Règles et procédures de gestion des adresses électroniques personnelles

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Objectifs du document

Le présent document a pour objectif de regrouper toute l'information utile à une gestion unifiée des adresses électroniques du domaine auf.org pour l'ensemble des implantations de l'Agence.

Pour chaque type d'intervention, le document présente les collaborateurs intervenant, la procédure, les différentes règles à suivre ainsi que les autorisations nécessaires afin d'assurer une intervention respectant la politique en place.

Intervenants

Création

Autorisation

Dans tous les autres cas, seule une adresse locale, typiquement sur le réseau REFER, peut être attribuée. Voici quelques exemples : lui@refer.sn, elle@refer.org.vu, ...

Procédure

  1. Le responsable d’implantation ou l'ARH adresse, au responsable technique où sera localisé physiquement le personnel, une demande de création d’adresse électronique, mentionnant le nom exact et la date de prise d’effet.
  2. Le responsable technique crée l’adresse électronique sur le serveur local ainsi que sur le serveur central de messagerie.
  3. Le système de messagerie adresse automatiquement un avertissement de création au responsable du suivi administratif afin qu'il puisse s’assurer que les règles d’autorisation ont été respectées.

Règles

Les adresses électroniques doivent respecter la nomenclature suivante: prenom.nom@auf.org

Exception pour les employés asiatiques: nom.autre nom (ou particule intermédiaire).prenom@auf.org. Il s'agit en fait de s'en référer à la disposition figurant sur une pièce d'identité de la personne concernée (passeport)

Il doit toujours y avoir une seule adresse fonctionnelle par personne.

Suppression

Procédure

  1. Le responsable du suivi administratif des adresses électroniques propose les différentes options liées à la suppression de l’adresse électronique au responsable d’implantation ou à l’administrateur du bureau régional.
  2. Selon l’option choisie, le responsable du suivi administratif adresse la demande au(x) responsable(s) technique(s) concerné(s).

Les principales options possibles étant les suivantes :

Redirection

  1. Le responsable du suivi administratif à l'ARH s’assure d’avoir obtenu l’accord écrit de l’intéressé pour que ses messages soient redirigés directement sur la boîte de courrier d'un collègue désigné par l'administrateur de l'implantation. b. Le responsable du suivi administratif transmet l’information suivante au responsable de la messagerie de Montréal ainsi qu’au responsable technique de l’implantation concernée :
    • L’adresse à rediriger
    • L’adresse sur laquelle il faut rediriger
    • La date de prise d’effet
    • La date de fin de validité de la rediection et du message de réponse automatique
    • Le détail du message de réponse automatique à mettre en place
    c. Le responsable de la messagerie de Montréal met en place, à la date mentionnée, la redirection et le message de réponse automatique puis supprime l’adresse électronique sur le serveur central. d. Le responsable de la messagerie de Montréal confirme au responsable technique local que tout est en place. e. Le responsable technique local supprime l’adresse électronique sur le serveur local.

Voir message de réponse automatique type #1

Réponse automatique

  1. Le responsable du suivi administratif transmet l’information suivante au responsable de la messagerie de Montréal ainsi qu’au responsable technique de l’implantation concernée :
    • L’adresse concernée
    • La date de prise d’effet
    • La date de fin de validité de la réponse automatique
    • Le détail du message de réponse automatique à mettre en place
    b. Le responsable de la messagerie de Montréal met en place, à la date mentionnée, le message de réponse automatique puis supprime l’adresse électronique sur le serveur central.
    • c) Le responsable de la messagerie de Montréal confirme au responsable technique local que tout est en place. d) Le responsable technique local supprime l’adresse électronique sur le serveur local.
      • - Voir messages de réponse automatique type #2 et #3

==Suppression définitive~:==

//Note~: Il est important de faire une sauvegarde du compte avant de procéder à la suppression complète. Le compte doit également être archivé.//

====MODIFICATION / CORRECTION====

===PROCÉDURE===

Une modification de l'adresse peut être requise, suite à un changement de nom légal (un mariage par exemple)

//Note~: De façon exceptionnelle, il peut être jugé utile de mettre en place une redirection de l’ancienne adresse vers la nouvelle, en plus du message de réponse automatique, pour quelques temps.//

====MOBILITÉ / TRANSFERT====

===PROCÉDURE===

====MESSAGES DE CONGÉS OU D’ABSENCE====

===POLITIQUE===

Les messages automatiques ne sont mis en place que pour une durée supérieure ou égale à 2 semaines d'absence consécutives, sauf exception (adresse des directeurs/administrateurs). Développement en cours d'une interface web qui permettra à chacun de gérer directement la mise en place de messages d'absence sur sa messagerie.

===PROCÉDURE===

====MESSAGES TYPE====

===EXEMPLES===

%% 1) "M. Alphonse HUBE a quitté l'Agence universitaire de la Francophonie. Le message que vous lui avez envoyé ne lui a pas été adressé; il a été transféré à Mme Laurence SMITH. Pour tous vos futurs messages professionnels qui l'auraient concerné, merci de communiquer avec Mme Laurence SMITH à l'adresse suivante: laurence.smith@auf.org. Mme SMITH est Assistante au Campus numérique de Lomé de l'Agence universitaire de la Francophonie. " %%

%% 2) "M. Joël OLIVIER n'est plus en poste à l'Agence, le courriel que vous lui avez envoyé ne lui a pas été adressé. Pour tout message professionnel, merci de communiquer avec l'un ou l'autre des correspondants suivants: Mme Carole LAFLEUR, secrétaire au bureau Europe centrale et orientale à Bucarest.(carole.lafleur@auf.org) Mme Roberta SILO, administratrice au bureau Europe centrale et orientale à Bucarest.(roberta.silo@auf.org ) " %%

%% 3) "Monsieur Yves LEGER n'est plus en poste à l'Agence, le message que vous lui avez envoyé ne lui a pas été adressé. Pour tout message professionnel qui l'aurait concerné, merci de communiquer avec Mme Louise BOURQUE à l'adresse suivante: louise.bourque@auf.org . Mme BOURQUE est responsable de l'antenne du centre Viêt-nam. " %%

%% 4) "L'adresse électronique de Mme Radolpha MALLA a été modifiée. Merci d'adresser vos messages qui lui sont destinés à l'adél suivante : radolpha.roma@auf.org." %%

%% 5) "Merci de prendre note que Christian MARTEL est en congé du 14 juillet au 7 août 2006. Votre présent message lui a tout de même été acheminé." %%

%% 6) "Merci de prendre note que M. Pierre LAMONTAGNE sera absent du bureau du 13 juillet au 15 août 2005 inclus. Votre présent message lui a tout de même été acheminé. Si vous souhaitez le traitement de votre message pendant son absence, merci de vous adresser à Mme VAN Duc (van.duc@auf.org), ou à Mme MY Lo, (my.lo@auf.org), assistantes de programmes au Bureau Asie-Pacifique. " %%

%% 7) "Merci de prendre note que Mme Monique PLOURDE sera absente du bureau du 13 juillet au 9 août 2005 inclusivement. Votre présent message lui a tout de même été acheminé. Si vous souhaitez le traitement de votre message pendant son absence, merci de vous adresser à M. Jacques LAFLECHE, gestionnaire ressources humaines, à l'adresse suivante: jacques.lafleche@auf.org" %%