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== Equipe technique ==

Après s'être enquis de la charge de travail technique lors de la précédente AG (2009 à Bordeaux), il a été convenu d'avoir 2 techniciens :
 * MoussaNombré et
 * DarkoStanar
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=== Réunions de concertation === === Premiers pas timides ===
Nous avons d'abord commencé, plus d'un an à l'avance, à discuter, par mail, des différents besoins informatiques. Ces discussions ont concerné les principaux responsables de l'organisation de l'AG :
 * Julien G. (service institutionnel)
 * Cécile A. (Communication)
 * Patrick C. (responsable de l'Antenne Amérique Latine)

Nous avons relancé ces échanges en début 2013 pour mieux préciser les besoins. Ce qui a débouché sur une visio-conférence de mise au point.

=== Réunion de concertation ===
Cette visio a réuni les 3 personnes citées ci-dessus et les 2 techs.
 * les besoins techniques ont été dressés par service
 * le cadre de support informatique a été préciser : essentiellement orienté vers le personnel AUF (matériel, logiciels, assistance, etc.). Le support pour les invités étant dans la limite des possibilité et disponibilité
 * le matériel sera acheté/loué sur place à Sao Paulo ou à Montréal, dépendamment de la disponibilité et de la facilité d'acquisition à Sao Paulo
 * accès Internet par wifi : rechercher un fournisseur pour s'en occuper
 * tout le matériel de projection et de sonorisation sera fourni par la société Phileog.
  C'est une société qui oeuvre dans l’organisation de manifestation et qui semble avoir un bon réseau de fournisseurs locaux.
  NB : à la réflexion, on aurait même dû leur confier TOUT le volet technique.

=== Le contexte ===
 * Sao Paulo (Brésil) a été choisi pour abriter l'AG 2013
 * l'AUF y a une antenne, mais elle vient juste d'ouvrir
 * aucun technicien sur place (tout est géré depuis Montréal)
 * le portugais est la langue officielle et courante
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cf [[attachment:ag2013-besoins-informatiques.pdf]]
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=== Acheter ou louer et où ? === NB : la demande pour la salle de presse a été annulée par la suite.
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 * de Montréal
  * les ordinateurs portables ont été loués (sous MS Windows vista + OpenOffice + MS Office 2003) chez Dantech (125$ par poste pour 18 jours)
  * les câbles
  * les switchs (pris dans le stock local et ramenés)
  * quelques multiprises/rallonges (réduire les soucis de compatibilité des connecteurs électriques)
 * C'est Amanda G. qui s'est occupé de trouver et de faire le lien avec les fournisseurs locaux. Nous n'aurions pu faire autrement, ne connaissant ni le terrain ni la langue (portugais).
  * louer à Sao Paulo : imprimantes et photocopieurs.
  * acheter : 2 imprimantes et tous le reste (petit matériel)
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=== Connexion Internet ===
Après une comparaison des offres, la compagnie LCPTech a été retenu selon les termes suivants :
 * bande passante de 15 Mbps :
  * 5 Mbps réservés au personnel de l'AUF
  * 5 pour la transmission en direct sur Internet (reversé en cas de non utilisation)
  * 5 pour le public + les 5 de la transmission
 * tout le bâtiment principal et l'annexe couvert par le wifi
 * capacité de 500 connexions simultanées dans le bâtiment principal (Simon Bolivar) et 150 dans l'annexe des congressistes
 * présence de 2 techniciens en tout temps pendant la durée de l'AG

En fait le service Internet était réparti entre 2 fournisseurs :
 * LCPTech, avec qui nous traitons directement, pour la partie couverture wifi
 * Neovia Telecom le FAI, sous traite avec LCPTech.

Les installations ont été faites le lundi 6 mai, et à 23h et quelques nous avons validé que tout était bon.

