• CECI EST ENCORE UN BROUILLON QUE JE VAIS ESSAYER DE TERMINER AVANT CE SOIR (TU)... -- ThomasNoël 2008-10-22 11:29:47

La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par OuajdiBoussaid. Elle permet :

• d'uniformiser les configurations matérielles ;
• d'acheter en volume, donc à moindre coût ;
• d'accéder à du matériel indisponible localement.

Que peut-on commander ? Que NE PAS commander ?

Que peut-on commander ?

• les serveurs et les postes clients ;
• le matériel réseau actif (commutateurs) et passif (câbles, goulottes, coffrets, racks) ;
• du matériel indisponible localement (imprimantes, scanners, visio-conférences).

Ce qu'il ne faut pas commander par la centrale d'achat :

• le petit matériel : vous devez le trouver localement ;
• des consommables pour imprimante ou autre, ce qui signifie que vous devez choisir vos imprimantes en fonction de la disponibilité locale des consommables, entre autres ;
• du matériel nécessaire en urgence : la centrale d'achat ne peut pas gérer d'urgence ;
• le matériel disponible localement ;

• en résumé : dans beaucoup de cas il n'est pas nécessaire de passer par la centrale d'achat.

Si les achats locaux vous semblent chers, pensez aux coûts cachés de la centrale d'achat :

• beaucoup de travail pour gérer et suivre les demandes et les commandes, donc des coûts de gestion ;
• des délais. Ouajdi travaille à mi-temps et est déjà surchargé, de plus les intermédiaires sont très nombreux ;
• des soucis avec les transitaire, les douanes, des formalités d'importation parfois longues ou complexes ;
• un sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) ;
• des garanties généralement impossibles à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France.

Comment et quand passer par la centrale d'achat

Passer par la centrale d'achat, cela signifie :

• Etablir une demande CODA (DEM-LOG-AUF) très claire, avec indication du fournisseur, prix et détails précis, ligne d'imputation, commentaires, etc. Voir ci-dessous pour les détails ;
• Faire un suivi de cette demande en coordination avec Ouajdi ;
• Gérer l'importation (transitaire, formalités, ...) en coordination avec le service logistique de l'implantation parisienne (Eugenia Fernandes).

Vous devez donc effectuer vos demandes :

• avant fin octobre 2008 si vous avez absolument besoin d'une livraison rapide (cas très rares) ;
• avant le 15 novembre 2008 pour terminer les budgets 2008. Après le 15 novembre, vos demandes ne seront plus assurées d'être transformées en commandes sur l'exercice 2008 !
• avant fin janvier 2009 pour une expédition en mars 2009.

Comment contacter la centrale d'achat

Comment faire une demande d'achat

Si vous avez accès au système CODA, vous devez y établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF), en y précisant très clairement :

• le code du fournisseur (une demande par fournisseur) ;
• le descriptif très précis du matériel commandé, ligne par ligne, élément par élément. Si possible, reprenez les éléments et références fournis dans le devis ou le catalogue du fournisseur ;
• les quantités et tarif de chaque élément commandé ;
• les adresses de facturation et de la livraison (soyez très précis) ;
• la ligne d'imputation concernée ;
• l'approbateur de la demande sera Ouajdi (code CODA FR1B3) ;
• l'implantation payeuse sera Paris.

Pour obtenir ces renseignements, vous avec le choix entre :

• consulter le /Catalogue de la centrale d'achat informatique ;

• poser la question à la centrale d'achat ;
• prendre contact directement avec le fournisseur (si vous le connaissez déjà) ;
• prendre contact avec votre responsable technique régional ;
• demander conseils sur la liste de discussion technique de l'AUF.

Si vous n'avez pas accès à CODA... demandez-le ! En attendant de l'obtenir, passez par une personne de votre région qui pourra effectuer la demande pour vous, en lui fournissant bien tous les renseignements indiqués ci-dessus. De préférence, passez par une personne qui connait l'informatique et ses aspects techniques et saura clairement indiquer les choses dans la DEM-LOG.

Notes :

• quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le suivi associé ;

• les mails du genre "j'ai besoin de souris et d'un cables réseau rouges." sont utiles pour nous informer de vos besoins... mais ils ne déclenchent aucune action. Seules les demandes d'achat claires et complètes comptent ;

• avant d'acheter, vérifiez le budget disponible sur http://intranet.auf/reflets-web/

Catalogue de la centrale d'achat

Il n'y a pas de véritable catalogue de la centrale d'achat informatique. Cependant pour éviter que tout le monde commande n'importe quoi, une sélection de matériel recommandé est disponible ici : /Catalogue