).
Quand ne PAS passer par la centrale d'achat ?
Dans beaucoup de cas, il n'est pas nécessaire de passer par la centrale d'achat.
Ce qu'il ne faut pas commander par la centrale d'achat :
- le petit matériel : vous devez le trouver localement ;
- des consommables pour imprimante ou autre, ce qui signifie que vous devez choisir vos imprimantes en fonction de la disponibilité locale des consommables, entre autres ;
- du matériel nécessaire en urgence : la centrale d'achat ne peut pas gérer d'urgence.
Si les achats locaux vous semblent chers, n'oubliez jamais les coûts cachés de la centrale d'achat :
- beaucoup de boulot pour gérer et suivre, donc des coûts de gestion ;
- des délais. Michel Lecoz est surchargé, et les intermédiaires sont très nombreux ;
des soucis avec les transitaire, les douanes... des formalités d'importation parfois lourdes, voir la page /Transitaire ;
- un sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) : par exemple, 3000 euros pour envoyer par avion 10 machines à Abidjan ou Niamey. Éviter le fret aériens à chaque fois que c'est possible ;
- des garanties souvent difficiles à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France.
Comment passer par la centrale d'achat
Passer par la centrale d'achat, cela signifie :
- établir une demande CODA (DEM-LOG-AUF) très clair, avec indication du fournisseur, prix et détails précis, ligne d'imputation, commentaires, etc.
- faire un suivi de cette demande
- gérer l'importation (transitaire, formalités, ...)
Bref : c'est un gros travail pour tout le monde.
Les demandes d'achat
Il faut établir une demande d'achat (DEM LOG) au niveau de CODA. Cette demande doit être la plus précise possible, doivent y figurer :
- le fournisseur
- le descriptif très précis du matériel commandé, ligne par ligne, élément par élément
- les quantité et tarif de chaque élément commandé
Pour obtenir ces renseignements, vous devez prendre contact soit directement avec le fournisseur (si vous le connaissez déjà) soit avec votre responsable technique régional. Vous pouvez également passer par la liste de discussion technique de l'AUF pour vous faire aider.
Par ailleurs, avec chaque demande de matériel vous devez établir en parallèle une demande pour le fret. Voir la page /Transitaire.
Notes :
quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le suivi associé ;
- acheter dès que possible en local (mais ça veut dire faire un effort, chercher des fournisseurs, des prix, etc...) ;
les mails du genre "j'ai besoin de souris et d'un cable réseau de 4m." sont utiles, pour nous informer de vos besoins, mais ils ne déclenchent aucune action. Seules les demandes d'achat claires et complètes comptent ;
avant d'acheter, vérifiez le budget disponible sur http://intranet.auf/reflets-web/budget/
Catalogue
Il n'y a pas de véritable catalogue de la centrale d'achat informatique. Cependant pour éviter que tout le monde commande n'importe quoi, une sélection de matériel recommandé est disponible ici : /Catalogue