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Guide AUF de l'agenda SOGo

En plus de l'agenda partagé, SOGo offre également le carnet d'adresses partagées et un Webmail.

Voir Guide AUF du Carnet d'adresses SOGo et Guide AUF du Webmail SOGo.

Agenda SOGo - Thunderbird

Agenda

Un onglet Agenda est prévu dans Thunderbird pour offrir l'ensemble des fonctions d'agenda.

Affichez l'onglet Agenda en cliquant sur l'icône Agenda qui se trouve dans le coin supérieur droit.

Dans le bandeau de gauche, la partie supérieure affiche le calendrier et la partie inférieure affiche les agendas ainsi que les boutons d'action d'agenda.

Dans le bandeau de droite, vous pouvez afficher le panneau "Aujourd'hui"

1. Utilisez le menu Affichage > Aujourd'hui

2. Cochez/décochez Afficher le panneau "Aujourd'hui" (ou utilisez la touche F11)

Choisir le type de vue des agendas

Cliquez sur l'un des onglets du coin supérieur droit de l'agenda

• Journée
• Semaine
• Multisemaine
• Mois

Vous pouvez également utiliser le menu Affichage > Agenda > Vue courante et activer/désactiver les options d'affichage suivantes:

• Semaine de travail seulement
• Afficher les tâches dans l'agenda
• Afficher les tâches accomplies
• Rotation

Modifier les propriétés de l'agenda

1. Sélectionnez l'agenda
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris

3. Sélectionnez Propriétés

Dans les propriétés de l'agenda vous pouvez :

• Modifier le nom de l'agenda - attention votre agenda individuel doit être nommé prenom.nom

• Modifier la couleur de l'agenda
• Activer/désactiver l'affichage des alarmes - cocher/décocher "afficher les alarmes" (les alarmes correspondent aux alertes de rappel)

Partager son agenda

1. Sélectionnez l'agenda
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris

3. Sélectionnez Partage
   La fenêtre Gestion des droits s'affiche
   

Droits généraux

1. Double-cliquez sur Tout utilisateur identifié

   1. Ajustez les droits que vous souhaitez attribuer pour chacun des trois types d'événements (public, confidentiel et privé)

   2. Cliquez sur le bouton Mettre à jour

Les droits d'accès généraux sont ceux attribués à "tout utilisateur identifié", ce qui correspond à l'ensemble des personnels de l'AUF.

Les droits d'accès généraux préconisés sont ceux par défaut soit:

• Public : Voir tout
• Confidentiel : Voir date et heure
• Privé : Aucun

Les options Cette personne peut ajouter des objets à mon agenda et Cette personne peut effacer des objets de mon agenda ne sont pas sélectionnées; il n'y a aucun droit d'écriture par défaut.

Note: Le droit "Aucun" attribué par défaut au type d'événement privé implique que vous n'êtes pas considéré comme occupé pendant ces périodes. Vous pouvez modifier les droits pour "Voir date et heure"

Droits nominatifs

1. Appuez sur l'icône Ajouter...

   1. Saisissez les premières lettres pour rechercher l'adresse électronique de l'utilisateur à qui vous souhaitez donner des droits particuliers
   2. Sélectionnez l'adresse électronique

   3. Cliquez sur le bouton Ajouter...

   4. Recommencez les étapes 1 à 3 si nécessaire puis fermer la fenêtre
2. Double-cliquez sur l'adresse électronique d'un utilisateur
   1. Ajustez les droits que vous souhaitez donner à cet utilisateur particulier pour chacun des trois types d'événements (public, confidentiel et privé)

   2. Cliquez sur le bouton Mettre à jour

Les droits d'accès nominatifs doivent être ajoutés pour une personne à la fois.

Les options possibles sont les mêmes que pour les droits d'accès généraux mais c'est pour attribuer des droits distincts qu'ils sont utilisés, soit, par exemple, des droits supplémentaires sur le détail des événements confidentiels ou l'attribution de droits de création, de modification ou de suppression à un(e) assistant(e) ou à un collègue.

