Procédure de mise en place d'un espace numérique durable par l'AUF
Chaque demande d'ouverture d'un espace numérique a au préalable fait l'objet d'une note d'opportunité émise par la région ou le pôle concerné auprès du Rectorat et a reçu un accord de principe sous réserve de faisabilité. Le demande est transmise à l'ARI pour étude de faisabilité (technique et financière)
A ce titre l'ARI en charge de l'assistance à la maitrise d'ouvrage recoit et examine les demandes communiquées par
- les régions en étroite collaboration avec le pôles A2 (et SI) et A3 pour les demandes de CNF et CNFp
- la direction de l'IFIC et de l'IFADEM (pour les espaces numériques IFADEM)
- le rectorat (pour demande exceptionnelle)
La région ou la direction concernée communique à l'ARI un mémo court rappelant 1. les parties prenantes qui seront liées par convention pour la mise en place de ce projet (et si possible les termes significatifs de la convention) 1. les services qui seront proposés au sein de l'espace numérique et publics visés (necessaire pour avoir une approche globale au moment de la conception ou la réhabilitation des espaces numériques et le choix des équipements du plateau technique. 1. Les éléments significatifs du budget prévisionnel. 1. La composition des membres de «l'équipe projet» localement et/ou régionalement impliqués. Soit :
- la personne responsable du suivi comptable, financier, admnistratif (ex: bon de commandes , fournisseurs, dédouanement, règlement des factures,)
- le technicien de l'ARI (RTL ou RTR) responsable de la configuration et de la mise en place des équipement
- le correspondant de l'Agence pour le projet qui assurera localement le suivi de la mise en plce due l'espace numérique jusqu'à son inauguration.
Une fois ces conditions réunies l'ARI assure l'assistance à la maitrise d'ouvrage avec au besoin l'apport d'expertise (interne et externe : réseau d'experts) qui porte sur :
- la conception des plans (aménagement des locaux et réseau physique (courant faible et fort)
- l'encadrement de la rédaction de dossier technique, ou de cahier des charges.
- la description des lots à réaliser (bati, mobilier, pateau technique)
- le choix des équipements et solutions techniques
- l'expédition des équipements (en relation avec la centrale d'achats informatiques et la logistique)
- la participation à la sélection des fournisseurs de moyens, en relation étroite avec les implantations, l'ARI et ses représentants locaux et régionaux (qui suivent l'avancement des travaux, la configuration et l' installation des équipements, de l'Internet, etc.)
- la réalisation concertée d'un planning d'exécution