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| La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par Ouajdi Boussaid. Elle permet : * d'uniformiser les configurations matérielles * d'acheter en volume, donc à moindre coût * d'accéder à du matériel indisponible localement |
||<#00ff00> CECI EST ENCORE UN BROUILLON QUE JE VAIS ESSAYER DE TERMINER AVANT CE SOIR (TU)... -- ThomasNoël <<DateTime(2008-10-22T11:29:47Z)>> || |
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| <<BR>> | La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par OuajdiBoussaid. Elle permet : * d'uniformiser les configurations matérielles ; * d'acheter en volume, donc à moindre coût ; * d'accéder à du matériel indisponible localement. |
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| ||<#fcc600> '''Attention : la centrale d'achat informatique de Paris est en pleine restructuration.''' D'ici quelques jours et après la réunion des responsables techniques régionaux fin septembre 2008 à Dakar, nous espérons mettre en ligne ici toutes les informations sur sa nouvelle organisation.<<BR>> '''En attendant''', envoyez vos messages concernant la centrale à <<MailTo(ouajdi.boussaid AT auf.org)>>, avec copie à <<MailTo(david.violette AT auf.org)>>. || | = Que peut-on commander ? Que NE PAS commander ? = |
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| == Que peut-on commander ? == |
Que peut-on commander ? |
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| * le matériel réseau actif (commutateurs) et passif (câbles, goulottes, racks) ; * ne pas oublier de commander le matériel de ''spare'' lorsque vous passez une grosse commande (disques durs, claviers, souris, consommables, ...). == Quand ne PAS passer par la centrale d'achat ? == Dans beaucoup de cas, il n'est pas nécessaire de passer par la centrale d'achat. |
* le matériel réseau actif (commutateurs) et passif (câbles, goulottes, coffrets, racks) ; * du matériel indisponible localement (imprimantes, scanners, visio-conférences). |
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| * du matériel nécessaire en urgence : la centrale d'achat ne peut pas gérer d'urgence. | * du matériel nécessaire en urgence : la centrale d'achat ne peut pas gérer d'urgence ; * le matériel disponible localement ; * '''en résumé : dans beaucoup de cas il n'est pas nécessaire de passer par la centrale d'achat.''' |
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| Si les achats locaux vous semblent chers, n'oubliez jamais les coûts ''cachés'' de la centrale d'achat : * beaucoup de boulot pour gérer et suivre, donc des coûts de gestion ; * des délais. Michel Lecoz est surchargé, et les intermédiaires sont très nombreux ; * des soucis avec les transitaire, les douanes... des formalités d'importation parfois lourdes, voir la page [[/Transitaire]] ; * un sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) : par exemple, 3000 euros pour envoyer par avion 10 machines à Abidjan ou Niamey. Éviter le fret aériens à chaque fois que c'est possible ; * des garanties souvent difficiles à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France. |
Si les achats locaux vous semblent chers, pensez aux coûts cachés de la centrale d'achat : * beaucoup de travail pour gérer et suivre les demandes et les commandes, donc des coûts de gestion ; * des délais. Ouajdi travaille à mi-temps et est déjà surchargé, de plus les intermédiaires sont très nombreux ; * des soucis avec les transitaire, les douanes, des formalités d'importation parfois longues ou complexes ; * un sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) ; * des garanties généralement impossibles à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France. |
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| = Comment passer par la centrale d'achat = | = Comment et quand passer par la centrale d'achat = |
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| * établir une demande CODA (DEM-LOG-AUF) très clair, avec indication du fournisseur, prix et détails précis, ligne d'imputation, commentaires, etc. * faire un suivi de cette demande * gérer l'importation (transitaire, formalités, ...) Bref : c'est un '''gros''' travail pour tout le monde. |
* Etablir une demande CODA (DEM-LOG-AUF) très claire, avec indication du fournisseur, prix et détails précis, ligne d'imputation, commentaires, etc. Voir ci-dessous pour les détails ; * Faire un suivi de cette demande en coordination avec Ouajdi ; * Gérer l'importation (transitaire, formalités, ...) en coordination avec le service logistique de l'implantation parisienne (Eugenia Fernandes). |