Détails des droits

Voir tout : toute l'information de ce type d'événement est visible

Exemple:

Voir la date et l'heure : les événements de ce type s'affichent sur la plage horaire correspondante mais aucune information n'est disponible; le titre est remplacé par (Événement confidentiel)

Exemple:

Aucun : les événements de ce type ne sont pas visibles (on ne sait pas que vous êtes occupé)

Modifier : les événements de ce type peuvent être modifiés; toutes les informations de l'événement peuvent être modifiées

Exemple:

Répondre : il est possible d'accepter ou de refuser à votre place les invitations pour ce type d'événement

Cette personne peut ajouter des objets à mon agenda : case à cocher qui permet de créer des événements dans votre agenda.
Note: vous ne recevez pas d'invitation pour les événements créés dans votre agenda à votre place. Par contre, les autres participants reçoivent une invitation qui mentionne la personne qui a créé cet événement pour vous.

Cette personne peut effacer des objets de mon agenda : case à cocher qui permet de supprimer des événements de votre agenda.

Agenda - boutons d'action

Il y a 3 boutons d'action en haut de la liste des agendas

Nouvel agenda

S'inscrire à un agenda

Enlever l'agenda sélectionné

Créer un nouvel agenda

1. Cliquez sur Nouvel agenda

   1. Indiquez le nom de l'agenda, dans la fenêtre qui s'affiche à l'écran

   2. Cliquez sur OK

L'agenda créé s'affiche dans la fenêtre agenda.

Note: le nom de votre agenda devrait être prenom.nom ; si d'autres agendas vous semble utiles, merci d'en discuter avec votre technicien.

S'inscrire à un agenda

1. Cliquez sur S'inscrire à un agenda

2. Saisissez les premières lettres pour rechercher l'adresse électronique de l'utilisateur dont vous souhaitez vous abonner à l'agenda
3. Sélectionnez l'adresse électronique

4. Cliquez sur le + devant l'adresse électronique afin d'afficher la liste des agendas disponibles

5. Sélectionnez l'agenda auquel vous souhaitez vous abonner

6. Cliquez sur Ajouter...

L'agenda auquel vous venez de vous abonner s'affiche dans la liste des agendas

Enlever un agenda

1. Cliquez sur Enlever l'agenda sélectionné
   Une fenêtre de confirmation s'affiche

2. Cliquez sur OK pour confirmer

Note: Vous ne pouvez pas supprimer votre agenda "personnel". Vous pouvez vous désabonner des agendas auxquels vous vous êtes inscrits ou supprimer un agenda supplémentaire que vous auriez créé.

Afficher le ou les agenda(s) souhaité(s)

Cochez/décochez la case devant le nom de l'agenda pour activer/désactiver l'affichage de cet agenda

Vous pouvez également utiliser le clic-droit sur un agenda pour ensuite sélectionner ;

• Montrer uniquement cet agenda OU
• Montrer tous les agendas

Événement

Créer un événement

1. Double-cliquez directement dans l'agenda, de préférence, sur la plage horaire et la date désirée.

OU

1. Utilisez le menu Événements et tâches > Nouvel événement (Ctrl+I)
   La fenêtre Nouvel événement s'affiche
   

2. Déterminez les informations utiles dont le titre, le lieu, la date et l'heure de début et de fin, l'alerte de rappel, la description ainsi que les participants et le niveau de confidentialité (voir les détails ci-après)

3. Cliquez sur Enregistrer et fermer

Attention: si vous avez accès à la création d'événement dans plusieurs agendas, prenez soin de choisir, dans la liste déroulante Agenda, celui pour lequel vous créez cet événement.

Déterminer la plage horaire ou la journée

1. Cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner la date de début (et de fin si différente) dans le calendrier
2. Cliquez sur les menus déroulants pour fixer l'heure de début et de fin.

