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Éditeur: ChristopheVillemer
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Éditeur: ThomasNoël
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#acl GroupeAUF:read,write <<TableOfContents>>
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= A quoi sert la centrale d'achats informatique =  ||<#00ff00> CECI EST ENCORE UN BROUILLON QUE JE VAIS ESSAYER DE TERMINER AVANT CE SOIR (TU)... -- ThomasNoël <<DateTime(2008-10-22T11:29:47Z)>> ||
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''copié/collé d'un mail, à reprendre'' La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par OuajdiBoussaid (<<MailTo(centrale-achat-informatique AT auf DOT org)>>). Elle permet :
  * d'uniformiser les configurations matérielles ;
  * d'acheter en volume, donc à moindre coût ;
  * d'accéder à du matériel indisponible localement.
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L'existence de cette centrale nous permet d'avoir une certaine
uniformité du matériel, ce qui est vraiment important pour moi :
limiter le nombre de machine équipant nos centre limite le nombre
de problèmes différents à gérer. Et il ne s'agit pas
seulement de questions de l'équipement des salles, mais même au
niveau portables, imprimante, appareils photos, switch et routeurs, etc
c'est un élément de travail important du responsable régional car ainsi,
nous avons une idée plus précise des équipement de chaque
centre, et pouvons donc plus facilement aider nos collègues, sans perdre
du temps à jouer aux devinettes par rapport à des problèmes matériels
souvent obscurs.		 = Que peut-on commander... et que NE PAS commander ? =
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De même, le fait que Michel soit au coeur du système lui
permet d'avoir du retour sur le matériel déjà installé,
et, à partir de cela, il peut nous aider dans le choix des achats
futurs. Son expérience et l'aide qu'elle nous apporte est
précieuse, car il nous est quasiment impossible de tester du matos
avant de l'acheter dans nos implantations.		 Que peut-on commander ?
 * les serveurs et les postes clients ;
 * le matériel réseau actif (commutateurs) et passif (câbles, goulottes, coffrets, racks) ;
 * du matériel indisponible localement (imprimantes, scanners, visio-conférences).
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Le fait de savoir que les choix de matériels sont communs à la
plupart des implantations nous permet de travailler en équipe dans
l'étude de nouveaux matériels, plutôt que de mener des
recherches chacun de notre côté uniquement à partir des
disponibilités locale : l'éventail de choix est infiniment plus
large, et travailler en communs nous permet d'explorer beaucoup plus
de possibilités.		 Ce qu'il '''ne faut pas''' commander par la centrale d'achat :
 * le petit matériel : vous devez le trouver localement ;
 * des consommables pour imprimante ou autre, ce qui signifie que vous devez choisir vos imprimantes en fonction de la disponibilité locale des consommables, entre autres ;
 * du matériel nécessaire en urgence : la centrale d'achat ne peut pas gérer d'urgence ;
 * le matériel disponible localement ;
 * '''en résumé : dans beaucoup de cas il n'est pas nécessaire de passer par la centrale d'achat.'''
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D'un point de vue coût et disponibilité des différents type
de matériel : ça fait quand même mal aux seins de payer 150
euros des switchs 8 ports à Niamey, et nous sommes obligés,
là-bas de faire venir à dos de chameau des imprimantes depuis
Ouagadougou pour payer un prix presque raisonnable. Et il est
illusoire d'espérer acheter un matériel un peu pointu à Conakry,
à Nouakchott, et même à Dakar lorsqu'on souhaite sortir des
clones assemblés à la va vite.		 Si les achats locaux vous semblent chers, pensez aux coûts cachés de la centrale d'achat :
 * beaucoup de travail pour gérer et suivre les demandes et les commandes, donc des coûts de gestion ;
 * des délais. Ouajdi travaille à mi-temps et est déjà surchargé, de plus les intermédiaires sont très nombreux ;
 * des soucis avec les transitaire, les douanes, des formalités d'importation parfois longues ou complexes ;
 * un sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) ;
 * des garanties généralement impossibles à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France.
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Les quelques expériences menées de CAI ou CNF équipés
avec ce type de matériel ont tourné au cauchemar : le temps
d'une mission à St-Louis, par exemple, est systématiquement
