ARCHIVE ATELIER CodaV12

(14:30:18) franck.kouyami: ============================== Début Atelier CodaV12 =============================
(14:30:25) franck.kouyami: Christine à toi
(14:30:32) christine.legris: merci Franck
(14:30:44) christine.legris: Bonjour à tous
(14:31:05) christine.legris: Tout d'abord l'objectif
(14:31:18) christine.legris: vous présenter et discuter de l’ensemble des informations qui pourrait vous intéresser et vous être utile en tant que Tech. En termes d’accès, du logiciel et de son utilisation. 
(14:31:34) christine.legris: connaître les diverses caractéristiques techniques de l'application 
(14:31:49) christine.legris: connaître et comprendre les principaux messages d'erreurs et problèmes rencontrés 
(14:32:05) christine.legris: connaître les personnes ressources et les différents acteurs dans ce système (14:32:21) christine.legris: et bien sur, répondre à vos questions !
(14:32:42) christine.legris: Plan de l'atelier:
(14:32:53) christine.legris: Intro : Migration vers CODA v12 
(14:33:13) christine.legris: Caractéristiques techniques 
(14:33:22) christine.legris: Messages d'erreurs et problèmes connus 
(14:33:30) christine.legris: Personnes ressources et acteurs dans le système 
(14:33:45) christine.legris: Rappel concernant les achats informatiques (si nous avons le temps)
(14:34:09) christine.legris: prêt ?
(14:34:20) franck.kouyami: Yep :)
(14:34:21) christine.legris: go !
(14:34:28) christine.legris: INTRO : MIGRATION VERS CODA v12 
(14:34:37) christine.legris: La migration de CODA v8 à CODA v12 a eu lieu fin avril 2013. 
(14:34:47) christine.legris: Au départ, la migration devait avoir lieu pour des raisons de sécurités; 
(14:34:55) christine.legris: la version 8 de CODA n’était plus maintenue. 
(14:35:12) christine.legris: Considérant que les règles administratives et les modes de gestion de l’AUF avaient changé depuis la mise en place de la V8 en 2002, les processus ont été revus lors de la migration. 
(14:35:26) christine.legris: C'est ce qui explique la charge de travail et le délai nécessaire pour la migration. 
(14:35:37) christine.legris: Mais aussi le besoin de formation pour les utilisateurs. 
(14:35:46) christine.legris: Nous ne nous attarderons pas sur les processus administratifs. 
(14:35:48) christine.legris: :)
(14:35:59) christine.legris: Questions ? 
(14:36:09) franck.kouyami: Not yet 
(14:36:15) christine.legris: 1 – CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES 
(14:36:23) christine.legris: Application web 
(14:36:29) christine.legris: CODA v12 est maintenant une application web. 
(14:36:35) christine.legris: Il existe toujours une version client/serveur, mais uniquement pour le module Financial, pas pour le module Achat. 
(14:36:44) christine.legris: Il a été décidé de ne pas rendre accessible la version client/serveur via l’accès TSE. 
(14:37:01) christine.legris: Environnements 
(14:37:08) christine.legris: Nous avons toujours 3 environnements : 
(14:37:24) christine.legris: Production: http://coda.auf 
(14:37:33) christine.legris: Test: http: //test.coda.auf 
(14:37:39) christine.legris: Formation: http://form.coda.auf 
(14:38:11) christine.legris: oups ... Test: http://test.coda.auf 
(14:38:15) christine.legris: ;)
(14:38:30) christine.legris: Environnements 
(14:38:44) christine.legris: Accès depuis le RPV 
(14:38:53) christine.legris: Comme avant, CODA est actuellement accessible uniquement à partir d’une connexion câblée au RPV. 
(14:39:09) christine.legris: Une analyse est actuellement en cours pour une solution d’accès depuis le web qui répondrait à nos critères en termes de sécurité. 
(14:39:32) christine.legris: Chez CODA, aucune solution d’accès depuis l’externe n’est proposée. 
(14:39:47) christine.legris: Un accès depuis le web est une demande forte des utilisateurs. 
(14:39:56) christine.legris: Principalement de la part des chefs de projets qui doivent à présent approuver dans CODA. 
(14:40:15) christine.legris: Questions ? 
Vous avez été interpellé pour la question d’accès depuis le web ? 