Pour un événement à noter pour la journée et non pour une plage horaire particulière, cochez la case Événement sur la journée

Ajouter des alertes de rappel

Utilisez le menu déroulant Rappel pour sélectionner à quel moment vous désirez que les participants à l'événement reçoivent un rappel.

Déterminer les participants

1. Cliquez sur le bouton Participants
   La fenêtre Inviter des participants s'affiche
   

2. Indiquez l'adresse électronique de la personne que vous voulez inviter
3. Ajoutez autant d'adresses qu'il y a de participants

4. Cliquez sur le bouton OK

Note: Vous pouvez utiliser une liste précédemment créée dans votre carnet d'adresses pour ajouter l'ensemble des adresses d'un groupe préétabli.

Voir la disponibilité des participants

Lorsque vous ajoutez un participant, sur la ligne de son nom, les plages d'indisponibilités seront colorées (selon la légende affichée au bas de la fenêtre).

À noter : Vous pouvez voir la disponibilité des participants uniquement si les droits minimaux de partage (voir date et heure) sont actifs. Par exemple, si vous décidez de ne donner aucun droit sur vos événements privés, personne ne pourra voir que vous êtes occupé sur les plages horaires de vos événements privés.

Fixer le niveau de confidentialité des événements

1. Cliquez sur le bouton Confidentialité

2. Sélectionnez un des trois types d'événements
   1. Événement public
   2. Événement confidentiel
   3. Événement privé

Note: Le type d'événement choisi permettra de faire le lien avec les droits de partage qui sont définis selon ces trois types (voir Partager son agenda).

Adresser une invitation aux participants

Une invitation de participation est adressée automatiquement à l'ensemble des adresses électroniques indiquées dans la liste des participants lorsque vous cliquez sur Enregistrer et fermer pour confirmer la création de l'événement.

Il s'agit d'une invitation de type « calendrier » (CalDAV) qui est adressée par courriel.

Répondre à une invitation - par courriel

Lorsque vous utilisez votre messagerie Thunderbird et que vous recevez un message qui contient une invitation, les boutons de réponse se trouvent dans le bandeau bleu, qui apparait dans le haut du message.

Cliquez sur le bouton Accepter pour confirmer votre participation à cet événement et pour qu'il soit ajouté à votre agenda.

Note: si vous conservez ce courriel et le consultez ultérieurement, les boutons de réponse seront à nouveau disponibles même si vous avez déjà fourni une réponse. Ce fonctionnement a pour but de vous permettre, à l'aide de votre messagerie, de donner une nouvelle réponse ultérieurement.

Répondre à une invitation - à partir de l'agenda

Pour traiter (accepter ou refuser) une invitation à partir de votre agenda vous avez deux options :

Cliquez sur le lien Invitation qui apparaît dans le bas de la fenêtre lorsque vous avez des invitations en attente de réponse:

• Vous obtenez une fenêtre avec un résumé des informations utiles de l'événement et les boutons de réponse Accepter et Refuser.
  

OU

Double-cliquez sur l'événement qui s'est ajouté en couleur translucide dans votre agenda:

• Vous obtenez une fenêtre de consultation de l'événement et un menu déroulant Réponse qui vous permet de faire un choix parmi les options suivantes:

  • Je participerai
  • Je participerai peut-être
  • Je ne participerai pas
  • Je confirmerai plus tard
  • Je délègue

    
    

Déléguer votre participation

1. Double-cliquez sur l'événement afin que la fenêtre d'information de l'événement s'affiche.
   Lorsque vous êtez indiqué comme participant à l'événement, cette fenêtre vous présente un menu déroulant Réponse

2. Dans le menu déroulant Réponse, choisissez la réponse Je délégue puis, indiquez l'adresse électronique de la personne à qui vous déléguez votre participation.
   