Dans l'ensemble, le service a été de bonne qualité. Nous avons juste noté un moment de saturation, vite réglé par un redémarrage des bornes par les techniciens.
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 * Voyant que les choses n'avançaient pas du tout à distance, notamment pour les imprimantes et les photocopieurs, nous avons proposé et obtenu que la mission soit avancée de quelques jours pour permettre de mettre les bouchées double.
 * Nous avons aussi négocié et obtenu un interprète pour nous accompagner.
 * Nous sommes donc arrivée à SP le 1er mai (l'AG débutait le 7).
 * Ça été une véritable course contre la montre : à 3 jours du début de l'AG, nous n'avions toujours rien de concret sous la main. Heureusement, notre médiateur a été très efficace et finalement, le samedi 4 mai, tout était ficelé : les contrats était signés pour une livraison des équipements le 6 mai matin au Mémorial.
 * A noter que certaines commandes avaient été faite par Internet mais n'ont jamais été livrées.
 * Nous avons donc dû faire les boutiques pour acheter le matériel concerné.
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== L'AG : 1+3 jours intenses == == lundi 6 mai : jour J-1, une seule journée pour tout réceptioner et installer ==
L'accès au bâtiment ne nous était possible qu'à compter du lundi 6; on ne pouvait rien n'y faire avant.
C'est donc ce jour que tout s'est passé :
 * réception et installation des imprimantes et photocopieurs
 * mise en place de la connexion Internet
 * installation des ordinateurs portables
 * notez que nous n'étions pas les seuls : Phileog, montage de la scène, préparation des salles de déjeuner et pause-café, etc. quelle effervescence !
Conclusion : nous sommes rentrés à l'hôtel et avons pris notre repas du soir après minuit.

== L'AG : 3 jours intenses ==
L'essentiel de notre tâche à consisté en :
 * reprographie : faire des photocopies et faire des photocopies
 * assister nos collègues (mais très peu)
 * participer à l'organisation générale
 * assister Julien pour le vote électronique
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 * règle N° 1 : ne pas attendre 3 mois avant le début pour commencer concrètement les préparatives ; c'est trop limite
 * si l'AG se tient en milieu connu (ville ou pays où nous avons au moins un tech sur place) : on peut se permettre de gérer le matériel informatique et reprographique nous-même.
   Mais, même là, trouver des professionnels de la reprographie et leur confier la tâche : ils fournissent le matériel et le service.
 SINON ...
 * ... trouver un prestataire, genre Phileog, et lui donner cette tâche, en plus des équipements de projection et de sonorisation ...
 * ... et dans ce cas, la présence d'un seul tech AUF sera suffisante.
 * bien faire remarquer au comité d'organisation la nécessité d'avoir un espace libre accès (ordinateurs connectés à Internet + imprimante) pour les participants tout en assurant une certaine réglementation de cet accès. Sinon, ce sont les équipements prévus pour le personnel qui seront utilisés. Et on ne peut pas y échapper.

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Assemblée Générale 2013, Sao Paulo : du point de vue informatique

Equipe technique

Après s'être enquis de la charge de travail technique lors de la précédente AG (2009 à Bordeaux), il a été convenu d'avoir 2 techniciens :

Les préparatives

Premiers pas timides

Nous avons d'abord commencé, plus d'un an à l'avance, à discuter, par mail, des différents besoins informatiques. Ces discussions ont concerné les principaux responsables de l'organisation de l'AG :

  • Julien G. (service institutionnel)
  • Cécile A. (Communication)
  • Patrick C. (responsable de l'Antenne Amérique Latine)

Nous avons relancé ces échanges en début 2013 pour mieux préciser les besoins. Ce qui a débouché sur une visio-conférence de mise au point.

Réunion de concertation

Cette visio a réuni les 3 personnes citées ci-dessus et les 2 techs.

  • les besoins techniques ont été dressés par service
  • le cadre de support informatique a été préciser : essentiellement orienté vers le personnel AUF (matériel, logiciels, assistance, etc.). Le support pour les invités étant dans la limite des possibilité et disponibilité
  • le matériel sera acheté/loué sur place à Sao Paulo ou à Montréal, dépendamment de la disponibilité et de la facilité d'acquisition à Sao Paulo
  • accès Internet par wifi : rechercher un fournisseur pour s'en occuper
  • tout le matériel de projection et de sonorisation sera fourni par la société Phileog.
    • C'est une société qui oeuvre dans l’organisation de manifestation et qui semble avoir un bon réseau de fournisseurs locaux. NB : à la réflexion, on aurait même dû leur confier TOUT le volet technique.

Le contexte

  • Sao Paulo (Brésil) a été choisi pour abriter l'AG 2013
  • l'AUF y a une antenne, mais elle vient juste d'ouvrir
  • aucun technicien sur place (tout est géré depuis Montréal)
  • le portugais est la langue officielle et courante

Tableau des besoins exprimés

cf ag2013-besoins-informatiques.pdf

NB : la demande pour la salle de presse a été annulée par la suite.

