Explications pour bien remplir le fichier de l'Inventaire informatique

Pour toute question, merci de contacter Christine Legris.

La procédure d'inventaire 2010 est lancée. Pour rappel, il s'agit de faire l'inventaire et le suivi des postes de travail et des serveurs constituants le patrimoine informatique de l'AuF.

La procédure d'inventaire consiste à mettre à jour une feuille de calcul OOo Calc comportant les informations essentielles des postes de travail et serveurs sous votre gestion (matériel, système d'exploitation, usage). Le fichier se présente sous forme d'un tableau de 24 colonnes (A à X). Il est pré-rempli avec les informations de l'Inventaire réalisé en 2009.

Remarques :

Nouveauté :

Détails des colonnes

A : Bureau

Vous devez indiquer le bureau de rattachement de l'implantation concernée. (Ex : BECO)

B : Code Implantation

Vous devez indiquer le code alphanumérique de l'implantation concernée tel qu'utilisé dans CODA. (Ex : SN1 pour Dakar)

C : Implantation

Vous devez indiquer le nom de la ville dans laquelle l'implantation concernée est installée. (Ex : Niamey)

D : Type implantation

Vous devez indiquer le type de l'implantation en se référant aux types proposés comme choix de réponse pour cette colonne :

Choix de réponse:

Antenne

Bureau

CAI

Centrale

CNF

Délégation

Institut

E : No Immobilisation

C'est le numéro d'immobilisation tel qu'il apparaît sur l'étiquette auto-collante que vous a fourni la comptabilité et que vous avez apposée sur le bien informatique en question.
Ce numéro est composé du code implantation suivi de la lettre " I " puis d'un décompte numérique (Ex: VN1 I0055)

Tout équipement informatique dont on suit l'inventaire doit avoir une étiquette. La personne qui tient la comptabilité de votre implantation doit suivre de son côté un fichier d'inventaire global des biens de l'implantation dans lequel doit être suivi également les biens informatiques. C'est l'occasion de vérifier avec elle que vos listes concordent.
Note: le No d'immobilisation n'est pas « essentiel » pour l'inventaire informatique mais il facilite le suivi et permet de répondre aux questions administratives.

F : Localisation du poste

Il s'agit d'indiquer précisément un repère de localisation du matériel. Par exemple, le numéro ou le nom de la salle dans laquelle se trouve le matériel en question.

G : Année Acquisition

C'est l'année d'achat par l'AUF du bien informatique. Si le matériel a été acheté par un tiers (ex : l'université d'accueil, une ambassade, une société), il vous faut l'indiquer dans la rubrique Observations ou commentaires décrite plus bas. Si le poste a été acheté d'occasion, indiquez l'année estimée de fabrication si vous la connaissez, sinon, indiquez l'année d'acquisition.

H : Type

Il s'agit d'indiquer le type du bien informatique en se référant au 3 types suggérés. Un menu déroulant est proposé pour faciliter votre saisie.

Les biens informatiques qui ne correspondent pas à l'un de ces 3 types ne doivent pas être renseignés dans le présent inventaire."

Choix de réponse :

PC

poste fixe, tour, shuttle, mini, etc.

Portable

y compris tablette PC

Serveur

toute machine montée en serveur (un PC peut être monté en serveur)

I : Marque

Il s'agit d'indiquer la marque du matériel. Ex : ASUS, Sony, Fujitsu. S'il s'agit d'un clone, indiquer bien ***CLONE***

Un menu déroulant avec les principales marques vous est proposé. Merci, lorsque possible, de sélectionner la marque à l'aide du menu déroulant afin de faciliter le traitement des données.

J : Modèle

Il s'agit d'indiquer le modèle du matériel. Pas besoin de trop détaillé. Vous pouvez rester dans le modèle générique (série) : Ex : Sony Vaio.

K : Observations ou commentaires

Ce champ est facultatif. Vous pouvez y indiquer toute observation ou commentaire qui vous paraîtrait utile pour le suivi de la machine.

