Calendrier de migration

Calendrier technique

Mise en œuvre assurée par NEOS-SDI

Mise en œuvre dans les services centraux (et DRA)

Mise en œuvre en régions

Procédure de migration des boîtes à courriels

Document de référence : Procédure Neos-SDI

Les étapes :

1. préparer les fichiers csv par lots (limiter à xx comptes par fichiers) pour intégration dans Office 365

2. vérifier que les comptes à migrer existent bien en production et possèdent une licence Exchange (la licence éducation suffit à ce niveau)
3. lancer le lot de synchros
4. informer les Techs locaux et les référents concernés de la date de migration
   • leur demander au passage de désactiver les optimisations (interceptions locales) pour le domaine @auf.org, faute de quoi les courriels locaux n'arriveraient pas dans Office 365 par la suite
5. envoyer leurs infos de connexion à Office 365 aux personnes des lots concernés :
   • nom d'utilisateur
   • mot de passe initial généré à la création du compte
   • URL de connexion
   • date de migration
   • l'utilisateur peut déjà :
     • accéder à Office 365 et changer son mot de passe

     • installer et configurer Outlook sur son poste (macOS ou MS-Windows), au besoin avec l'aide du Tech local à condition de disposer de la bonne licence (E5) !!

6. suivre les synchros des BAL (interface admin Office 365) :
   • corriger les échecs ou les ignorer explicitement (certains cas ne sont pas corrigeables)
   • s'assurer que toutes les boîtes ont été synchronisées
7. Jour J : bascule
   • interface admin Office 365, pour chaque compte à migrer :
     • attribution d'une licence E5 (si ce n'est pas encore fait)

     • le sortir du groupe utilisateurs_non_migrés

     • vérifier qu'il a bien son adresse technique SMTP prenom.nom@auforg.onmicrosoft.com (dans Propriétés d'Exchange > Adresse de courrier)

     • s'assurer que tout cela est bien en place (délai de mise en place) en rechargeant l'interface admin (plusieurs fois au besoin, en patientant quelques minutes)

   • interface de gestion des comptes @auf.org

     • modifier la redirection des comptes et les pointer vers @auforg.onmicrosoft.com : ex. mnombre.test@auf.org --> mnombre.test@auforg.onmicrosoft.com

     • vérifier que les synchros de BdD AUF se sont bien passées (cf rapports reçus par courriel)
     • suivre les logs de messagerie pour s'assurer que les courriels sont bien renvoyés vers Office 365
       • message test envoyé hors Office 365 (compte AUF non migré, autres messagerie non AUF)
       • message test envoyé par un utilisateur déjà migré
   • valider avec l'utilisateur et le Tech local que tout se passe bien de leur côté
8. attendre 24 heures pour que les derniers messages passés entre 2 synchros soient bien arrivés dans Office 365
9. arrêter la synchro

Accès via Thunderbird

1. Ajout du compte de courriels : suivre la procédure standard d'ajout de compte dans TB. L'autoconfig a été ajustée pour AUF365 (domaine auforg.microsoft.com), tout devrait donc être transparent une fois le compte basculé vers Office365 ; un aperçu des paramètres est disponible pour les comptes déjà migrés

2. Carnet d'adresses et agenda : installer le plugin EWS (Téléchargement)

   • ajout de l'agenda

     • connexion avec la messagerie (boutons Accepter/Refuser..)

   • ajout du carnet d'adresse : ouvrir la fenêtre "Carnet d'adresses" et cliquer sur l'onglet "Ajouter un fichier de contacts Exchange" (onglet pas très bien visible).

• A tester : MesQuilla

• Tout semble bien dit ici : https://docs.cs.cf.ac.uk/notes/thunderbird-email-application/ ! En résumé, on a de 2 plugins :

  • Ajout du compte de courriels et du carnet d'adresse ExQuilla (rechercher et installer directement depuis l'interface de gestion des extensions de TB)

    • Finalement : trop lourd, plante mon Thunderbird (en tout cas avec ma boîte qui est énorme, sur le test il n'y avait eu aucun soucis) !

    • Il faut mieux passer par la méthode habituelle (cf ci-dessus)

  • Carnet d'adresses et agenda : EWS (Dernière version)