Contacts avec les fournisseurs

  • de Montréal
    • les ordinateurs portables ont été loués (sous MS Windows vista + OpenOffice + MS Office 2003) chez Dantech (125$ par poste pour 18 jours)

    • les câbles
    • les switchs (pris dans le stock local et ramenés)
    • quelques multiprises/rallonges (réduire les soucis de compatibilité des connecteurs électriques)
  • C'est Amanda G. qui s'est occupé de trouver et de faire le lien avec les fournisseurs locaux. Nous n'aurions pu faire autrement, ne connaissant ni le terrain ni la langue (portugais).
    • louer à Sao Paulo : imprimantes et photocopieurs.
    • acheter : 2 imprimantes et tous le reste (petit matériel)

Connexion Internet

Après une comparaison des offres, la compagnie LCPTech a été retenu selon les termes suivants :

  • bande passante de 15 Mbps :
    • 5 Mbps réservés au personnel de l'AUF
    • 5 pour la transmission en direct sur Internet (reversé en cas de non utilisation)
    • 5 pour le public + les 5 de la transmission
  • tout le bâtiment principal et l'annexe couvert par le wifi
  • capacité de 500 connexions simultanées dans le bâtiment principal (Simon Bolivar) et 150 dans l'annexe des congressistes
  • présence de 2 techniciens en tout temps pendant la durée de l'AG

En fait le service Internet était réparti entre 2 fournisseurs :

  • LCPTech, avec qui nous traitons directement, pour la partie couverture wifi
  • Neovia Telecom le FAI, sous traite avec LCPTech.

Les installations ont été faites le lundi 6 mai, et à 23h et quelques nous avons validé que tout était bon.

Dans l'ensemble, le service a été de bonne qualité. Nous avons juste noté un moment de saturation, vite réglé par un redémarrage des bornes par les techniciens.

Les jours précédents l'AG : mission "on y va et on gère sur place"

  • Voyant que les choses n'avançaient pas du tout à distance, notamment pour les imprimantes et les photocopieurs, nous avons proposé et obtenu que la mission soit avancée de quelques jours pour permettre de mettre les bouchées double.
  • Nous avons aussi négocié et obtenu un interprète pour nous accompagner.
  • Nous sommes donc arrivée à SP le 1er mai (l'AG débutait le 7).
  • Ça été une véritable course contre la montre : à 3 jours du début de l'AG, nous n'avions toujours rien de concret sous la main. Heureusement, notre médiateur a été très efficace et finalement, le samedi 4 mai, tout était ficelé : les contrats était signés pour une livraison des équipements le 6 mai matin au Mémorial.
  • A noter que certaines commandes avaient été faite par Internet mais n'ont jamais été livrées.
  • Nous avons donc dû faire les boutiques pour acheter le matériel concerné.

lundi 6 mai : jour J-1, une seule journée pour tout réceptioner et installer

L'accès au bâtiment ne nous était possible qu'à compter du lundi 6; on ne pouvait rien n'y faire avant. C'est donc ce jour que tout s'est passé :

  • réception et installation des imprimantes et photocopieurs
  • mise en place de la connexion Internet
  • installation des ordinateurs portables
  • notez que nous n'étions pas les seuls : Phileog, montage de la scène, préparation des salles de déjeuner et pause-café, etc. quelle effervescence !

Conclusion : nous sommes rentrés à l'hôtel et avons pris notre repas du soir après minuit.

L'AG : 3 jours intenses

L'essentiel de notre tâche à consisté en :

  • reprographie : faire des photocopies et faire des photocopies
  • assister nos collègues (mais très peu)
  • participer à l'organisation générale
  • assister Julien pour le vote électronique

Conclusion/Recommandations

  • règle N° 1 : ne pas attendre 3 mois avant le début pour commencer concrètement les préparatives ; c'est trop limite
  • si l'AG se tient en milieu connu (ville ou pays où nous avons au moins un tech sur place) : on peut se permettre de gérer le matériel informatique et reprographique nous-même.
    • Mais, même là, trouver des professionnels de la reprographie et leur confier la tâche : ils fournissent le matériel et le service.
    SINON ...
  • ... trouver un prestataire, genre Phileog, et lui donner cette tâche, en plus des équipements de projection et de sonorisation ...
  • ... et dans ce cas, la présence d'un seul tech AUF sera suffisante.
  • bien faire remarquer au comité d'organisation la nécessité d'avoir un espace libre accès (ordinateurs connectés à Internet + imprimante) pour les participants tout en assurant une certaine réglementation de cet accès. Sinon, ce sont les équipements prévus pour le personnel qui seront utilisés. Et on ne peut pas y échapper.


ZA/Montréal/AG2013 (dernière édition le 2013-05-31 21:03:35 par MoussaNombre)