Voir les participants qui ont confirmé leur participation

1. Double-cliquez sur l'événement afin que la fenêtre d'information de l'événement s'affiche.
   Sauf si l'événement est confidentiel, vous verrez une section avec les noms des participants et une pastille de couleur à gauche de chaque nom.

Note: Lorsque vous êtes le créateur de l'événement, le double-clic sur l'événement affiche la fenêtre de l'événement en mode modification. Si vous cliquez sur le lien de la liste horizontale des participants, vous obtiendrez la liste verticale des participants, mais la pastille de couleur à gauche des noms pour indiquer les confirmations de participation n'est pas visible (il s'agit d'un problème connu qui n'est pas présent en version web.).

Légende des réponses aux invitations

• Jaune = Aucune réponse donnée
• Vert = Accepter (ou Je participerai)
• Rouge = Refuser (ou Je ne participerai pas)
• Blanc = Tentative (ou Je participerai peut-être)

Tâches

L'onglet Tâches est prévu pour offrir l'ensemble des fonctions de tâches.

Affichez l'onglet Tâches en cliquant sur l'icône Tâches qui se trouve complètement à droite à la même hauteur que les onglets.

Note: À partir de votre onglet Agenda, les tâches sont visibles et accessibles dans la section du bas du Panneau "Aujourd'hui" si celui-ci est affiché dans le bandeau de droite.

Afficher/filtrer les tâches

Les options de filtre d'affichage des tâches se trouvent dans la section Afficher du bandeau de gauche.

Par défaut, Tout est coché; toutes les tâches sont donc affichées.

Cochez l'option d'affichage qui vous convient.

Afficher les tâches dans l'agenda

1. Utilisez le menu Affichage > Agenda > Vue courante

2. Cochez Afficher les tâches dans l'agenda
   Les tâches s'affichent dans l'agenda selon leurs dates de début et de fin, comme les événements. Le titre de la tâche est précédé de l'icône .

Ajouter une tâche

1. Utilisez le bouton Nouvelle tâche de l'onglet Tâche
   
   La fenêtre Nouvelle tâche s'affiche
   
   

2. Indiquez le titre de la tâche ainsi que toutes les autres informations utiles parmi le lieu, la catégorie, la date et l'heure de début et de fin, le statut, le % d'achèvement, la fréquence de répétition, l'alerte de rappel, la description ainsi que le niveau de confidentialité.
   
   Attention, les droits sur les tâches sont récupérés des droits fixés pour l'agenda. Vos tâches sont donc, par défaut, de type public et accessible en consultation à tous. Utilisez le bouton Confidentialité si vous désirez modifier le type de la tâche pour privé.

3. Cliquez sur Enregistrer et fermer

OU

1. Saisissez directement le titre de votre tâche dans la zone raccourci de création de tâche
   
   Votre tâche est créée sans que vous ne puissiez préciser aucune autre information que le titre.

Mettre à jour une tâche

1. Sélectionnez la tâche

2. Utilisez les menus d'action de la zone du détail de la tâche
   

OU

1. Double-cliquez sur la tâche
   La fenêtre Modifier la tâche s'affiche
   

2. Effectuez les mises à jour utiles (dates, statut, % d'achèvement, etc.)

3. Cliquez sur Enregistrer et fermer

OU

1. Sélectionnez la tâche
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris
3. Sélectionnez un des éléments de mise à jour proposés
   • Marquer comme terminée
   • Progression
   • Priorité

Supprimer une tâche

1. Sélectionnez la tâche

2. Cliquez sur l'icône Supprimer de la zone du détail de la tâche

OU

1. Sélectionnez la tâche
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris

3. Sélectionnez Supprimer la tâche

Préférences globales

Paramètres généraux

1. Utilisez le menu Édition > Préférences > Lightning > Général

2. Ajustez les options proposées telles que le format de la date et la durée par défaut des événements

Paramètres des alarmes

1. Utilisez le menu Édition > Préférences > Lightning > Alarmes

2. Sélectionnez les options d'alarme qui vous conviennent

Note: les alarmes correspondent aux alertes de rappel.