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| == Les demandes d'achat == | ||<#ff4040> Attention aux délais !<<BR>> Vous devez effectuer vos demandes au moins '''un mois''' avant la date d'expédition prévue. Ces dates sont fixées par le service logistique de l'implantations parisienne. En 2008 : novembre ; en 2009 : mars, juillet et octobre. || |
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| Il faut établir une demande d'achat (DEM LOG) au niveau de CODA. Cette demande doit être '''la plus précise possible''', doivent y figurer : * le fournisseur * le descriptif très précis du matériel commandé, ligne par ligne, élément par élément * les quantité et tarif de chaque élément commandé |
Vous devez donc effectuer vos demandes : * avant fin octobre 2008 si vous avez absolument besoin d'une livraison rapide (cas très rares) ; * avant le 15 novembre 2008 pour terminer les budgets 2008. Après le 15 novembre, vos demandes ne seront plus assurées d'être transformées en commandes sur l'exercice 2008 ! * avant fin janvier 2009 pour une expédition en mars 2009. |
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| Pour obtenir ces renseignements, vous devez prendre contact soit directement avec le fournisseur (si vous le connaissez déjà) soit avec votre responsable technique régional. Vous pouvez également passer par la liste de discussion technique de l'AUF pour vous faire aider. | == Comment contacter la centrale d'achat == |
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| Par ailleurs, avec chaque demande de matériel vous devez établir en parallèle '''une demande pour le fret'''. Voir la page [[/Transitaire]]. | ||<#ff4040> Vous ne devez pas contacter Ouajdi directement || == Comment faire une demande d'achat == '''Si vous avez accès au système CODA''', vous devez y établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF), en y précisant très clairement : * le code du fournisseur (une demande par fournisseur) ; * le descriptif très précis du matériel commandé, ligne par ligne, élément par élément. Si possible, reprenez les éléments et références fournis dans le devis ou le catalogue du fournisseur ; * les quantités et tarif de chaque élément commandé ; * les adresses de facturation et de la livraison (soyez très précis) ; * la ligne d'imputation concernée ; * l'approbateur de la demande sera Ouajdi (code CODA FR1B3) ; * l'implantation payeuse sera Paris. Pour obtenir ces renseignements, vous avec le choix entre : * consulter le [[/Catalogue]] de la centrale d'achat informatique ; * poser la question à la centrale d'achat ; * prendre contact directement avec le fournisseur (si vous le connaissez déjà) ; * prendre contact avec votre responsable technique régional ; * demander conseils sur la liste de discussion technique de l'AUF. Si vous n'avez pas accès à CODA... demandez-le ! En attendant de l'obtenir, passez par une personne de votre région qui pourra effectuer la demande pour vous, en lui fournissant bien tous les renseignements indiqués ci-dessus. De préférence, passez par une personne qui connait l'informatique et ses aspects techniques et saura clairement indiquer les choses dans la DEM-LOG. |
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| * quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le ''suivi'' associé ; * acheter dès que possible en local (mais ça veut dire faire un effort, chercher des fournisseurs, des prix, etc...) ; * les mails du genre "j'ai besoin de souris et d'un cable réseau de 4m." sont utiles, pour nous informer de vos besoins, mais ils ne déclenchent '''aucune''' action. Seules les demandes d'achat claires et complètes comptent ; * avant d'acheter, vérifiez le budget disponible sur http://intranet.auf/reflets-web/budget/ |
* quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le suivi associé ; * les mails du genre "j'ai besoin de souris et d'un cables réseau rouges." sont utiles pour nous informer de vos besoins... mais ils ne déclenchent '''aucune''' action. Seules les demandes d'achat claires et complètes comptent ; * avant d'acheter, vérifiez le budget disponible sur http://intranet.auf/reflets-web/ |
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| = Catalogue = | = Catalogue de la centrale d'achat = |
CECI EST ENCORE UN BROUILLON QUE JE VAIS ESSAYER DE TERMINER AVANT CE SOIR (TU)... -- ThomasNoël 2008-10-22 11:29:47
La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par OuajdiBoussaid. Elle permet :
- d'uniformiser les configurations matérielles ;
- d'acheter en volume, donc à moindre coût ;
- d'accéder à du matériel indisponible localement.
Que peut-on commander ? Que NE PAS commander ?
