OpenOffice est la suite bureautique adoptée par l'AUF. Son utilisation amène un certain nombre d'ajustements.

Ce projet vise à rendre inter-opérables les fichiers produits en centrale à partir de MS Excel pour qu'ils puissent être lus, modifiés et enregistrés sous OpenOffice. Ceci le temps de la transition vers l'objectif final qui est d'utiliser OpenDocument comme format de stockage et de création de tous les documents produits par l'AuF.

Cette page a pour objet de lister tous les fichiers concernés et d'étudier les mesures à prendre.

Les fichiers de l'administration « budget et finances »

L'administration « budget et finances » utilise comme outils de gestion, les logiciels MS Excel et MS Access. Il n'est pas question de remplacer ces outils de gestion pour lesquels ont été développé au sein du service depuis maintenant plus de 10 ans une grande expertise et de nombreuses spécificités métiers (base de données Access, Macros VBA et tableaux croisés dynamiques).

En revanche, il est nécessaire de faire en sorte que les 300 utilisateurs de terrains qui utilisent et utiliseront la suite bureautique OpenOffice puissent, en parfaite interopérabilité, traiter les fichiers (budgétaires) qui sont échangés entre l'administration et le terrain.

La lettre d'information interne n°188 annonce le projet validé par Mme le Recteur dans le cadre du comité de gestion des systèmes d'information de l'AUF : « dans le domaine de l'administration budget et finances, il s'agira d'assurer les moyens d'une meilleure construction budgétaire en respectant les principes d'interopérabilité entre les services centraux du budget sous excel/access et les régions sous OpenOffice ».

Le mandat de migration a été confié à la société StarXpert, spécialiste de la suite OpenOffice.org. Une première analyse des besoins a été réalisée en septembre 2006. StarXpert-fiche-intervention-Manens-2006-09-06-1.pdf

Passage sous OpenOffice

Les postes de saisie budgétaire dans les régions/implantations utilisent maintenant OpenOffice.org. Il est donc nécessaire que les fichiers de saisie soient portés sous OpenOffice.org.

Le fichier Création Implantation-projet.xls doit donc maintenant générer des fichiers Calc au lieu de fichiers Excel. Pour cela, il est également nécessaire qu'il soit porté sous OpenOffice.org.

Dans le nouveau fonctionnement, les régions enverrons les fiches de saisies au format OpenOffice.

Pour les intégrer dans le base Access, il y a deux possibilités :

• enregistrer les fiches au format MS Office. Cette opération est automatisable par une macro OpenOffice. Dans ce cas l'administrateur a deux opérations à effectuer pour intégrer les fiches :

  1. lancer une macro OpenOffice qui effectue l'enregistrement sous MS Office

  2. puis lancer l'intégration dans Access comme actuellement.
• modifier le code existant sous Access pour qu'il aille directement lire les données des fichiers Calc : cette option permet de conserver le fonctionnement actuel, en une seule étape pour l'administrateur, et sans stocker chaque fichier dans les deux formats.

Cette seconde option a été choisie.

Détail du travail côté Macro : il y a au total 1642 lignes de code dans les classeurs (dont 1156 pour le classeur de synthèse de la région). Cela sera réalisé fin août début septembre.

Recette des fichiers portés

La recette et l'analyse des fichiers portés est détaillés sur la page /RecetteFichiersBudget .

Le fichier de saisie budgétaire (par projet ou par implantation)

A. Création des fiches pour envoi aux implantations

Les pré-requis pour créer les fiches Implantations afin de les envoyer sur le terrain sont :

• Une fiche vierge contenant cinq onglets :

  • RECAP

  • FG

  • Nouveau Projet

  • Projet

  • Parametrage.

• Le ficher Excel nommé Création Implantation-projet.

La fiche vierge comme sont nom l'indique devra être complètement vidée de toutes informations, mise à part les informations de l'onglet Parametrage. Quand à l'outil proprement dit il contient la liste de tous les projets avec divers informations (Région, Implantation, Programmes...)

Pour chaque implantation l'outil va créer une copie de la fiche vierge et la renommer au nom de cette implantation. Ensuite, pour chaque projet lié a cette implantation, on va dupliquer l'onglet Projet.