Paramètres des catégories d'événements

1. Utilisez le menu Édition > Préférences > Lightning > Catégories

2. Vous pouvez:
   1. Ajouter une nouvelle catégorie
   2. Modifier une catégorie existante (son nom et sa couleur)
   3. Supprimer une catégorie

Paramètres des vues

1. Utilisez le menu Édition > Préférences > Lightning > Vues

2. Ajustez les options proposées telles que le premier jour de la semaine ou le nombre d'heures par jour à afficher par défaut

Paramètre du fuseau horaire

1. Utilisez le menu Édition > Préférences > Lightning > Fuseau horaire

2. Vérifiez que la ville sélectionnée est celle qui correspond à votre fuseau horaire

Note: Les événements sont affichés dans votre agenda selon le fuseau horaire que vous avez déterminé dans vos préférences. Aussi les événements créés le sont selon ce même fuseau horaire.

Options d'affichage de l'agenda

1. Utilisez le menu Affichage > Agenda > Vue courante

2. Activer/désactiver les options d'affichage suivantes:
3. Semaine de travail seulement
4. Afficher les tâches dans l'agenda
5. Afficher les tâches accomplies
6. Rotation

Agenda SOGo - web

La version web de SOGo propose les modules Agenda, Carnet d'adresses et Courrier.

Assurez-vous que le module Agenda est sélectionné.

Agenda

Dans la partie supérieure du bandeau de gauche, il y a un onglet Date, qui permet d'afficher le calendrier, et un onglet Agenda.

Assurez-vous que l'onglet Agenda est sélectionné afin que les agendas, ainsi que les options rattachées, s'affichent.

La barre d'outils

Nouvel événement permet de créer une nouvelle entrée dans l’agenda.

Nouvelle tâche permet de créer une tâche.

Aujourd’hui nous ramène à la journée en cours.

Journée, Semaine et Mois permettent de modifier le type de vue de l'agenda.

Effacer permet de supprimer l’entrée d’agenda ou la tâche sélectionnée.

Actualiser permet de forcer l'actualisation des événements et autres informations de l'agenda.

Choisir le type de vue des agendas

Cliquez sur l'un des boutons suivants de la barre d'outils

• Journée
• Semaine
• Mois

Modifier les propriétés de l'agenda

1. Sélectionnez l'agenda
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris

3. Sélectionnez Propriétés

Dans les propriétés de l'agenda vous pouvez :

• Modifier le nom de l'agenda - attention votre agenda individuel doit être nommé prenom.nom

• Modifier la couleur de l'agenda

• Activer/désactiver l'inclusion de cet agenda dans votre disponibilité - attention laissez cette option cochée sauf s'il s'agit d'un agenda particulier qui ne doit pas influer sur votre disponibilité

• Activer/désactiver la synchronisation
• Activer/désactiver l'affichage des alarmes (les alarmes correspondent aux alertes de rappel)
• Activer/désactiver l'affichage des tâches

Partager son agenda

1. Sélectionnez l'agenda
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris

3. Sélectionnez Partage

Droits généraux

1. Double-cliquez sur Tout utilisateur identifié

   1. Ajustez les droits que vous souhaitez donner à l'ensemble des utilisateurs pour chacun des trois types d'événements (public, confidentiel et privé)

   2. Cliquez sur Mettre à jour

Les droits d'accès généraux sont ceux attribués à "tout utilisateur identifié", ce qui correspond à l'ensemble des personnels de l'AUF.

Les droits d'accès généraux préconisés sont ceux par défaut. Ils sont définis selon les trois types d'événements soit:

• Public : Voir tout
• Confidentiel : Voir date et heure
• Privé : Aucun

Les options Cette personne peut ajouter des objets à mon agenda et Cette personne peut effacer des objets de mon agenda ne sont pas sélectionnées; il n'y a aucun droit d'écriture par défaut.