occupé à 50% à gérer des problèmes "bizarres" parce que
le centre à du etre équipé dans l'urgence, et donc avec le
matériel disponible immédiatement sur place. Onze Saint-Louis
seraient ingérables pour moi, quand bien même on multiplierait
mon salaire par onze pour essayer de me motiver.		 = Comment et quand passer par la centrale d'achat =
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C'est triste à dire, mais, actuellement, équiper nos centres
avec du matériel de qualité, donc de façon plus ou moins
durable (que ça tienne quatre ans plutôt que quatre mois) passe
nécessairement par des achats en France		 Passer par la centrale d'achat informatique, cela signifie :
 * Etablir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF) très claire, avec indication du fournisseur, prix et détails précis, ligne d'imputation, commentaires, etc. Voir ci-dessous pour les détails ;
 * Faire un suivi de cette demande en coordination avec Ouajdi, afin qu'elle soit transformée en commande puis valider ;
 * Gérer l'importation (transitaire, formalités, ...) en coordination avec le service logistique de l'implantation parisienne (Eugenia Fernandes).
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Donc, en résumé, c'est la solution pour moi pour pouvoir
continuer à équiper les CNF d'Afrique de l'Ouest avec du
matériel de qualité payé à un prix raisonnable. Nous
retirer cet outils reviendrait soit à devoir tripler notre budget
informatique pour arriver au même résultat, ou bien à se
résigner à avoir des CNF tous vilains et mal foutus,
équipés de manière disparate et bâclée. Autour
demander à l'UVA de reprendre les salles que les universités
nous ont confiées, dans ce cas.		 ||<#ff4040> Attention aux délais !<<BR>> Vous devez effectuer vos demandes au moins '''un mois''' avant la date d'expédition prévue. Ces dates sont fixées par le service logistique de l'implantations parisienne. En 2008 : novembre ; en 2009 : mars, juillet et octobre. ||
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= Pourquoi et quand ne pas passer par la centrale d'achat ? = Vous devez donc effectuer vos demandes :
 * avant fin octobre 2008 si vous avez absolument besoin d'une livraison rapide (cas très rares) ;
 * avant le 15 novembre 2008 pour terminer les budgets 2008. Après le 15 novembre, vos demandes ne seront plus assurées d'être transformées en commandes sur l'exercice 2008 !
 * avant fin janvier 2009 pour une expédition en mars 2009.
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Attention, ces achats sont plus à justifier par l'absence de disponibilité locale plus que seulement pour des problèmes de coût. En effet, en pratique, ça coûte souvent plus cher car : == Comment contacter la centrale d'achat ==
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  * beaucoup de boulot pour gérer cela, coût de gestion
  * délai. Michel Lecoz est surchargé, et les intermédiaires sont très nombreux.
  * soucis avec le transitaire
  * formalité d'importation lourde
  * sur-coût transport, parfois très important (surtout par
  avion) : par exemple, 3000 euros pour envoyer par avion 10 machines
  à Abidjan ou Niamey. Éviter le fret aériens à chaque fois que c'est possible.
  * garantie parfois difficile à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France		 ||<#ff4040> Vous ne devez pas contacter Ouajdi directement.||
Ouajdi n'est joignable qu'une semaine sur deux (voir ses [[OuajdiBoussaid/Présence|périodes de présence]]). Afin de permettre au reste de l'équipe de suivre le travail de la centrale d'achat et d'assurer un interim minimal (gestion des urgences), vous devez vous adresser à l'adresse suivante pour toute communication avec la centrale d'achat :
||<#ff4040> ''' <<MailTo(centrale-achat-informatique AT auf DOT org)>> ''' ||
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= Les informations utiles pour préparer les commandes = == Comment établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF) ==
Ligne 82: Ligne 53:
== Le matériel qu'on peut acheter en centrale == Vous devez y établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF) sur le système CODA-Achats, en précisant très clairement :
 * le code du fournisseur (une demande par fournisseur) ;
 * dans les détails :
  * le descriptif très précis du matériel commandé, ligne par ligne, élément par élément ;
  * si possible, reprenez les références fournies dans le devis ou le catalogue du fournisseur ;
  * pour indiquer des informations supplémentaires, utilisez les commentaires dans les détais ;
  * les quantités et tarif de chaque élément commandé ;
 * les adresses de facturation et de la livraison : soyez très précis, surtout au niveau de la livraison ;
