Procédure de migration des boîtes à courriels vers Office 365

Document de référence : Procédure Neos-SDI

Les étapes :

  1. préparer les fichiers csv par lots pour intégration dans Office 365 => Moussa ou JC

  2. vérifier que :
    • les comptes à migrer existent bien en production
    • les comptes à migrer possèdent une licence Exchange :

      • le choix doit être E5 quand il faut pouvoir installer Outlook sur le poste de travail, Éducation sinon

      • penser à ne laisser activé que les modules autorisés pour cette première phase de migration :

        • Azure Active Directory (E5 & Education)

        • Skype Entreprise Cloud PBX (E5)
        • Skype Entreprise PSTN Conf (E5)

        • SharePoint (E5 & Education)

        • Skype Entreprise (E5 & Education)

        • Exchange Online (E5 & Education)

  3. lancer le lot de synchros
  4. informer les Techs locaux et les référents concernés de la date de migration
    • leur demander au passage de désactiver les optimisations (interceptions locales) pour le domaine @auf.org, faute de quoi les courriels locaux n'arriveraient pas dans Office 365 par la suite
  5. envoyer leurs infos de connexion à Office 365 aux personnes des lots concernés :
    • nom d'utilisateur
    • mot de passe initial généré à la création du compte
    • URL de connexion
    • date de migration
    • l'utilisateur peut déjà :
      • accéder à Office 365 et changer son mot de passe

      • installer et configurer Outlook sur son poste (macOS ou MS-Windows), au besoin avec l'aide du Tech local

  6. suivre les synchros des BAL (interface admin Office 365) :
    • corriger les échecs ou les ignorer explicitement (certains cas ne sont pas corrigeables)
    • s'assurer que toutes les boîtes ont été synchronisées
  7. Jour J : bascule
    • interface admin Office 365, pour chaque compte à migrer :
      • attribution d'une licence E5 (si ce n'est pas encore fait)
      • le sortir du groupe « utilisateurs non migrés » et l'ajouter au groupe « utilisateurs déjà migrés »

      • vérifier qu'il a bien son adresse technique SMTP prenom.nom@auforg.onmicrosoft.com (dans Propriétés d'Exchange > Adresse de courrier)

      • s'assurer que tout cela est bien en place (délai de mise en place) en rechargeant l'interface admin (plusieurs fois au besoin, en patientant quelques minutes)

    • interface de gestion des comptes @auf.org

      • modifier la redirection des comptes et les pointer vers @auforg.onmicrosoft.com : ex. mnombre.test@auf.org --> mnombre.test@auforg.onmicrosoft.com

      • vérifier que les synchros de BdD AUF se sont bien passées (cf rapports reçus par courriel)
      • suivre les logs de messagerie pour s'assurer que les courriels sont bien renvoyés vers Office 365
        • message test envoyé hors Office 365 (compte AUF non migré, autres messagerie non AUF)
        • message test envoyé par un utilisateur déjà migré
    • valider avec l'utilisateur et le Tech local que tout se passe bien de leur côté
  8. attendre 24 heures pour que les derniers messages passés entre 2 synchros soient bien arrivés dans Office 365
  9. arrêter la synchro