Liste des processus de travail au niveau de la centrale d'achat informatique de Paris
(d'après i-0000-030-processus-suivi-commande-centraleParis-ARCI.ods, document de 2005 établi par MichelLeCoz et ChristopheVillemer)
Veille, prospection, études
Veille générale
- Rédaction des spécifications techniques / besoins
- Recherche de produits
- Recherche de fournisseurs et négociations
- Test et validation de matériel
- Inscription du produit au "catalogue" AUF
Rédaction de directives d'achats
Demande d'achat
- Identification du besoin
- Si le besoin est particulier (hors catalogue) : recherche de produit, recherche de fournisseur, négociations (éventuellement : test, validation et ajout catalogue)
- Création d'une demande d'achat (DEM LOG AUF)
- Analyse de la demande
Commande
- Création d'une commande d'achat (COM), éventuellement depuis une DEM LOG AUF
- Approbation de la commande par le responsable de l'imputation
- Impression BDC, signature puis numérisation du BDC
Achat
- Expédition BDC au fournisseur
- Fabrication matériel
- Alerte fournisseur : matériel disponible
Préparation expédition (coordination avec transitaire Paris)
- Ordre enlèvement matériel par le transitaire
- Enlèvement matériel et factures associées
- Expédition facture au service comptable parisien
Ouverture d'un dossier administratif pour suivi
- Transitaire :
- (re)conditionnement des équipements
- formalités d’exportation
- groupage si possible
- chargement du bateau et/ou de l’avion (handing)
- assure la marchandise
- demande un devis à son correspondant local dans le pays de destination
- devis transitaire local
- devis transitaire global
- Accord devis global du transitaire (avec éventuellement choix du mode de fret)
- Création d'une demande d'achat (DEM LOG) pour le fret, suivi de la demande et correction éventuelle
- Création d'une commande d'achat pour le fret (depuis la demande d'achat)
- Approbation commande
- Impression BDC fret, signature et numérisation
- Expédition BDC fret au transitaire
- Transitaire :
- Factures pro-forma
- étiquettes
- Envoi du dossier à son correspondant local
- Suivi réception dossier localement
- Accusé réception dossier
- Instruction dossier Douanes locales
- Obtention de l'Autorisation d'Importation en Franchise de Droit et Taxes
- Dossier complet : envoi de l'ordre d'expédition
- Présentation des marchandises en compagnie
clôture du dossier
- Communication des coordonnées d'expéditions (LTA ou Build of Landing)
- Etablissement des EX1 (exonérations) et récupération par la centrale d'achat
- Numérisation et archivage des EX1 à Paris, tranferts vers le service comptable parisien
Expédition
- Expédition du matériel
Réception
- Transitaire local :
- Dédouanement, dégroupage
- Livraison de la marchandise (porte à porte)
- Accuse réception matériel
- Contrôle Matériel
- Signature bon de livraison
- Transmission du Bon de livraison