 * au niveau des commentaires : indiquez la raison de l'achat (pour quel usage, quel service, quelle personne, etc.) ;
 * la ligne d'imputation concernée, pour plus d'information voir la page [[Budgets]] de ce wiki;
 * l'approbateur de la demande sera Ouajdi (code CODA FR1B3) ;
 * l'implantation payeuse sera Paris (code CODA FR1).
Ligne 84: Ligne 66:
["/MatérielConseillé"] Pour obtenir ces renseignements, vous avec le choix entre :
 * consulter le [[/Catalogue|catalogue de la centrale d'achat informatique]] ;
 * prendre contact avec votre responsable technique régional ;
 * poser la question à la centrale d'achat : <<MailTo(centrale-achat-informatique AT auf DOT org)>> ;
 * prendre contact directement avec le fournisseur (si vous le connaissez déjà) ;
 * demander conseils et avis sur la liste de discussion technique de l'AUF.
Ligne 86: Ligne 73:
== Les fournisseurs == Si vous n'avez pas accès à CODA... demandez-le ! En attendant de l'obtenir, passez par une personne de votre région qui pourra effectuer la demande pour vous, en lui fournissant bien tous les renseignements indiqués ci-dessus. De préférence, passez par une personne qui connait l'informatique et ses aspects techniques et saura clairement indiquer les choses dans la DEM-LOG.
Ligne 88: Ligne 75:
IBSF : dlink, petit matos réseau, cisco, cablages, legrand : etc (voir
catalogue sur le site). Contact : [[MailTo(ISABELLE.JOANNET AT SPAMFREE ibsf-france DOT com)]]		 ||<#ff4040> Une fois la DEM-LOG-AUF établie, envoyez un message à <<MailTo(centrale-achat-informatique AT auf DOT org)>> en précisant le numéro de la demande (donné par CODA-Achats), la raison de l'achat et toute information utile au traitement de cette demande. ||
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APLUS : les "vrais" gros jolis serveurs : préparer d'abord la conf' avec son responsable régional. Les UC et écrans également Contact : M. LE VAN Tri ([[MailTo(ltri AT SPAMFREE aplus-sa DOT com)]]) Notes :
 * quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le suivi associé ;
 * les courriels du genre «j'ai besoin de souris et d'un câble réseau rouge de 4 mètres» sont utiles pour nous informer de vos besoins... mais ils ne déclenchent ''aucune'' action ! Seules les demandes d'achat claires et complètes comptent ;
 * avant d'acheter, vérifiez le [[Budgets|budget]] disponible sur http://intranet.auf/reflets-web/
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ATA : vidéo projecteurs Optoma. Contact : [[MailTo(ata AT SPAMFREE ata DOT fr)]] == Le catalogue de la centrale d'achat informatique ==
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GES : voip, et bidules associés. Contact : [[MailTo(fbergeret AT SPAMFREE ges DOT fr)]] Il n'y a pas de véritable catalogue de la centrale d'achat informatique. Cependant pour éviter que tout le monde commande n'importe quoi, une sélection de '''matériel recommandé''' est disponible ici : [[/Catalogue]]
Ligne 97: Ligne 86:
Cogidis : p'tit matos, à condition que ce soit '''impossible''' à trouver sur place à un prix
raisonnable, carte pci truc machin particuliere, etc. Contact : Jérôme Baldo ([[MailTo(baldo AT SPAMFREE cogidis DOT com)]])		 = Processus de traitement d'un achat =
Ligne 100: Ligne 88:
Procomm : pour matériel polycom. Contact : M. Ghoggal Masmodi ([[MailTo(ghoggal AT SPAMFREE procomm-mmc DOT com)]]) Le processus fait intervenir 2 services, 2 responsabilités différentes et distinctes. Chaque service contacte un certain nombre d'intervenant.
Ligne 102: Ligne 90:
QUESTION RELATIVES AU TRANSIT, aprés l'achat : DAHER. Contact : Mme Nadine Della Gasperra ([[MailTo(n.dellagaspera AT SPAMFREE daher DOT com)]])  La centrale d'achats informatique ([[OuajdiBoussaid|Ouajdi Boussaid]], ARI) assure tout le cheminement technique et commercial::
  1. vérification de la demande d'achat avec le responsable technique régional (RTR) concerné ;
  1. transformation de la demande en commande (COM-LOG-AUF) ;
  1. demande d'approbation de la commande par le responsable de la ligne d'imputation concernée (l'administrateur de bureau pour les grandes commandes), avec en copie le RTR ;
  1. lorsque la commande d'achat approuvée : information à Eugenia (pour préparation fret) et au service comptable (pour préparation paiement) ;
  1. envoi du bon de commande (BdC) au fournisseur ;
  1. suivi de la commande : adaptation en fonction des disponibilités réelles, relances des fournisseurs, etc. ;
  1. livraison du matériel chez le transitaire : information à Eugenia qui prend le relais.
Ligne 104: Ligne 99:
== les demandes de devis ==