(14:40:44) franck.kouyami: Contribution J-C 
(14:40:49) franck.kouyami: (12:40:14) progfou: 
‎[07:39:32] ‎christine.legris‎: Chez CODA, aucune solution d’accès depuis l’externe n’est proposée. 
=> on a aussi eu comme information qu'aucun des clients de CODA ne propose d'accès en dehors d'un RPV
(14:40:57) christine.legris: oui, effectivement
(14:41:19) christine.legris: ils ne proposent pas de solution, entre autre parce qu'il ne le suggère pas
(14:41:54) franck.kouyami: (12:40:12) franck.kouyami: 
Une question ..? On pourrait pas passer par le portail informatique pour donner un accès externe à Coda ..?
(14:42:17) christine.legris: JC, tu veux répondre ?
(14:42:20) progfou: yep
(14:42:27) progfou: en gros, non
(14:42:31) christine.legris: ;)
(14:42:53) progfou: il faut un proxy frontal, le même qu'on utilise pour donner accès à intranet.auf via le portail
(14:43:17) progfou: on l'a fait, techniquement on y arrive, mais ça pose des questions de sécurité qui sont à l'étude et en cours de validation par le service financier
(14:43:34) christine.legris: merci JC
(14:43:58) christine.legris: autres interventions ?
(14:44:29) franck.kouyami: Normalement les Tech du BAO ont recu un mail leur disant qu'ils devraient prendre en charge l'enregistrement des demandes dans Coda 
(14:44:41) franck.kouyami: QUESTION : est-ce qu'on peut désigner son «remplaçant» soit même ?
(14:44:59) christine.legris: son "remplaçant" = délégué pour CODA
(14:45:09) franck.kouyami: Oui
(14:45:28) christine.legris: la direction des Finances a décidé de faire valider les délégués
(14:45:47) christine.legris: vous ne devriez pas choisir votre délégué à chaque fois par exemple
(14:45:56) christine.legris: par contre, vous pouvez et vous DEVEZ
(14:46:08) christine.legris: indiquer vous-même votre absence dans le système
(14:46:25) christine.legris: c'est uniquement lorsque vous êtes déclaré absent que le délégué peut prendre le relais
(14:47:23) christine.legris: ça répond bien à la question ?
(14:47:41) franck.kouyami: Oui
(14:48:10) christine.legris: en résumé, il faut bien distinguer le fait de désigner un remplaçant et de devoir se déclarant soi-même absent pour que son remplaçant puisse prendre la main
(14:48:29) christine.legris: c'est effectivement très important parce que certains chefs oublient de se mettre absent
(14:48:37) christine.legris: et il faut le faire chacun pour soi !
(14:48:45) christine.legris: je continue
(14:48:58) christine.legris: Limitation de CODA 
(14:49:07) christine.legris: CODA a encore beaucoup de limitation, dont le « reporting ». 
(14:49:19) christine.legris: Les données étant accessibles (c’est déjà ça ;) ), nous continuons d’utiliser Reflets-web pour exploiter les données de CODA et produire divers rapports. 
(14:49:37) christine.legris: Développements à venir : 
(14:49:56) christine.legris: Il y a un développement en cours pour la saisie des factures. 
(14:50:06) christine.legris: L’objectif est de fournir un formulaire simplifié de saisie des factures pour les collègues qui doivent faire la saisie des factures dans les CNF et qui, souvent, ne sont pas comptable. 
(14:50:21) christine.legris: Les implantations que l’ont dit aujourd’hui être sur SCS ou en comptabilité simplifiée sont visées par ce développement. 
(14:50:36) christine.legris: Certains rapports budgétaires ont également été demandés et devraient être développés. 
(14:50:55) christine.legris: Nous envisageons également un développement pour faciliter / automatiser au moins en partie la gestion des utilisateurs. 
(14:51:05) christine.legris: Ce développement n’est par contre pas jugé prioritaire et n’a donc pas d’échéance de prévue pour le moment. 
(14:51:19) christine.legris: La gestion des utilisateurs se divise en plusieurs étapes et correspond à un paramétrage manuel qui nécessite plusieurs manipulations avec le risque d’erreur que cela implique. 
