Les règles d'utilisation de l'agenda SOGo
Objectif de l'agenda partagé
L'objectif principal est de partager notre emploi du temps pour faciliter l'organisation du travail.
L'organisation des réunions est facilité entre autre, parce que les disponibilités des autres sont connues et que la création d'un événement adresse une invitation aux participants qui peuvent confirmer leur présence.
Les principes généraux
- Chaque employé a un agenda personnel nommé prenom.nom dans lequel il inscrit l'ensemble de ses rendez-vous/événements
- Les événements professionnels sont soit, publics (toute l'information peut être consulté) ou confidentiels (seul la date et l'heure sont visibles)
- La confidentialité des événements doit être ajustée lorsqu'il s'agit d'un événement professionel à nature confidentiel (Confidentiel) ou d'un événement personnel (Privé)
- Une communication (courriel ou téléphone) préalable avec les participants est à privilégier dans la plupart des cas, surtout si certains d'entre eux ne sont pas des employés de l'AUF. L'invitation adressée par SOGo sert à confirmer le rendez-vous, à faciliter l'intégration de celui-ci dans l'agenda de chacun et à confirmer les présences.
- Les participants indiqués dans un événement reçoivent une invitation (courriel) qu'ils peuvent accepter ou refuser. Le fait de ne pas avoir d'événement planifié sur une plage horaire n'implique pas nécessairement une disponibilité.
- Les partages par droits d'accès nominatifs, pour les membres d'une équipe ou pour l'assistante d'un directeur par exemple, sont définis après concertation.
- Les disponibilités affichées tiennent compte des fuseaux horaires et des horaires régulières de travail du bureau de l'employé afin de les considérer. Cela ne change en rien la nécessité de déborder de l'horaire normale lors de certains événements qui concernent des personnes qui sont sur des fuseaux horaires différents.
Création d'agendas supplémentaires
L'agenda partagé SOGo est conçu pour gérer l'emploi du temps des individus, ce qui se gère beaucoup plus aisément dans un seul agenda.
Un agenda supplémentaire peut toutefois s'avérer utile pour gérer des types d'événements particuliers qui doivent être partagés avec des personnes distinctes ou pour de l'information sur des événements que l'on veut mettre en commun sans gérer la participation des individus.
Consultez votre technicien pour être conseillé avant de procéder à la création d'un nouvel agenda.
Considérant qu'il peut être utile pour tous d'obtenir de l'information tel que les jours fériés, les congés ou les missions des personnels des différentes implantations; il est prévu que des agendas soient créés au niveau de l'implantation et publiés en version web pour consultation par tous. (Solution proposée -version béta http://agendas.auf.org/ )
Abonnement à un agenda
S'abonner à un agenda permet d'afficher, en plus de ses propres événements, les événements de cet agenda.
Attention, il faut éviter de s'abonner à plusieurs agendas.
Vous devriez vous abonner à un agenda uniquement lorsque c'est nécessaire, c'est-à-dire lorsque vous participez à sa gestion et devez intervenir, ajouter ou modifier des événements, dans celui-ci.
Par ailleur, vous pouvez consulter les agendas des implantations sur le site http://agendas.auf.org/
Les droits d'accès généraux
Les droits d'accès généraux sont ceux attribués à "tout utilisateur identifié", ce qui correspond à l'ensemble des personnels de l'AUF.
Les droits d'accès généraux préconisés sont ceux par défaut (ils sont défini selon les trois types d'évènements) soit:
- Public : Voir tout
- Confidentiel : Voir date et heure
- Privé : Aucun (vous pouvez modifier pour Voir date et heure)
Note: il n'y a aucun droit d'écriture par défaut.
Les droits d'accès nominatifs
Les droits d'accès nominatifs sont ajoutés pour une personne à la fois.
Les options possibles sont les mêmes que pour les droits d'accès généraux, mais c'est évidemment pour attribuer des droits distincts qu'ils sont utilisés. Soit, par exemple, des droits supplémentaires sur le détail des événements confidentiel ou l'attribution de droits de création, de modificaton ou de suppression à son assistante ou un collègue.
Les téléphones intelligents et les tablettes
L'agenda SOGo sera également installé sur les téléphones intelligents (iPhone, BlackBerry, Android) et les tablettes (iPad et autres) afin que les personnels "mobile" puisse avoir accès en tout temps à leur agenda à jour et puisse y ajouter des rendez-vous.
Exemples d'utilisation
Organiser une réunion avec des personnels AUF ou de l'externe :
- Entendez-vous d'abord sur le principe de la réunion et consulter au besoin les participants sur leur préférence de date et d'heure pour cette réunion. (Communication en présentiel, par téléphone ou par courriel)
- Créez un événement dans votre agenda SOGo. Prenez soin de renseigner toute l'information utile.
- Lorsque vous ajoutez les participants de la réunion (il faut indiquer les adresses électroniques), pour les personnels AUF, les plages horaires libres et occupés seront affichés à droite de l'adresse.
- Les participants recevront une invitation à cette réunion sur l'adresse courriel que vous avez indiqué pour eux et pourront confirmer leur présence en acceptant ou en refusant l'invitation.
- Vous pouvez faire un suivi avec les personnes qui n'auront pas répondu à l'invitation adressée par SOGo.
Organiser une réunion en tenant compte des horaires de travail et des indisponibilités :
Lorsqu'il s'agit de réunion impliquant différentes implantations les jours et horaires de travail peuvent être différents.
Lorsque vous ajouterez les participants de l'événement, prenez soin de regarder les plages horaires indiquées comme étant occupées. Les jours et heures qui ne font pas partie de l'horaire normal de travail de la personne seront indiqués comme étant occupées.
Vous pouvez proposer un événement sur une plage horaire indiquées comme étant occupée; le travail collaboratif entre implantation ne permet pas toujours de respecter l'horaire normal de travail.
Équipe de travail
Lorsque vous avez une équipe de travail pour laquelle vous aurez à créer des événements, vous pouvez créer une liste dans votre carnet d'adresse pour ensuite l'utiliser lorsque vous voudrez renseigner les participants dans l'événement.
Calendrier de projet
SOGo n'est pas conçu pour faire des calendriers de réalisation de projet. Par contre, vous pouvez gérer vos tâches dans SOGo et vous pouvez les afficher dans votre agenda.