Note: Le droit "Aucun" attribué par défaut au type d'événement privé implique que vous n'êtes pas considéré comme occupé pendant ces périodes. Vous pouvez modifier les droits pour "Voir date et heure"

Droits nominatifs

1. Appuez sur l'icône Ajouter...

   1. Recherchez l'adresse électronique de l'utilisateur à qui vous souhaitez donner des droits particuliers
   2. Sélectionnez l'adresse électronique

   3. Cliquez sur le bouton Ajouter...

   4. Recommencez les étapes 1 à 3 si nécessaire puis fermer la fenêtre
2. Double-cliquez sur l'adresse électronique d'un utilisateur
   1. Ajustez les droits que vous souhaitez donner à cet utilisateur particulier pour chacun des trois types d'événements (public, confidentiel et privé)

   2. Cliquez sur le bouton Mettre à jour

Les droits d'accès nominatifs doivent être ajoutés pour une personne à la fois.

Les options possibles sont les mêmes que pour les droits d'accès généraux mais c'est pour attribuer des droits distincts qu'ils sont utilisés, soit, par exemple, des droits supplémentaires sur le détail des événements confidentiels ou l'attribution de droits de création, de modificaton ou de suppression à un(e) assistant(e).

Détails des droits

Voir tout : toute l'information pour ce type d'événement est visible

Exemple:

Voir la date et l'heure : les événements de ce type s'affichent sur la plage horaire correspondante mais aucune information n'est disponible; le titre est remplacé par (Événement confidentiel)

Aucun : les événements de ce type ne sont pas visibles (on ne sait pas que vous êtes occupé)

Modifier : les événements de ce type peuvent être modifiés; toutes les informations de l'événement peuvent être modifiées

Exemple:

Répondre : il est possible de répondre à votre place aux invitations pour ce type d'événement

Cette personne peut ajouter des objets à mon agenda : case à cocher qui permet de créer des événements dans votre agenda.
Note: vous ne recevez pas d'invitation pour les événements créés dans votre agenda à votre place. Par contre, les autres participants reçoivent une invitation qui mentionne la personne qui a créé cet événement pour vous.

Cette personne peut effacer des objets de mon agenda : case à cocher qui permet de supprimer des événements de votre agenda.

Agenda - boutons d'actions

Il y a 4 boutons d'action en haut de la liste des agendas

Nouvel agenda

S'inscrire à un agenda en ligne

S'inscrire à un agenda

Enlever l'agenda sélectionné

Créer un nouvel agenda

1. cliquez sur Nouvel agenda

   1. Indiquez le nom de l'agenda dans la fenêtre qui s'affiche à l'écran

   2. Cliquez sur OK

L'agenda créé s'affiche dans la fenêtre agenda.

Note: le nom de votre agenda devrait être prenom.nom; si d'autres agendas vous semble utiles, merci d'en discuter avec votre technicien.

S'inscrire à un agenda en ligne

1. Cliquez sur S'inscrire à un agenda en ligne

2. Saisissez l'URL de l'agenda auquel vous souhaitez vous inscrire

3. Cliquez sur OK

S'inscrire à un agenda

1. Cliquez sur S'inscrire à un agenda

2. Recherchez l'adresse électronique de l'utilisateur dont vous souhaitez vous abonner à l'agenda
3. Sélectionnez l'adresse électronique

4. Cliquez sur le + devant l'adresse électronique afin d'afficher la liste des agendas disponibles

5. Sélectionnez l'agenda auquel vous souhaitez vous abonner

6. Cliquez sur le bouton Ajouter...

L'agenda auquel vous venez de vous abonner s'affiche dans la fenêtre agenda.

Enlever l'agenda sélectionné

1. Cliquez sur Enlever l'agenda sélectionné

Note: Vous ne pouvez pas supprimer votre agenda "personnel". Vous pouvez vous désabonner des agendas auxquels vous vous êtes inscrits ou supprimer un agenda supplémentaire que vous auriez créé.