(14:51:32) christine.legris: Il serait bénéfique de pouvoir un peu automatiser tout ça et nous espérons trouver le temps pour le faire …. un jour prochain ;) 
(14:51:53) christine.legris: Questions ? 
(14:52:45) franck.kouyami: Pas pour l'instant, tout est clair 
(14:52:57) christine.legris: OK
(14:53:02) christine.legris: Données qui « entrent » dans CODA 
(14:53:10) christine.legris: Il n’y a actuellement aucun lien entre nos données de références des autres systèmes et CODA. 
(14:53:19) christine.legris: Par exemple, les établissements membres, les boursiers et les implantations ont été insérés dans CODA, mais ne sont aucunement liés aux systèmes qui gèrent ces données de références. 
(14:53:36) christine.legris: Dans le cas des implantations par exemple, il ne nous serait pas possible de le faire actuellement puisqu’il n’y a pas de correspondance parfaite entre les implantations administratives et les implantations budgétaires. 
(14:54:10) christine.legris: C'est tout de même possible de faire « entrer » des données dans CODA. 
(14:54:23) christine.legris: Il est par exemple prévu de prévoir l'entrée de données des budgets prochainement. 
(14:54:57) christine.legris: Données qui « sortent » de CODA 
(14:55:05) christine.legris: Actuellement, les données de CODA sont utilisées uniquement par Reflets-web pour produire divers rapports. 
(14:55:14) franck.kouyami: Remarque de (12:53:56) progfou: ‎[07:53:09] ‎christine.legris‎: Il n’y a actuellement aucun lien entre nos données de références des autres systèmes et CODA. => le vrai coût d'avoir choisi un logiciel proprio… :-/
(14:55:38) christine.legris: oui
(14:56:01) christine.legris: pourtant CODA vente le fait qu'ils sont "ouverts" étant donné que nous avons accès aux données ...
(14:56:29) christine.legris: C'est vrai, donc on peut toujours s'arranger mais ... à quel prix !
(14:56:38) christine.legris: parlez-en à Eric McSween !
(14:57:02) christine.legris: Donc: Nous avons accès aux données. 
(14:57:10) christine.legris: Il faudra éventuellement voir de quelle façon nous voulons les utiliser. 
(14:57:24) christine.legris: Autres questions ?
(14:57:31) christine.legris: Idées ? Besoins de données ? 
(14:58:15) franck.kouyami: Question : Est-ce que nous pouvons faire des développements spécifiques nous même ..?
(14:58:36) christine.legris: hors CODA, oui
(14:59:11) christine.legris: il y a bien certaines choses que l'on peut faire dans CODA mais très peu et uniquement celles prévues par CODA
(14:59:27) christine.legris: nous pouvons par exemple développé des circuits de workflow spécifiques
(14:59:33) christine.legris: ce que Eric a fait
(14:59:41) progfou: j'ajouterais que tu peux te mettre en contact avec Éric McSween si tu es volontaire pour participer à des développements autour de Coda, mais pas sûr que ça puisse se faire vu les contraintes techniques et de licence…
(14:59:50) christine.legris: mais sinon, c'est très très peu flexible à l'intérieure
(15:00:15) franck.kouyami: QUESTION : de (12:59:34) nguyen.le.duc.huy: est ce que les saisis dans CODA sont accessibles pour tout le monde ayant l'acces CODA? Meme la masque salariale?
(15:00:23) christine.legris: C'est vrai que nos projections de développement sont limités par nos ressources hommes
(15:00:36) christine.legris: s'il y a des volontaires on pourra voir plus grand ;)
(15:00:54) christine.legris: donc, développement oui, mais autour de CODA
(15:01:25) christine.legris: je ne suis pas certaine de bien comprendre la question
(15:01:41) christine.legris: tout le monde qui a un compte peut accéder à CODA
(15:02:23) christine.legris: mais les saisies sont limités par profil utilisateurs
(15:02:34) christine.legris: il y a des droits pour chaque action
(15:02:58) christine.legris: En consultation, il y a uniquement les frais de salaires qui sont bloqués
(15:03:11) christine.legris: Mais en saisie, il y a des règles pour chaque chose
(15:03:29) christine.legris: Huy, tu veux préciser ta question ?
(15:03:33) christine.legris: ou j'ai répondue ?