Au final on obtient dans le répertoire indiqué par l'utilisateur, des sous-répertoires correspondants à chacune des régions et dans ceux-ci autant de fichiers que d'implantations pour cette région, chaque fichier portant le nom de l'implantation. Les informations concernant les projets et les implantations sont pré-saisies à la création.

B. Fiche "Paramétrage"

La fiche Parametrage contient toutes les données utiles pour la saisie dans les fiches:

• Alimentation des listes de choix
• Source de données des RECHERCHEV et RECHERCHEH

Cette fiche peut être mise à jour grâce à une macro (fichier Excel) envoyée au terrain qui permet d'ajouter des projets, projet-poste... Cet onglet est caché aux utilisateurs finaux.

C. Synthèse implantation

L'utilisateur peut a tout instant voir l'évolution de son budget en consultant la fiche RECAP de sa fiche Implantation. Sur cette fiche, un bouton (macro) qui permet de faire le total par projet de toutes les informations contenu dans ce même fichier. Cette synthèse sépare les contrats et les BSTG des autres coûts et créé un sous-total pour les Frais Généraux. Le fichier comporte aussi un second bouton (macro) pour ajouter une ligne.

Le fichier de synthèse (régionale)

Ce fichier fait partie du processus budgétaire. C'est une aide à la décision (besoin local uniquement). Il sert localement à la consolidation budgétaire régionale des fichiers saisis localement dans chaque implantation. Les synthèses région sont destinées aux directeurs de région afin de vérifier\valider les budgets des divers implantations rattachées à leurs régions.

• voici un exemple de ce fichier : exemple-synthese-region.xls

• ce fichier est créé et maintenu par la responsable de la gestion budgétaire

• il est destiné à l'unique usage de l'administrateur de bureau

1. l'administrateur de bureau reçoit de ses implantations les fichiers masques budgétaires
2. il doit placer ces fichiers dans un répertoire identifié (la macro va aller lire dans ce répertoire).
3. il active la macro du fichier qui va lire et intégrer tous les fichiers présents dans le répertoire identifié.

L'intégration de tous les fichiers permet à l'administrateur de bureau d'avoir les demandes budgétaires consolidées pour sa région et de procéder ainsi aux pré-arbitrages nécessaires.

périodicité : une à deux fois pas an. La première fois, lors du processus de construction budgétaire. Le fichier actualisé est envoyé en région par la centrale. Une seconde fois s'il y a des modifications budgétaires importantes en cours d'année : le fichier est à nouveau utilisé localement et fait la navette entre la centrale et la région.

détail du fonctionnement

Ce fichier .xls (MS Excel) contient divers onglets :

• Menu : met a disposition l'exécution des macros

• Synthèse Action : Synthèse de toute les données par action en séparant contrats et BSTG des autres coûts

• Synthèse Implantation

• Synthèse Implantation FG : uniquement pour les Frais Généraux

• Projets postes

• Contrats

• Temp : Permet de stocker toutes les données et de créer le tableau croisée Dynamique utilisé pour alimenté les synthèses. Cette feuille est masquée aux utilisateurs

L'utilisateur dispose sur l'onglet Menu de deux boutons :

• Création des Synthèses
• Figer les Dépenses et Recettes

A. Création des Synthèses

Ce bouton lance le traitement qui va créer les synthèses. La première étape est de supprimer toute donnée existante dans le fichier (procédure "DeleteAll"). Ensuite l'outil va demander à l'utilisateur où se trouvent les fiches Implantation. On va ensuite parcourir chaque fichier contenu dans ce répertoire et copier toutes les données utiles (montants en € uniquement …) dans l'onglet Temp. Enfin pour chaque « Synthèse » à générer, on va créer un tableau croisé dynamique avec les données nécessaires et copier le résultat dans l'onglet correspondant. Le chemin indiqué pour trouver les fiches « Implantations » doit contenir uniquement les fiches implantations.