NB : indiquer ici s'il s'agit d'un don ou d'une mise à disposition du matériel en précisant le donateur (ex : Société X, Université de Y, Ambassade de Z...).

L : Processeur

Il s'agit juste d'indiquer la marque du processeur. Ex : INTEL, AMD, Powerpc (dans quelques cas...)

Merci de sélectionner la marque du processeur à l'aide du menu déroulant proposé afin de faciliter le traitement des données.

M : SE simple, multiple ou virtualisation

Il s'agit de savoir si la machine est montée en SIMPLE boot, en MULTI boot et si elle dispose d'un SE virtualisé (ex : Windows XP monté avec VMPlayer).

Choix de réponse :

Simple

Multiple

Virtualisation

Un menu déroulant est proposé pour faciliter votre saisie.

N : SE Linux

Il s'agit de préciser le système d'exploitation Linux présent sur la machine et de préciser la version utilisée.

Choix de réponse :

Debian Lenny

Debian Woody

Debian Sarge

Debian Etch

Debian Squeeze

FreeBSD

Mandriva

RedHat

SuSE

Ubuntu Breezy

Ubuntu Hoary

Ubuntu Dapper

Ubuntu Feisty

Ubuntu Gutsy

Ubuntu Hardy Heron

Ubuntu Intrepid Ibex

Ubuntu Jaunty Jackalope

Ubuntu Karmic Koala

Ubuntu Lucid Lynx

Merci de sélectionner le système d'exploitation Linux à l'aide du menu déroulant qui vous est proposé.

O : SE Windows / Mac

Il s'agit de préciser le système d'exploitation propriétaire présent sur la machine (famille Windows ou Mac) et d'en préciser la version. Si la machine est montée seulement en linux, ne rien indiquer dans cette case.

Choix de réponse :

Windows 95

Windows 98

Windows NT

Windows NT Serveur

Windows 2000

Windows 2000 Serveur

Windows 2003

Windows 2003 Serveur

Windows XP pro

Windows XP familial

Windows Vista

Windows 7

Windows tablet pc

Mac OS 10

Merci de sélectionner le système d'exploitation propriétaire à l'aide du menu déroulant qui vous est proposé.

P : Licence propriétaire en règle

Dans le cas d'une machine installée avec une licence propriétaire (Windows ou Mac), il vous faut indiquer si vous disposer ou non d'une licence en règle, acquise légalement.

Choix de réponse :

oui

non

n/a

Un menu déroulant est proposé pour faciliter votre saisie.

Note: n/a correspond à non applicable.

Q : Fonctionnel / Attribution

Vous devez indiquer ici si le matériel dont il est question est fonctionnel et à quel fin il est utilisé en utilisant l'un des 4 choix proposés : NB : Dans le cas d'un bien existant en 2009, vous devez préciser s'il a fait l'objet d'une MiseAuRencart mais ne pas supprimer la ligne dans la feuille de calcul

Choix de réponse :

Attribué

à un poste de travail (y compris stagiaire et poste pour personnel de passage)

Réserve

non utilisé actuellement mais pouvant servir à tout moment, poste en stock

Casse

non attribué, utilisé pour récupérer des pièces détachées ou en attente de MiseAuRencart

MiseAuRencart

sorti de l'inventaire. Le bien n'est plus à l'AuF.

Si vous avez un poste de réserve, qui est utilisé en permanence par un stagiaire, pour les visites, etc... Ce poste doit être considéré comme Attribué. Un poste de réserve est un poste non attribué (personne ne travaille dessus), au moment de l'inventaire.

Merci de sélectionner votre réponse à l'aide du menu déroulant qui vous est proposé afin de faciliter le traitement des données.

R : Couvert par une assurance

Vous devez indiquer ici si le matériel est couvert ou non par une assurance (bri, vol, incendie, ???). Si vous ne savez pas, c'est justement le moment d'en discuter avec votre responsable d'implantation voire votre administrateur de bureau régional.