(15:03:49) franck.kouyami: (13:03:24) nguyen.le.duc.huy: Le comptable saisie la masque salariale d'une implantation avec les detailles sur salaires, les utilisateurs peuvent les voirs sur CODA
(15:04:08) christine.legris: non
(15:04:31) christine.legris: tout ce qui est lié à nos comptes 95* (frais de personnel) n'est visible que par les comptables
(15:05:05) franck.kouyami: C'est bon.
(15:05:21) franck.kouyami: (13:05:07) progfou: Q: une comptable d'une implantation peut-elle voir les 95* des autres implantations ? (par exemple pour savoir la masse salariale là bas)
(15:05:33) christine.legris: bonne question
(15:05:40) christine.legris: je ne suis plus certaine ...
(15:05:56) progfou: ok, donc à vérifier
(15:05:56) christine.legris: mais c'est possible que oui
(15:06:06) christine.legris: je devrai vérifier
(15:06:29) christine.legris: la gestion des droits et capacités a beaucoup changé de la V8 à la V12
(15:06:47) christine.legris: et comme notre codification va également changé début 2014
(15:07:03) christine.legris: je ne sais plus ce qui a été reporté à 2014 ...
(15:07:10) christine.legris: problème de mémoire; c'est l'âge ;)
(15:07:20) christine.legris: je poursuis
(15:07:30) christine.legris: Pièces jointes 
(15:07:37) christine.legris: Par mis les nouveautés de CODA v12, il y a la possibilité d’insérer des pièces jointes. 
(15:07:45) christine.legris: Certains de nos processus achats et comptables exigent l’insertion de pièces jointes. 
(15:07:58) christine.legris: Il a d’ailleurs été discuté sur la liste [Tech@AuF] des caractéristiques des scans pour ceux qui devaient en acheter. 
(15:08:09) christine.legris: Les caractéristiques « minimales » des scans à mettre à la disposition des comptables devraient être communiquées prochainement. 
(15:08:20) christine.legris: Nous adresserons également des règles à respecter en termes de format, mais surtout de poids des fichiers placés en pièce jointe. 
(15:08:28) christine.legris: D'ici là, la recommandation est du noir et blanc autour de 300 ppp 
(15:08:38) christine.legris: Vous aurez bien sûr compris que l’espace et les ressources nécessaires grandiront très rapidement si on ne limite pas la taille des fichiers ! 
(15:08:53) christine.legris: 2 – MESSAGES D’ERREURS ET PROBLÈMES CONNUS 
(15:09:03) christine.legris: Les messages d’erreurs ne sont pas tous très « parlants », mais on arrive généralement à déchiffrer. 
(15:09:10) christine.legris: Juste pour vous aider un peu, voici les principaux : 
(15:09:19) christine.legris: Message : « Vous ne possédez pas la capacité nécessaire à l'utilisation de l'article …» 
(15:09:28) christine.legris: Voir image sur le wiki : CODA-erreur-capacite-article.png 
(15:09:35) christine.legris: (https://wiki.auf.org/wikiteki/Projet/SemaineTech/2013/Ateliers/CODAv12) 
(15:09:55) christine.legris: Ce message veut dire qu’il n’est pas permis d’utiliser l’article en question avec le code document utilisé. 
(15:10:11) christine.legris: Des paramétrages ont été mis en place afin de limiter les actions permises selon les processus. 
(15:10:19) christine.legris: Dans Procurement (CODA-Achat), le code document choisi correspond à un processus avec ses règles dont les types d’articles que l’on peut utiliser. 
(15:10:29) christine.legris: Pourquoi indiquer des règles dans le processus et ne pas restreindre la saisie à ce qui est permis ? 
(15:10:38) christine.legris: Très bonne question ! 
(15:10:45) christine.legris: Lorsque l’on saisit selon la procédure mentionnée, avec les boutons d’actions proposés, seuls les articles permis sont disponibles. 
(15:10:55) christine.legris: Par contre, lorsque l’on utilise le menu déroulant proposé par défaut, aucun filtre n’est fait. 
(15:11:04) christine.legris: Nous n’avons trouvé aucun moyen d’empêcher cette mauvaise saisie. 