B. Figer les Dépenses et Recettes

Ce bouton permet de garder l'historique des modifications apportées au Budget. Dans chaque Synthèse (sauf Contrat) se trouvent deux colonnes (Budget Avant modification – Dépenses et Recettes). Lorsque l'utilisateur choisit de figer les montants, le total des recettes et le total des dépenses va être copié dans ces colonnes. Ensuite si des changements doivent être fait sur les données, celles ci sont faites sur les fiches implantations. Enfin il faut re-générer une nouvelle fois les Synthèses (avec le bouton correspondant) et ainsi on va pouvoir voir quels changements ont été fait sur un projet poste, un projet ou une implantation (suivant la synthèse sélectionnée) et la différence entre les montants précédents et les actuels. Toutes les données se trouvent sur l'onglet Temp du fichier, les dernières valeurs traitées sont en haut de la feuille tandis que les valeurs figées se trouvent à la fin.

Les fichiers de l'administration « comptabilité et contrôle interne »

L'administration « comptabilité et contrôle interne », basée à Montréal, est responsable de la création et de la maintenance de ces fichiers.

Le fichier du Système de Comptabilité Simplifiée

Rappel du SCS

Le SCS ne concerne que le périmètre comptable. Il s'agit de simplifier la saisie comptable des petites implantations (budget < 100 K€) ne disposant pas de vrai comptable (comptabilité souvent assurée par un personnel de programme : documentation, informaticien...) :

• comptabilité de caisse
• saisie simplifie dans un tableur et non plus sur coda
• suppression des processus inutiles (bons de commande locaux...)

Une partie des données du fichier (informations comptables) sont ensuite intégrées directement dans Coda par AbdelellahAbouiza.

Conformément à ce qui avait été demandé par la DRI à la fin de l'année 2006, l'utilisation de Coda Achat est maintenue notamment pour gérer les Demandes et Commandes d'achat (informatiques).

Actuellement le SCS concerne les CNF de Bamako et Nouakchott. Les CNF de Abidjan et Conakry vont bientôt y passer. On peut imaginer que les implantations de Kinshasa, Alep, Damas et Niamey qui n'ont jamais été connectées à Coda y passeront également un jour.

Utilisation d'OpenOffice.org

• Le fichier initial du SCS était sous format .XLS et comprenait une macro
• Après analyse, il s'avère que la macro n'est pas utile (c'était une macro résidente du template du fichier mais n'avait rien à voir avec le processus du SCS)

• Le fichier tel quel peut donc être rempli avec OpenOffice.org

• L'ACCI (Nathalie Houle) et AbdelellahAbouiza vont travailler ensemble pour faire le template du fichier sous OpenOffice.org

Autres fichiers annexes de la comptabilité

Ces fichiers ont été migré sont OpenOffice (Merci Nathalie) :

• C-0171-Modèle-Annexe-avances-sur-salaires-XX1-2007-07.ods

• Modèle-Conciliation-bancaire.ods

D'autres sont à venir...

Les fichiers de l'administration des ressources humaines

Le fichier de suivi des congés

Ce fichier est préparé et maintenu par l'assistante de direction des ressources humaines, sa première version a été adressé le 23 mars 2007.

Il est destiné à l'unique usage de l'administrateur de bureau ou des responsables RH.

Bien qu'il ait été initialement créé sous Excel, il a été adressé au format OpenDocument (.ods) avec la mention d'utiliser le fichier sous - et uniquement sous - OpenOffice.

Voici le gabarit des fichiers pré-renseignés qui ont été adressés :

Les formulaires administratifs

Les formulaires administratifs autorisés par l’Administration des ressources humaines sont disponibles sur l'Intranet.

Deux d'entre eux sont déjà disponibles directement au format OpenDocument :

• Attestation d’absence

• Demande de congés

Les autres fichiers sont déjà parfaitement lisibles sous OpenOffice, mais il reste encore à les convertir au format OpenDocument :

• Formulaire d’auto-appréciation 2006 (on peut prévoir que le formulaire 2007 sera lui disponible au format OpenDocument)

• Identification des besoins de formation par l’employé (idem)

• Fiches signalétiques :
  • Employé expatrié
  • Employé local (implantation régionale) et Services centraux de Paris
  • Services centraux de Montréal
• Demande de paiement pour permanence

Les autres fichiers...