Choix de réponse :

oui

non

Un menu déroulant est proposé pour faciliter votre saisie.

S : Branché sur le RPV

Vous devez indiquer si le matériel est branché ou non sur le RPV de l'AuF. Théoriquement, tout poste de travail d'un personnel de l'AuF devrait être branché, hormis portable toujours utilisé hors des locaux de l'AuF ou implantation non encore reliée au RPV (ex : Syrie).

Choix de réponse :

oui

non

Un menu déroulant est proposé pour faciliter votre saisie.

T : Accès à Internet

Vous devez indiquer si la machine permet ou non d'accéder à Internet.

Choix de réponse :

oui

non

Un menu déroulant est proposé pour faciliter votre saisie.

U : Usage générique

Vous devez préciser l'usage qui est fait de la machine en la rattachant à l'un des 3 choix proposés :

Choix de réponse :

Infrastructure

tous les serveurs sont considérés comme de l'infrastructure

Interne

Poste d'un personnel AUF, incluant les stagiaires, les intérimaires, etc

Public

Poste de programme en accès public (salle de formation et d'autoformation des campus, salles libre accès, salle pour les étudiants des instituts, etc.)

NB1 : une machine dédiée aux tests est considérée comme Infrastructure, cela pourra être précisé dans le champ Observations ou commentaire. S'ils vous arrivent de faire des tests sur des postes en publics ou interne (postes en production) vous devez inscrire ces postes dans leur catégorie première : Interne ou Public.

NB2 : théoriquement, aucun des postes Publics ne doit être branché sur le RPV

NB3 : théoriquement, tous les postes Internes doivent être branchés sur le RPV (sauf exceptions listées ci-dessus)

Merci de sélectionner votre réponse à l'aide du menu déroulant qui vous est proposé afin de faciliter le traitement des données.

V : Utilisé pour la FOAD

Vous devez indiquer, dans le cas d'un poste Public, s'il est utilisé ou non dans le cadre de la FOAD.

Choix de réponse :

Dédié

à la FOAD, usage 100%

Partiellement

utilisé pour la FOAD

Jamais

jamais utilisé à cet usage

Merci de sélectionner votre réponse à l'aide du menu déroulant qui vous est proposé afin de faciliter le traitement des données.

W : Coût pour remplacement en 2011

Il s'agit de l'estimation budgétaire du montant à prévoir pour le remplacement des PC et des portables durant l'année 2011.

Selon notre politique, les postes devraient être renouvelés tous les 4 ans. Le coût estimé de remplacement est donc indiqué pour tous les PC et les portables dont l'année d'acquisition est égale ou inférieure à 2007 puisqu'ils sont jugés comme étant à remplacer.

Attention, le coût estimé ne tient pas compte des frais de transport ni de l'écran. C'est juste l'unité centrale.

NB1 : vous pouvez utiliser l'onglet budget pour faire votre propre simulation de prévision budgétaire.

X : Coût de maintenance pour 2011

Il s'agit de l'estimation budgétaire du montant à prévoir pour la maintenance des PC et des serveurs durant l'année 2011. (il est considéré que nous ne réparons pas les portables)

Le coût estimé pour la maintenance a été déterminé à partir du coût des pièces et d'une proportion moyenne du nombre de panne qui surviennent. Le montant indiqué est donc différent pour les PC et les serveurs. Les PC et les serveurs dont l'année d'acquisition est égale ou inférieure à 2007 ont été considéré comme étant à remplacer, aucun coût de maintenance n'est donc prévu pour eux.

NB1 : vous pouvez utiliser l'onglet budget pour faire votre propre simulation de prévision budgétaire.


Pour ceux qui se posent des questions sur la sortie d'inventaire, merci de consulter la procédure de: MiseAuRencart


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Inventaires/ExplicationsFichier2010 (dernière édition le 2010-09-20 14:33:24 par ChristineLegris)