(15:11:16) christine.legris: Autre message : 
(15:11:28) christine.legris: «Le code de compte …. sur la ligne 1 livraison 1 compte 1 n’est pas valide. L'élément … n'est pas valide dans la période d'imputation de ce document. Code de compte non valide … » 
(15:11:35) christine.legris: Voir image sur le wiki : CODA-erreur-date-element.png 
(15:12:20) christine.legris: Il s'agit de la date de début ou de fin de l’imputation ou du code boursier 
(15:12:51) christine.legris: les dates de début et de fin de validité bloque absolument toutes les actions
(15:12:59) christine.legris: pas uniquement le paiement ou l'imputation
(15:13:14) christine.legris: Vous pouvez également avoir un message du type : 
(15:13:22) christine.legris: « Accès refusé … » 
(15:13:29) christine.legris: En fait, cela veut dire que vous n’avez pas accès parce que … vous n’êtes plus connecté pour cause de délais d’inactivité dépassés. 
(15:13:40) christine.legris: Visuellement, vous êtes toujours connecté et vous avez accès à tous vos menus habituels. 
(15:13:50) christine.legris: Mais lorsque vous arrivez pour faire une action, on vous indique que l’accès est refusé. 
(15:14:00) christine.legris: Ce n'est pas super ça! ;)
(15:14:16) christine.legris: Par mis les problèmes connus, voici celui que tout le monde devrait savoir. 
(15:14:23) christine.legris: Il y a plantage de CODA lors de l’utilisation du bouton retour arrière du navigateur web. 
(15:14:35) christine.legris: Ce n’est pas systématique, mais tout de même très fréquent. 
(15:14:47) christine.legris: Seul le bouton retour arrière du logiciel CODA, lorsqu’il est disponible, doit être utilisé. 
(15:14:59) christine.legris: Hé oui ! 
(15:15:16) christine.legris: Une application web qui ne sait pas gérer les boutons du navigateur web ....
(15:15:26) christine.legris: CODA sait que le bouton retour arrière du navigateur web cause fréquemment le plantage de l’application. 
(15:15:35) christine.legris: Leur recommandation est simplement de ne pas l’utiliser. 
(15:15:43) christine.legris: Pourtant, ils n’ont pas mis de bouton retour arrière dans l’application sur toutes les fenêtres … 
(15:15:58) christine.legris: Il y a quelques autres problèmes connus, mais de moindres importances. 
(15:16:05) christine.legris: Par exemple, nous avons des cumuls d'engagement qui sont faussés à cause d'un problème lors de la migration. 
(15:16:17) christine.legris: Questions ? 
(15:17:11) franck.kouyami: non non ca va 
(15:17:15) christine.legris: ok
(15:17:22) christine.legris: 3- PERSONNES RESSOURCES ET ACTEURS DANS LE SYSTÈME 
(15:17:38) christine.legris: Il y a l’alias equipe-coda@auf.org qui a été créé pour recevoir toutes les demandes; problème technique, besoin d’assistance, suggestion d’amélioration, etc. 
(15:17:49) christine.legris: Cet alias permet de joindre les principaux membres de l’équipe CODA afin que la personne la mieux placée puisse répondre. 
(15:18:00) christine.legris: Lors des formations CODA, c’est l’adresse qui a été donnée comme étant à utiliser. 
(15:18:13) christine.legris: En cas de problème, il est bien sûr possible d’utiliser simplement le centre d’assistance. Comme pour toutes les autres demandes, elles seront transmises à la personne ressource concernée. 
(15:18:34) christine.legris: Voici tout de même un aperçu de qui fait quoi actuellement 
(15:18:44) christine.legris: Jacques Ballu : chef de projet 
(15:18:51) christine.legris: Darko Stanar : gestion des serveurs CODA 
(15:19:00) christine.legris: Eric Mc Sween : gestion de la base de données, développement, reporting et paramétrage 
(15:19:10) christine.legris: Nathalie Houle : assistance aux comptables et paramétrage des modules Financials et Invoice Matching 
(15:19:22) christine.legris: Emmanuel Souy : assistance aux utilisateurs et paramétrage du module Procurement (Achat) 
(15:19:34) christine.legris: Christine Legris : gestion des comptes utilisateurs (capacités, rôles, responsabilité projet, hiérarchie), réinitialisation des mots de passe, assistance aux utilisateurs et paramétrage du module Procurement (Achat) 
(15:19:43) christine.legris: Odette Tremblay : création et gestion des codes salariés 
(15:20:01) christine.legris: Les comptables : création et gestion des comptes fournisseurs 
(15:20:13) christine.legris: Les chefs de projets (et les acheteurs) : création et gestion des imputations et des boursiers 
(15:20:21) christine.legris: Il est à noter que la gestion des comptes utilisateurs devrait être confiée à la DRH … prochainement. 
