Procédure de migration des boîtes à courriels vers Office 365

Document de référence : Procédure Neos-SDI

Les étapes :

  1. PRÉREQUIS TECHNIQUES

    1. préparer les fichiers CSV de synchros de BAL pour intégration dans Office 365 => Moussa ou JC

    2. vérifier que :
      • les comptes à migrer existent bien en production

        • si ça n'est pas le cas : générer un fichier CSV pour créer les comptes manquant via l'administration Office 365 lien à venir

      • les comptes à migrer possèdent une licence Exchange :
        • le choix doit être :

          • E5 quand il faut pouvoir installer Outlook sur le poste de travail

          • Éducation sinon

        • penser à ne laisser activé que les modules autorisés pour cette première phase de migration :

          • Azure Active Directory (E5 & Education)

          • Skype Entreprise Cloud PBX (E5)
          • Skype Entreprise PSTN Conf (E5)

          • SharePoint (E5 & Education)

          • Skype Entreprise (E5 & Education)

          • Exchange Online (E5 & Education)

      • les comptes sont dans le groupe « utilisateurs non migrés »

      • les comptes ont bien tous une adresse technique SMTP prenom.nom@auforg.onmicrosoft.com (dans Propriétés d'Exchange > Adresse de courrier)

  2. COMMUNICATION
    1. informer les Techs locaux concernés de la date de migration
      • leur demander au passage de désactiver les optimisations (interceptions locales) pour le domaine @auf.org sur leur serveur (faute de quoi les courriels locaux n'arriveraient pas dans Office 365 par la suite)
    2. envoyer aux personnes concernées leurs infos de connexion à Office 365 :
      • date de migration

      • URL de connexion : https://portal.office.com/

      • nom d'utilisateur
      • mot de passe initial généré à la création du compte
      • l'utilisateur peut déjà :
        • accéder à Office 365 et changer son mot de passe
        • installer et configurer Outlook sur son poste (macOS ou MS-Windows), au besoin avec l'aide du Tech local (à condition de disposer d'une licence E5)

      • informer l'utilisateur qu'il n'aura peut-être pas tous ses courriels dans sa boîte le jour de la bascule ; il faut parfois jusqu'à 48 heures pour que la synchronisation de Microsoft soit complète

  3. SYNCHRONISATION DES BOÎTES
    1. lancer le lot de synchros correspondant
    2. suivre les synchros des BAL (interface admin Office 365) :
      • corriger les échecs ou les ignorer explicitement (certains cas ne sont pas corrigeables)
      • s'assurer que toutes les boîtes ont été synchronisées
  4. BASCULE VERS OFFICE 365
    1. Jour J : bascule
      • interface admin Office 365, sortir chaque compte à migrer du groupe « utilisateurs non migrés » et l'ajouter au groupe « utilisateurs déjà migrés »

      • faire la redirection des courriels vers Office 365 via l'interface de gestion des comptes @auf.org :

        • modifier la redirection des comptes pour les faire pointer vers @auforg.onmicrosoft.com

        • attendre au moins 10 minutes que toutes les synchros aient propagé ce changement dans nos systèmes
      • effectuer quelques tests d'envoi de courriels :
        • message test envoyé par un utilisateur AUF déjà migré
        • message test envoyé par un utilisateur hors AUF (compte Gmail, Yahoo, etc)
        • message test envoyé par un utilisateur AUF non migré de la même implantation (cas spécial d'optimisation des courriels internes à une implantation)
        • se faire confirmer bonne réception des 3 tests par l'utilisateur
    2. 48 heures après, s'assurer que la synchronisation Microsoft est complète et recontacter l'utilisateur pour s'assurer que tout va bien
    3. arrêter la synchro