Afficher le ou les agenda(s) souhaité(s)

Cochez/décochez la case devant le nom de l'agenda pour activer/désactiver l'affichage de cet agenda

Événement

Créer un événement

1. Double-cliquez directement dans l'agenda, de préférence, sur la plage horaire et la date désirée.

OU

1. Utilisez le bouton Nouvel événement de la barre d’outils
   
   La fenêtre Nouvel événement s'affiche
   

2. Déterminez les informations utiles dont le titre, le lieu, la date et l'heure de début et de fin, l'alerte de rappel, la description ainsi que les participants et le niveau de confidentialité (voir les détails ci-après).

3. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer

Attention: si vous avez accès à la création d'événement dans plusieurs agendas, prenez soin de choisir dans la liste déroulante Agenda, celui pour lequel vous créez cet événement.

Déterminer la plage horaire ou la journée

1. Cliquez sur l'icône calendrier pour fixer la date de début (et de fin si différente)

2. Cliquez dans la case des heures puis utilisez le tableau proposé ou inscrivez directement l'heure de début et de fin.

Pour un événement à noter pour la journée et non pour une plage horaire particulière, cochez la case Événement sur la journée

Ajouter des alertes de rappel

Utilisez le menu déroulant Rappel pour sélectionner à quel moment vous désirez que les participants à l'événement reçoivent un rappel.

Déterminer les participants

1. Cliquez sur le bouton Participants
   La fenêtre Participant s'affiche
   

2. Indiquez l'adresse électronique de la personne que vous voulez inviter

3. Cliquez sur Ajouter un participant

4. Recommencez les étapes 2 et 3 autant de fois que nécessaire

5. Cliquez sur le bouton OK

Note: Vous pouvez utiliser une liste précédemment créée dans votre carnet d'adresses pour ajouter l'ensemble des adresses d'un groupe préétabli.

Voir la disponibilité des participants

Lorsque vous ajoutez un participant, sur la ligne de son nom, les plages d'indisponibilités seront colorées (voir la légende affichée au bas de la fenêtre).

À noter : vous pouvez voir la disponibilité des participants uniquement si les droits minimaux de partage (voir date et heure) sont actifs. Par exemple, si quelqu'un ne donne aucun droit sur ses événements privés, vous ne pourrez pas voir qu'il est occupé sur les plages horaires de ses événements privés.

Fixer le niveau de confidentialité des événements

1. Cliquez sur le bouton Confidentialité

2. Sélectionnez un des trois types d'événements
   1. Événement public
   2. Événement confidentiel
   3. Événement privé

Note: par défaut le niveau de confidentialité est à "Événement public"; il est donc nécessaire de fixer le niveau de confidentialité uniquement lorsqu'il s'agit d'un événement confidentiel ou privé.

Adresser une invitation aux participants

Une invitation de participation est adressée automatiquement à l'ensemble des adresses électroniques indiquées dans la liste des participants lorsque vous cliquez sur Enregistrer et fermer pour confirmer la création de l'événement.

Il s'agit d'une invitation de type « calendrier » (CalDAV) qui est adressée par courriel.

Répondre à une invitation - par courriel

Lorsque vous utilisez la messagerie Web de SOGo et que vous recevez un message qui contient une invitation, vous avez un encadré événement dans le haut de votre message avec les boutons de réponse à l'invitation.

Cliquez sur le bouton Accepter pour confirmer votre participation à cet événement et pour qu'il soit ajouté à votre agenda.

Déléguer votre participation

Cliquez sur le bouton Déléguer... puis, indiquez l'adresse électronique de la personne à qui vous déléguez votre participation.

Répondre à une invitation - à partir de l'agenda

Double-cliquez sur l'événement qui s'est ajouté en couleur translucide dans votre agenda:

• Vous obtenez une fenêtre de consultation de l'événement et un menu déroulant Réponse qui vous permet de faire un choix.
  