Que peut-on commander ?
- les serveurs et les postes clients ;
- le matériel réseau actif (commutateurs) et passif (câbles, goulottes, coffrets, racks) ;
- du matériel indisponible localement (imprimantes, scanners, visio-conférences).
Ce qu'il ne faut pas commander par la centrale d'achat :
- le petit matériel : vous devez le trouver localement ;
- des consommables pour imprimante ou autre, ce qui signifie que vous devez choisir vos imprimantes en fonction de la disponibilité locale des consommables, entre autres ;
- du matériel nécessaire en urgence : la centrale d'achat ne peut pas gérer d'urgence ;
- le matériel disponible localement ;
en résumé : dans beaucoup de cas il n'est pas nécessaire de passer par la centrale d'achat.
Si les achats locaux vous semblent chers, pensez aux coûts cachés de la centrale d'achat :
- beaucoup de travail pour gérer et suivre les demandes et les commandes, donc des coûts de gestion ;
- des délais. Ouajdi travaille à mi-temps et est déjà surchargé, de plus les intermédiaires sont très nombreux ;
- des soucis avec les transitaire, les douanes, des formalités d'importation parfois longues ou complexes ;
- un sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) ;
- des garanties généralement impossibles à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France.
Comment et quand passer par la centrale d'achat
Passer par la centrale d'achat, cela signifie :
- Etablir une demande CODA (DEM-LOG-AUF) très claire, avec indication du fournisseur, prix et détails précis, ligne d'imputation, commentaires, etc. Voir ci-dessous pour les détails ;
- Faire un suivi de cette demande en coordination avec Ouajdi ;
- Gérer l'importation (transitaire, formalités, ...) en coordination avec le service logistique de l'implantation parisienne (Eugenia Fernandes).
Attention aux délais ! |
Vous devez donc effectuer vos demandes :
- avant fin octobre 2008 si vous avez absolument besoin d'une livraison rapide (cas très rares) ;
- avant le 15 novembre 2008 pour terminer les budgets 2008. Après le 15 novembre, vos demandes ne seront plus assurées d'être transformées en commandes sur l'exercice 2008 !
- avant fin janvier 2009 pour une expédition en mars 2009.
Comment contacter la centrale d'achat
Vous ne devez pas contacter Ouajdi directement |
Comment faire une demande d'achat
Si vous avez accès au système CODA, vous devez y établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF), en y précisant très clairement :
- le code du fournisseur (une demande par fournisseur) ;
- le descriptif très précis du matériel commandé, ligne par ligne, élément par élément. Si possible, reprenez les éléments et références fournis dans le devis ou le catalogue du fournisseur ;
- les quantités et tarif de chaque élément commandé ;
- les adresses de facturation et de la livraison (soyez très précis) ;
- la ligne d'imputation concernée ;
- l'approbateur de la demande sera Ouajdi (code CODA FR1B3) ;
- l'implantation payeuse sera Paris.
Pour obtenir ces renseignements, vous avec le choix entre :
consulter le /Catalogue de la centrale d'achat informatique ;
- poser la question à la centrale d'achat ;
- prendre contact directement avec le fournisseur (si vous le connaissez déjà) ;
- prendre contact avec votre responsable technique régional ;
- demander conseils sur la liste de discussion technique de l'AUF.
Si vous n'avez pas accès à CODA... demandez-le ! En attendant de l'obtenir, passez par une personne de votre région qui pourra effectuer la demande pour vous, en lui fournissant bien tous les renseignements indiqués ci-dessus. De préférence, passez par une personne qui connait l'informatique et ses aspects techniques et saura clairement indiquer les choses dans la DEM-LOG.
Notes :
- quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le suivi associé ;
les mails du genre "j'ai besoin de souris et d'un cables réseau rouges." sont utiles pour nous informer de vos besoins... mais ils ne déclenchent aucune action. Seules les demandes d'achat claires et complètes comptent ;
avant d'acheter, vérifiez le budget disponible sur http://intranet.auf/reflets-web/
Catalogue de la centrale d'achat
Il n'y a pas de véritable catalogue de la centrale d'achat informatique. Cependant pour éviter que tout le monde commande n'importe quoi, une sélection de matériel recommandé est disponible ici : /Catalogue