(15:20:30) christine.legris: Questions ? 
(15:20:43) christine.legris: ça vous paraît clair qui fait quoi ?
(15:20:55) franck.kouyami: REMARQUE de : (13:17:24) nguyen.le.duc.huy: A mon avis, il faut aussi restreindre les donnes d'aurpes les utilisateurs, par ex on saisie un paiement a Danang, on limite seulement les caisses/banques de Danang pour le paiement. pour l'instant le comptable peut choisir la caisse/banque d'autre implantation pour le paiement
(15:21:03) christine.legris: l'alias equipe-coda@auf.org est aussi là pour vous
(15:21:53) christine.legris: nguyen.le.duc.huy: le problème actuellement est d'arriver à cette finesse avec le paramétrage
(15:22:17) christine.legris: chaque fois que l'on veut mettre une règle en place, nous n'arrivons pas à trouver une règle qui s'applique partout
(15:22:42) christine.legris: nous voulons pouvoir tous faire mais restreindre les actions uniquement dans certains cas
(15:22:52) christine.legris: mais oui, sur le principe, tu as raison !
(15:23:31) christine.legris: l'alias equipe-coda@auf.org est là justement pour toutes ces remarques est suggestions d'amélioration
(15:23:52) christine.legris: très utile également pour avoir une réponse malgré l'absence d'une des personnes de l'équipe CODA
(15:23:57) franck.kouyami: QUESTION de (13:23:32) toto: si quelqu'un pars en mission avec un budget non-AuF, est-ce qu'il doit faire une DEM-MISSION sur CODA? si oui, comme le systeme n'accepte pas une demande avec aucune ligne, comment faire? on met une ligne par exemple perdiem avec un coût 0?
(15:24:19) christine.legris: on a bien notre rôle et notre spécialité mais on arrive à se débrouiller pour plusieurs choses afin de se remplacer un et l'autre
(15:24:46) christine.legris: oui
(15:25:02) christine.legris: la DEM-MISSION est le "droit" de se déplacer et les frais encourus
(15:25:20) christine.legris: si ce n'est pas l'AUF qui paye, il faut tout de même avoir l'autorisation de partir
(15:25:31) christine.legris: J'aurais même mis 2 lignes à 0
(15:25:55) christine.legris: une ligne billet d'avion à 0 avec, dans les commentaires : billet pris en charge par ...
(15:26:09) christine.legris: une ligne per diems à 0 avec frais de séjour pris en charge par ....
(15:26:40) christine.legris: Normalement, nous avons paramétré pour accepter les lignes à 0 mais également les lignes négatives
(15:27:03) christine.legris: oui oui, des lignes négatives pourront éventuellement être utile 
(15:27:10) christine.legris: autres questions ?
(15:27:54) christine.legris: (j'avais préparé une section rappel concernant les achats informatiques pour si nous avions trop de temps)
(15:28:02) christine.legris: je la mettrait plutôt sur le wiki
(15:28:31) christine.legris: je ne vais pas vous bombarder en 2 minutes ;)
(15:29:35) progfou: ‎[08:28:43] ‎nguyen.le.duc.huy‎: Q: peut on avoir plusieurs onglets CODA? pour instant on a 2 onglets
(15:30:04) christine.legris: Actuellement nous pouvons être connecté une seule fois à CODA; dans une seule fenêtre
(15:30:33) christine.legris: les comptables par contre ont effectivement la possibilité de se connecté sous 3 fenêtre en parallèle
(15:31:12) christine.legris: Pour les comptables uniquement, nous les avons avisés d'utiliser 3 adresses distinctes pour se connecter, ce qui leur permet d'avoir jusqu'à 3 fenêtre en parallèle
(15:31:23) christine.legris: j'ai répondu à la question ?
(15:31:33) arnaud.amelina@auf.org: =========================== FinATELIER CODA V12 ===========================================