Liste des processus de travail au niveau de la centrale d'achat informatique de Paris

(d'après i-0000-030-processus-suivi-commande-centraleParis-ARCI.ods, document de 2005 établi par MichelLeCoz et ChristopheVillemer)

• sur cette page nous allons essayer de découper en quelques tranches le boulot de la centrale d'achat, afin que chacun sache quand et comment il doit intervenir. il faudra sans doute mettre cela sous forme d'un tableau (action, acteurs, quand, commentaires), mais je n'aime pas les tableaux -- ThomasNoël 2008-09-29 21:48:07

Veille, prospection, études

Veille générale

1. Rédaction des spécifications techniques / besoins
2. Recherche de produits
3. Recherche de fournisseurs et négociations
4. Test et validation de matériel
5. Inscription du produit au "catalogue" AUF

Rédaction de directives d'achats

Demande d'achat

1. Identification du besoin
2. Si le besoin est particulier (hors catalogue) : recherche de produit, recherche de fournisseur, négociations (éventuellement : test, validation et ajout catalogue)
3. Création d'une demande d'achat (DEM LOG AUF)
4. Analyse de la demande

Commande

1. Création d'une commande d'achat (COM), éventuellement depuis une DEM LOG AUF
2. Approbation de la commande par le responsable de l'imputation
3. Impression BDC, signature puis numérisation du BDC

Achat

1. Expédition BDC au fournisseur
2. Fabrication matériel
3. Alerte fournisseur : matériel disponible

Préparation expédition (coordination avec transitaire Paris)

1. Ordre enlèvement matériel par le transitaire
2. Enlèvement matériel et factures associées
3. Expédition facture au service comptable parisien

4. Ouverture d'un dossier administratif pour suivi

5. Transitaire :
   1. (re)conditionnement des équipements
   2. formalités d’exportation
   3. groupage si possible
   4. chargement du bateau et/ou de l’avion (handing)
   5. assure la marchandise
   6. demande un devis à son correspondant local dans le pays de destination
   7. devis transitaire local
   8. devis transitaire global
6. Accord devis global du transitaire (avec éventuellement choix du mode de fret)
7. Création d'une demande d'achat (DEM LOG) pour le fret, suivi de la demande et correction éventuelle
8. Création d'une commande d'achat pour le fret (depuis la demande d'achat)
9. Approbation commande
10. Impression BDC fret, signature et numérisation
11. Expédition BDC fret au transitaire
12. Transitaire :
    1. Factures pro-forma
    2. étiquettes
    3. Envoi du dossier à son correspondant local
    4. Suivi réception dossier localement
    5. Accusé réception dossier
    6. Instruction dossier Douanes locales
13. Obtention de l'Autorisation d'Importation en Franchise de Droit et Taxes
14. Dossier complet : envoi de l'ordre d'expédition
15. Présentation des marchandises en compagnie

16. clôture du dossier

17. Communication des coordonnées d'expéditions (LTA ou Build of Landing)
18. Etablissement des EX1 (exonérations) et récupération par la centrale d'achat
19. Numérisation et archivage des EX1 à Paris, tranferts vers le service comptable parisien

Expédition

1. Expédition du matériel

Réception

1. Transitaire local :
   1. Dédouanement, dégroupage
   2. Livraison de la marchandise (porte à porte)
2. Accuse réception matériel
3. Contrôle Matériel
4. Signature bon de livraison
5. Transmission du Bon de livraison