OpenOffice est la suite bureautique adoptée par l'AUF. Son utilisation amène un certain nombre d'ajustements.

Ce projet vise à rendre inter-opérables les fichiers produits en centrale à partir de MS Excel pour qu'ils puissent être lus, modifiés et enregistrés sous OpenOffice. Ceci le temps de la transition vers l'objectif final qui est d'utiliser OpenDocument comme format de stockage et de création de tous les documents produits par l'AuF.

Cette page a pour objet de lister tous les fichiers concernés et d'étudier les mesures à prendre.

Les fichiers de l'administration « budget et finances »

L'administration « budget et finances » utilise comme outils de gestion, les logiciels MS Excel et MS Access. Il n'est pas question de remplacer ces outils de gestion pour lesquels ont été développé au sein du service depuis maintenant plus de 10 ans une grande expertise et de nombreuses spécificités métiers (base de données Access, Macros VBA et tableaux croisés dynamiques).

En revanche, il est nécessaire de faire en sorte que les 300 utilisateurs de terrains qui utilisent et utiliseront la suite bureautique OpenOffice puissent, en parfaite interopérabilité, traiter les fichiers (budgétaires) qui sont échangés entre l'administration et le terrain.

La [http://intranet.auf/docs/uploads/g-0490-lii-188.pdf lettre d'information interne n°188] annonce le projet validé par Mme le Recteur dans le cadre du comité de gestion des systèmes d'information de l'AUF : « dans le domaine de l'administration budget et finances, il s'agira d'assurer les moyens d'une meilleure construction budgétaire en respectant les principes d'interopérabilité entre les services centraux du budget sous excel/access et les régions sous OpenOffice ».

Le fichier de saisie budgétaire (par projet ou par implantation)

Ce fichier comporte deux macros.

Le fichier de synthèse (régionale)

Ce fichier fait partie du processus budgétaire. C'est une aide à la décision (besoin local uniquement). Il sert localement à la consolidation budgétaire régionale des fichiers saisis localement dans chaque implantation.

• ce fichier est créé et maintenu par la responsable de la gestion budgétaire

• il est destiné à l'unique usage de l'administrateur de bureau

1. l'administrateur de bureau reçoit de ses implantations les fichiers masques budgétaires
2. il doit placer ces fichiers dans un répertoire identifié (la macro va aller lire dans ce répertoire).
3. il active la macro du fichier qui va lire et intégrer tous les fichiers présents dans le répertoire identifié.

L'intégration de tous les fichiers permet à l'administrateur de bureau d'avoir les demandes budgétaires consolidées pour sa région et de procéder ainsi aux pré-arbitrages nécessaires.

périodicité : une à deux fois pas an. La première fois, lors du processus de construction budgétaire. Le fichier actualisé est envoyé en région par la centrale. Une seconde fois s'il y a des modifications budgétaires importantes en cours d'année : le fichier est à nouveau utilisé localement et fait la navette entre la centrale et la région.

Les fichiers de l'administration « comptabilité et contrôle interne »

L'administration « comptabilité et contrôle interne », basée à Montréal, est responsable de la création et de la maintenance de ces fichiers.

Le fichier de comptabilité simplifiée

Ce fichier est utilisé dans plusieurs CNF (liste à fournir).

Ce fichier sert ensuite à intégrer directement les informations comptables dans Coda sous la supervision d'AbdelellahAbouiza.

(...)

Les fichiers de l'administration des ressources humaines

Le fichier de suivi des congés

Ce fichier est préparé et maintenu par l'assistante de direction des ressources humaines, sa première version a été adressé le 23 mars 2007.

Il est destiné à l'unique usage de l'administrateur de bureau ou des responsables RH.

Bien qu'il ait été initialement créé sous Excel, il a été adressé au format OpenDocument (.ods) avec la mention d'utiliser le fichier sous - et uniquement sous - OpenOffice.

Voici le gabarit des fichiers pré-renseignés qui ont été adressés :

Les formulaires administratifs

Les formulaires administratifs autorisés par l’Administration des ressources humaines sont disponibles sur [http://intranet.auf/article39.html l'Intranet].

Deux d'entre eux sont déjà disponibles directement au format OpenDocument :

• [http://intranet.auf/docs/dafi/b-0112-attestation-absence-form-2004-02.odt Attestation d’absence]

• [http://intranet.auf/docs/uploads/b-0112-formulaire-autorisation-conges.odt Demande de congés]

Les autres fichiers sont déjà parfaitement lisibles sous OpenOffice, mais il reste encore à les convertir au format OpenDocument :

• Formulaire d’auto-appréciation 2006 (on peut prévoir que le formulaire 2007 sera lui disponible au format OpenDocument)

• Identification des besoins de formation par l’employé (idem)

• Fiches signalétiques :
  • Employé expatrié
  • Employé local (implantation régionale) et Services centraux de Paris
  • Services centraux de Montréal
• Demande de paiement pour permanence

Les autres fichiers...