Déléguer votre participation

1. Double-cliquez sur l'événement afin que la fenêtre d'information de l'événement s'affiche.
   Lorsque vous êtez indiqué comme participant à l'événement, cette fenêtre vous présente un menu déroulant Réponse

2. Dans le menu déroulant Réponse, choisissez la réponse Je délégue puis, indiquez l'adresse électronique de la personne à qui vous déléguez votre participation.
   

Voir les participants qui ont confirmé leur participation

1. Double-cliquez sur l'événement afin que la fenêtre d'information de l'événement s'affiche.
   Sauf si l'événement est confidentiel, vous verrez une section avec les noms des participants et une pastille de couleur à gauche de chaque nom.
   

Si vous êtes le créateur de l'événement ou que vous avez les droits de modifier cet événement;

1. Double-cliquez sur l'événement afin que la fenêtre de l'événement s'affiche en mode modification.

2. Cliquez sur le lien de la liste horizontale des participants.
   Vous obtiendrez une liste verticale des noms des participants avec une pastille de couleur à gauche de chaque nom.
   

Légende des réponses aux invitations

• Jaune = Aucune réponse donnée
• Vert = Accepter (ou Je participerai)
• Rouge = Décliner (ou Je ne participerai pas)
• Blanc = Tentatif (ou Je participerai peut-être)

Tâches

Afficher les tâches

Les tâches sont affichées par défaut dans la section du bas du bandeau de gauche. Vous pouvez activer/désactiver l'affichage des tâches d'un agenda dans les propriétés de l'agenda.

1. Sélectionnez l'agenda
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris

3. Sélectionnez Propriétés

4. Cochez/décochez Afficher les tâches

Ajouter une tâche

1. Utilisez le bouton Nouvelle tâche de la barre d'outils
   
   La fenêtre Nouvelle tâche s'affiche
   

2. Indiquez le titre de la tâche ainsi que toutes les autres informations utiles parmi le lieu, la catégorie, la date et l'heure de début et de fin, le statut, le % d'achèvement, la fréquence de répétition, l'alerte de rappel, la description ainsi que le niveau de confidentialité.
   
   Attention, les droits sur les tâches sont récupérés des droits fixés pour l'agenda. Vos tâches sont donc, par défaut, de type public et accessible en consultation à tous. Utilisez le bouton Confidentialité si vous désirez modifier le type de la tâche pour privé.

3. Cliquez sur Enregistrer et fermer

Mettre à jour une tâche

1. Double-cliquez sur la tâche
   La fenêtre de la tâche en mode édition s'affiche
   

2. Effectuez les mises à jour utiles (dates, statut, % d'achèvement, etc.)

3. Cliquez sur Enregistrer et fermer

Supprimer une tâche

1. Sélectionnez la tâche à supprimer

2. Cliquez sur le bouton Effacer de la barre d'outils
   La fenêtre Avertissement s'affiche
   

3. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression

OU

1. Sélectionnez la tâche à supprimer
2. Utilisez le clic-droit de la souris

3. Sélectionnez Supprimer la tâche
   La fenêtre Avertissement s'affiche
   

4. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression

Préférences globales

Paramètres généraux

1. Utilisez le menu Préférences > Général

2. Ajustez les options proposées telles que la langue, le format de la date et le module par défaut

Définir le fuseau horaire

1. Utilisez le menu Préférences > Général > Fuseau horaire en cours

Les événements sont affichés dans votre agenda selon le fuseau horaire que vous avez déterminé dans vos préférences. Aussi les événements créés le sont selon ce fuseau horaire.

Préférences de l'agenda

1. Utilisez le menu Préférences > Calendrier

2. Ajustez les options proposées telles que le premier jour de la semaine, l'heure de début et de fin de la journée et les catégories d'événements

Note: Vous pouvez également activer/désactiver l'option qui sert à vous indiquer comme étant indisponible en dehors des heures de travail régulières.