La notion de «groupe» sur la plateforme de MS distingue plusieurs catégories:

• les groupes office 365
• les boîtes partagées
• les groupes de sécurité
• les listes de distribution

Définitions

Groupe office 365

Un groupe office permet d'avoir plusieurs outils exploitables par plusieurs personnes :

• boite aux lettres commune
• agenda partagée

Boîtes partagées

Elles permettent d'exploiter par un groupe de personne une adresse générique mais ne pourront lire et répondre à cette adresse que les personnes du même groupe.

Groupes de sécurité

Ils permettent de classer un groupe de personne dans une entité à laquelle on pourra affecter des permissions particulières.

Listes de distribution

Les listes de distribution sont à proscrire. Il faut leur préférer les groupes office 365 ...

Procédures

Nomenclature

L'adresse (électronique) d'un groupe sera créée de la sorte : aaa-xxx-bbb-ccc-ddd@auf.org où:

• aaa : nom du service, du département, d'une ressource matérielle

• xxx : est optionnel. Il permet en cas de présence de plusieurs éléments similaires de les classer par numéro

• bbb: nom de la ville où se trouve le ou les responsables

• ccc : code pays

Exemple.

• Si on veut créer une adel de groupe pour les comptables à Yaoundé ça sera comptabilite-yaounde-cm@auf.org

• Le service de communication basé à Paris communication-paris-fr@auf.org

• la deuxième visio qui se trouve à la direction régionale à Dakar : visio-2-dakar-sn@auf.org

Pour les besoins transversaux et qui ne sont pas liés à une ville on peut utiliser le terme global dans l'adresse. Exemple

• l'équipe des comptables de l'AUF : comptabilite-global@auf.org

• l'équipe technique de l'agence technique-global@auf.org

Cycle de vie des groupes

Le groupe est créé par un des «administrateurs office» après demande envoyée à assistance-informatique@auf.org

La demande doit comporter :

• le nom voulu
• une brève description
• préciser si les ressources du groupe doivent être accessibles uniquement aux membres ou consultables par l'ensemble des collègues
• le nom du gestionnaire du groupe
• préciser le cas échéant si des personnes doivent pouvoir envoyer des courriels avec l'adresse du groupe

La suppression se passe de la même façon en s'adressant au support.

Qui reçoit la possibilité d'envoi de messages avec l'adresse du groupe ou «de la part du» groupe ?

Gestion des groupes Office 365

Délégations

Avec les groupes :«office 365» et «boîtes partagées» il est possible d'attribuer aux membres des fonctions de délégation.

• envoyer en tant que ...
• envoyer de la part de ...

Droit de gestion des groupes de messagerie pour un administrateur

Pour qu'un administrateur puisse gérer les groupes de messagerie, il doit (apparemment) disposer d'une licence Exchange.

Afin de donner ce droit à un administrateur, sans pour autant lui mettre en place un service complet de messagerie, on configurera son compte comme suit :

• se connecter sous un compte administrateur d'utilisateurs ;

• sélectionner la licence Office 365 Éducation pour les enseignants, en n'activant que le module Exchange Online (plan 1)

• attendre « un peu » que le service Echange se mette en place sur ce compte…

• aller dans Paramètres du courrier pour configurer comme suit :

  • Transfert des courriers : activer pour renvoyer vers l'adél prenom.nom@auf.org officielle

  • Réponses automatiques : activer puis désactiver (pour que ça apparaisse bien désactivé)

  • Applications de courrier : tout décocher (on ne veut pas accéder à cette boîte aux lettres)

  • aller dans Autres paramètres > Modifier les propriétés d’Exchange pour configurer comme suit :

    • Général : cocher Masqué dans les listes d'adresses, pour ne pas apparaître dans la GAL

Informer l'administrateur qu'il dispose maintenant du droit de gestion des groupes de messagerie, mais qu'il ne doit pas utiliser les autres fonctionnalités apparues sur son compte (liées à l'ajout de la licence).

Suppression des droits de gestion des groupes pour un utilisateur

à compléter…