La notion de « groupe » sur la plateforme de Microsoft distingue plusieurs catégories :

• les groupes de sécurité : pour attribuer des droits

• les listes de distribution : pour diffuser (et éventuellement partager un agenda => à vérifier)

• les boîtes partagées : pour archiver, diffuser et partager un agenda (à re-vérifier)
• les groupes Office 365, aussi appelés groupes Outlook dans Exchange : fourre-tout de fonctionnalités (partage de messagerie, d'agendas, de fichiers, de sites web, de données d'applications, et on ne sait quoi d'autres encore)

Définitions

Groupes de sécurité

Ils permettent de classer un groupe de personne dans une entité à laquelle on pourra affecter des permissions particulières.

Listes de distribution

Les listes de distribution sont à proscrire. Il faut leur préférer les groupes office 365 ...

• Attention : c'est le message de Microsoft dans son interface d'administration (sauf qu'il ne dit pas « proscrire » mais encourage à convertir), mais je n'ai encore vu aucun argumentaire dans ce sens. Ce que j'ai vu par contre, c'est qu'on utilise les listes de distribution pour « utilisateurs non migrés » par exemple, et que ce concept suffit pour reprendre nos alias, apparemment avec possibilité de permission d'utiliser l'adresse comme expéditeur (à condition de l'avoir simplement autorisé). -- ProgFou

Boîtes partagées

Elles permettent d'exploiter par un groupe de personne une adresse commune — et un agenda commun — mais ne pourront lire et répondre à cette adresse que les personnes du même groupe.

• Par défaut. Car on peut attribuer des droits sur toute adresse partout dans Exchange. -- ProgFou

Groupe Office 365

Un groupe Office 365 permet d'avoir plusieurs outils exploitables par plusieurs personnes.

• C'est vraiment un gros fourre-tout et il faut l'étudier avant de se lancer dans cette notion. -- ProgFou

• boite aux lettres commune (Echange)
• agenda partagée (Exchange)

• fichiers et sites web partagés (SharePoint)

• toutes sortes d'autres partages liés aux autres applications dans Office 365

Procédures

Nomenclature

L'adresse (électronique) d'un groupe sera créée de la sorte : aaa-xxx-bbb-ccc-ddd@auf.org où:

• aaa : nom du service, du département, d'une ressource matérielle

• xxx : est optionnel. Il permet en cas de présence de plusieurs éléments similaires de les classer par numéro

• bbb: nom de la ville où se trouve le ou les responsables

• ccc : code pays

Exemple.

• Si on veut créer une adel de groupe pour les comptables à Yaoundé ça sera comptabilite-yaounde-cm@auf.org

• Le service de communication basé à Paris communication-paris-fr@auf.org

• la deuxième visio qui se trouve à la direction régionale à Dakar : visio-2-dakar-sn@auf.org

Pour les besoins transversaux et qui ne sont pas liés à une ville on peut utiliser le terme global dans l'adresse. Exemple

• l'équipe des comptables de l'AUF : comptabilite-global@auf.org

• l'équipe technique de l'agence technique-global@auf.org

Cycle de vie des groupes Office 365

Le groupe est créé par un des « administrateurs Office 365 » après demande envoyée à assistance-informatique@auf.org

La demande doit comporter :

• le nom d'affichage souhaité
• une brève description
• le nom du gestionnaire du groupe
• préciser si les ressources du groupe doivent être accessibles uniquement aux membres ou consultables par l'ensemble des collègues
• préciser le cas échéant si des personnes doivent pouvoir envoyer des courriels avec l'adresse du groupe

La suppression se passe de la même façon en s'adressant au support.

Qui reçoit la possibilité d'envoi de messages avec l'adresse du groupe ou « de la part du » groupe ?

• C'est précisé lors de la demande, non ? Je ne vois pas l'intérêt d'intervenir dans ce choix à notre niveau. -- ProgFou

Gestion des groupes Office 365

Délégations

Avec les groupes « Office 365 » et « boîtes partagées » il est possible d'attribuer aux membres des fonctions de délégation.

• Envoyer en tant que…
• Envoyer de la part de…

Droit de gestion des groupes de messagerie pour un administrateur

Pour qu'un administrateur puisse gérer les groupes de messagerie, il doit (apparemment) disposer d'une licence Exchange.

Afin de donner ce droit à un administrateur, sans pour autant lui mettre en place un service complet de messagerie, on configurera son compte comme suit :

• se connecter sous un compte administrateur d'utilisateurs ;

• sélectionner la licence Office 365 Éducation pour les enseignants, en n'activant que le module Exchange Online (plan 1)

• attendre « un peu » que le service Echange se mette en place sur ce compte…

• aller dans Paramètres du courrier pour configurer comme suit :

  • Transfert des courriers : activer pour renvoyer vers l'adél prenom.nom@auf.org officielle

  • Réponses automatiques : activer puis désactiver (pour que ça apparaisse bien désactivé)

  • Applications de courrier : tout décocher (on ne veut pas accéder à cette boîte aux lettres)

  • aller dans Autres paramètres > Modifier les propriétés d’Exchange pour configurer comme suit :

    • Général : cocher Masqué dans les listes d'adresses, pour ne pas apparaître dans la GAL

Informer l'administrateur qu'il dispose maintenant du droit de gestion des groupes de messagerie, mais qu'il ne doit pas utiliser les autres fonctionnalités apparues sur son compte (liées à l'ajout de la licence).

• ATTENTION Après avoir utilisé cette procédure, j'ai perdu des droits au niveau de la gestion des lots dans Echange ! Donc je suis revenu en arrière pour le moment… -- ProgFou

Suppression des droits de gestion des groupes pour un utilisateur

à compléter…