<> ||<#ff0000> /!\ '''Nouvelle version officielle de cette page sur le portail informatique https://informatique.auf.org/gouvernance/ressources/centrale-dachat-informatique/ ''' /!\ || La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par DavidViolette (<>). Elle permet : * d'uniformiser les configurations matérielles ; * d'acheter en volume, donc à moindre coût ; * d'accéder à du matériel indisponible localement. = Que peut-on commander ou NE PAS commander ? = Que peut-on commander ? * les serveurs et les postes clients ; * le matériel réseau actif (commutateurs) et passif (câbles, goulottes, coffrets, racks) ; * du matériel indisponible localement (imprimantes, scanners, visio-conférences). Ce qu'il '''ne faut pas''' commander par la centrale d'achat : * le petit matériel : vous devez le trouver localement ; * des consommables pour imprimante ou autre, ce qui signifie que vous devez choisir vos imprimantes en fonction de la disponibilité locale des consommables, entre autres ; * du matériel nécessaire en urgence : la centrale d'achat ne peut pas gérer d'urgence ; * le matériel disponible localement ; * '''en résumé : dans beaucoup de cas il n'est pas nécessaire de passer par la centrale d'achat.''' Si les achats locaux vous semblent chers, pensez aux coûts cachés de la centrale d'achat : * beaucoup de travail pour gérer et suivre les demandes et les commandes, donc des coûts de gestion ; * des délais. Les intermédiaires sont très nombreux ; * des soucis avec les douanes, des formalités d'importation parfois longues ou complexes ; * un sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) ; * des garanties généralement impossibles à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France. = Comment et quand passer par la centrale d'achat = == Calendrier des expéditions == {{attachment:calendrier.jpg}} Passer par la centrale d'achat informatique, cela signifie : * Etablir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF) très claire, avec indication du fournisseur, prix et détails précis, ligne d'imputation, commentaires, etc. Voir ci-dessous pour les détails ; * Faire un suivi de cette demande en coordination avec M. VIOLETTE David, afin qu'elle soit transformée en commande puis valider ; * Gérer l'importation (transitaire, formalités, ...) en coordination avec le service logistique de l'implantation parisienne (Eugenie Fernandes). ||<#ff4040> Attention aux délais !<
> Vous devez effectuer vos demandes au moins '''un mois''' avant la date d'expédition prévue. Ces dates sont fixées par le service logistique de l'implantation parisienne. || * EX :avant fin janvier pour une expédition en mars. == Comment contacter la centrale d'achat == ||<#ff4040> merci d'adresser directement vos demandes à l'adresse spécifique à cet usage.|| ||<#ff4040> <>|| ||<#ff4040> Vous ne devez pas contacter M. VIOLETTE David directement,|| == Comment établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF) == Vous devez y établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF) sur le système CODA-Achats, en précisant très clairement : * le code du fournisseur (une demande par fournisseur) ; * dans les détails : * le descriptif très précis du matériel commandé, ligne par ligne, élément par élément ; * si possible, reprenez les références fournies dans le devis ou le catalogue du fournisseur ; * pour indiquer des informations supplémentaires, utilisez les commentaires dans les détais ; * les quantités et tarif de chaque élément commandé ; * les adresses de facturation et de la livraison : soyez très précis, surtout au niveau de la livraison ; * au niveau des commentaires : indiquez la raison de l'achat (pour quel usage, quel service, quelle personne, etc.) ; * la ligne d'imputation concernée, pour plus d'information voir la page [[Budgets]] de ce wiki; * l'approbateur de la demande sera M.VIOLETTE David (code CODA FR166) ; * l'implantation payeuse sera Paris (code CODA FR1). Pour obtenir ces renseignements, vous avec le choix entre : * consulter le [[/Catalogue|catalogue de la centrale d'achat informatique]] ; * prendre contact avec votre responsable technique régional ; * poser la question à la centrale d'achat : <> ; * prendre contact directement avec le fournisseur (si vous le connaissez déjà) ; * demander conseils et avis sur la liste de discussion technique de l'AUF. Si vous n'avez pas accès à CODA... demandez-le ! En attendant de l'obtenir, passez par une personne de votre région qui pourra effectuer la demande pour vous, en lui fournissant bien tous les renseignements indiqués ci-dessus. De préférence, passez par une personne qui connait l'informatique et ses aspects techniques et saura clairement indiquer les choses dans la DEM-LOG. ||<#ff4040> Une fois la DEM-LOG-AUF établie, envoyez un message à <> en précisant le numéro de la demande (donné par CODA-Achats), la raison de l'achat et toute information utile au traitement de cette demande. || Notes : * les courriels du genre «j'ai besoin de souris et d'un câble réseau rouge de 4 mètres» sont utiles pour nous informer de vos besoins... mais ils ne déclenchent ''aucune'' action ! Seules les demandes d'achat claires et complètes comptent ; * avant d'acheter, vérifiez le [[Budgets|budget]] disponible sur http://intranet.auf/reflets-web/ == Le catalogue de la centrale d'achat informatique == Il n'y a pas de véritable catalogue de la centrale d'achat informatique. Cependant pour éviter que tout le monde commande n'importe quoi, une sélection de '''matériel recommandé''' est disponible ici : [[/Catalogue]] = Processus de traitement d'un achat = Le processus fait intervenir 2 services, 2 responsabilités différentes et distinctes. Chaque service contacte un certain nombre d'intervenant. La centrale d'achats informatique (M.VIOLETTE David, ARI) assure tout le cheminement technique et commercial:: 1. vérification de la demande d'achat avec le responsable technique régional (RTR) concerné ; 1. transformation de la demande en commande (COM-LOG-AUF) ; 1. Demande de vérification de la commande à l'acheteur 1. demande d'approbation de la commande par le responsable de la ligne d'imputation concernée (l'administrateur de bureau pour les grandes commandes), avec en copie le RTR ; 1. lorsque la commande d'achat est approuvée : information à Eugenia (pour préparation fret) et au service comptable (pour préparation paiement) ; 1. envoi du bon de commande (BdC) au fournisseur ; 1. suivi de la commande : adaptation en fonction des disponibilités réelles, relances des fournisseurs, etc. ; 1. livraison du matériel chez le transitaire : information à Eugenie qui prend le relais. Le pôle logistique (Arnaud Monnier, SCP) assure le traitement administratif et logistique:: Voir notamment la page sur les relations avec le [[/Transitaire|transitaire]] ;