Procédure de migration technique vers Office 365

Document de référence : Procédure Neos-SDI

Prérequis techniques

• à effectuer par MoussaNombré ou JeanChristopheAndré :

  • préparer les lots de migration à partir du modèle de fichier CSV de synchro de BALs

• à effectuer par le GroupeAdminOffice365, pour tous les comptes à migrer s'assurer que :

  • qu'ils existent bien en production, les créer le cas échéant

  • qu'ils possèdent une licence qui donne accès à Exchange :

    • soit « Office 365 E5 Éducation pour les enseignants » (choix général ; permet aussi d'installer Outlook et Office sur le poste de travail)

    • soit « Office 365 Éducation pour les enseignants » (choix pour des cas particuliers ; suffit pour utiliser la messagerie en mode web)

  • pensez à afficher les détails de la licence pour désactiver la plupart des modules et ne laisser que ceux listés sur Office365/CréationDeCompte#utilisateur

  • qu'ils ont bien tous une adresse technique SMTP prenom.nom@auforg.onmicrosoft.com

  • dans le panneau de modification de l'utilisateur, aller dans Propriétés d'Exchange > Adresse de courrier

  • qu'ils sont dans le groupe « utilisateurs non migrés »

  • ce groupe applique à ses utilisateurs une politique de messagerie qui renvoie tous les courriels reçus vers les serveurs de l'AUF ; cela garantit que les messages qui leur seront adressés depuis Office 365 — donc par des utilisateurs déjà migrés — arriveront bien dans leur boîtes habituelle, en attendant la bascule

Communication

• à effectuer par le GroupeAdminOffice365, pour tous les comptes à migrer :

  • jour J-7 (au moins) : informer les référents, les utilisateurs et les Techs concernés (en particuliers locaux) de la date de migration

  • demander également aux Techs locaux de désactiver les optimisations pour le domaine @auf.org (interceptions pour éviter le grand tour par les MX @auf.org) sur leur serveur local de messagerie, faute de quoi les courriels internes à l'implantation ne partiraient pas vers Office 365 comme il se doit

  • jour J-1 (au plus tard) : envoyer une communication aux personnes qui seront migrées, contenant en particulier leurs informations de connexion

  • modèle de courriel :

    Tel que planifié, nous procéderons le JJ/MM/2017 à la migration de votre boîte de messagerie vers Office 365.
    
    Aussi avons-nous le plaisir de vous transmettre dès à présent vos informations d'accès à la plateforme Office 365 :
    
    - Page de connexion : https://portal.office.com/
    - Nom d’utilisateur : prenom.nom@auf.org
    - Mot de passe temporaire : XXXXXX
    
    Vous pourrez ainsi vous y connecter une première fois pour y changer votre mot de passe — nous vous suggérons ici d'utiliser le même que sur ID.AUF — en attendant votre formation le JJ/MM/2017.
    
    À noter que vous ne trouverez pas forcément la totalité de vos messages dans votre boîte de messagerie le jour de la bascule. Cela est normal et il faut parfois attendre jusqu'à 48 heures avant que la synchronisation ne soit complète.
    
    
    Si vous disposez d'un poste sous Windows ou macOS, ou d'un téléphone intelligent, vous pouvez également y installer et configurer Microsoft Outlook (cf document joint). Rappelez-vous d'utiliser prenom.nom@auf.org comme nom d'utilisateur.
    
    En cas de besoin, les équipes informatiques locale et Office 365 sont à votre disposition.
    Vous pouvez aussi nous contacter via l'adresse assistance-informatique@auf.org.
    
    Cordialement, l'équipe des administrateurs Office 365.

  • le mot de passe temporaire est généré à la création du compte (voir PierreRichardThomas ou WillyManga)

  • il faut disposer d'une licence de type E5 pour pouvoir installer Outlook ou Office sur son poste

  • Document de configuration de Outlook

Synchronisation des boîtes aux lettres

• à effectuer par le GroupeAdminOffice365 :

  • aller dans Administration > Centres d'administration > Exchange > destinataires > migration

  • lancer le(s) lot(s) de migration correspondant

  • sélectionner un lot, puis cliquer sur le triangle penché (bouton “play”)

  • suivre la migration des boîtes

  • sélectionner un lot, puis cliquer sur « Afficher les détails »

    • corriger les échecs ou les ignorer explicitement (certains cas ne sont pas corrigeables)
    • s'assurer que toutes les boîtes ont été synchronisées

Jour J : bascule

• à effectuer par le GroupeAdminOffice365, pour tous les comptes à migrer :

  • sortir le compte du groupe « utilisateurs non migrés » et l'ajouter au groupe « utilisateurs déjà migrés »

  • Attendre 1 heure avant de continuer¹

• à effectuer par PierreRichardThomas ou WillyManga, pour tous les comptes à migrer :

  • faire la redirection des courriels vers Office 365 via l'interface de gestion des comptes @auf.org :

    • modifier la redirection des comptes pour les faire pointer vers @auforg.onmicrosoft.com au lieu de @xx.auf.org

    • exemple : mnombre.test@ca.auf.org devient mnombre.test@auforg.onmicrosoft.com

    • attendre au moins 10 minutes que toutes les synchros aient propagé ce changement dans nos systèmes

• à effectuer par le GroupeAdminOffice365, pour tous les comptes à migrer :

  • effectuer quelques tests d'envoi de courriels :
    • message test envoyé par un utilisateur AUF déjà migré
    • message test envoyé par un utilisateur hors AUF (compte Gmail, Yahoo, etc)
    • message test envoyé par un utilisateur AUF non migré de la même implantation (cas spécial d'optimisation des courriels internes à une implantation)
    • se faire confirmer bonne réception des 3 tests par l'utilisateur
  • 48 heures après, vérifier que la synchronisation Microsoft est complète et recontacter l'utilisateur pour s'assurer que tout va bien
  • arrêter la synchro

Finitions

• à effectuer par les Techs locaux et/ou le GroupeRéférentOffice365, pour tous les comptes à migrer :

  • vérifier que les messages arrivent bien dans la boîte Office 365
  • assister éventuellement l'utilisateur dans l'installation de Microsoft Outlook sur son poste et/ou son téléphone intelligent professionnel

  • migrer l'agenda :

    • exporter l'agenda depuis SOGo

    • importer le fichier .ics obtenu dans Office 365

  • migrer les contacts :

  • procédure à définir…

  • en attendant la procédure… à noter qu'il existe cet outil pour une conversion manuelle : http://frontal.auf.org/cgi-bin/tb2ol