= Comment passer les commandes =

''copié/collé d'un mail, à reprendre''

une demande d'achat, ce n'est pas "j'ai envoyé un mail à Michel Le Coz ou
à Jérôme pour dire que j'ai besoin de trois souris et d'un câble réseau"

c'est un document coda, avec un fournisseur, un prix obtenu aprés une
demande de devis. un transitaire à gerer ensuite, des formalité
d'importation. voir mon mail d'il y a quelques mois pour les détails.

donc

 * quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le suivi associé
 * acheter dès que possible en local (mais ça veut dire faire un effort, chercher des fournisseurs, des prix. eh oui...)
 * les mails du genre "j'ai besoin de souris et d'un cable réseau de 4m." sont utiles, pour nous informer de vos besoins. mais ne *déclenchent* aucune action.
 * avant d'acheter, vous calculer si ça colle avec le budget disponible, que je rappelle être consultable sur http://intranet.auf/reflets-web/budget/

voilà.

(et oui, je suis pas de bonne humeur aujourd'hui, mais ça va passer
aprés une bonne nuit de sommeil :-D)

= Comment suivre les commandes =

= Pages liées =

[[FullSearch(CentraleDAchats)]]		  Le pôle logistique (Eugenia Fernandes, SCP) assure le traitement administratif et logistique::
  1. prise de connaissance des commandes d'achat approuvées (information par Ouajdi) ;
  1. confirmation transporteur pour savoir quand le matériel à livrer est arrivé chez lui ;
  1. assure les relations et communications avec l'implantation de destination pour le transport ;
  1. traitement des documents administratifs (exonération, connaissement, etc.).

Sommaire

  1. Que peut-on commander... et que NE PAS commander ?
  2. Comment et quand passer par la centrale d'achat
    1. Comment contacter la centrale d'achat
    2. Comment établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF)
    3. Le catalogue de la centrale d'achat informatique
  3. Processus de traitement d'un achat

  • CECI EST ENCORE UN BROUILLON QUE JE VAIS ESSAYER DE TERMINER AVANT CE SOIR (TU)... -- ThomasNoël 2008-10-22 11:29:47

La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par OuajdiBoussaid (<centrale-achat-informatique AT auf DOT org>). Elle permet :

  • d'uniformiser les configurations matérielles ;
  • d'acheter en volume, donc à moindre coût ;
  • d'accéder à du matériel indisponible localement.

Que peut-on commander... et que NE PAS commander ?

Que peut-on commander ?

  • les serveurs et les postes clients ;
  • le matériel réseau actif (commutateurs) et passif (câbles, goulottes, coffrets, racks) ;
  • du matériel indisponible localement (imprimantes, scanners, visio-conférences).

Ce qu'il ne faut pas commander par la centrale d'achat :

  • le petit matériel : vous devez le trouver localement ;
  • des consommables pour imprimante ou autre, ce qui signifie que vous devez choisir vos imprimantes en fonction de la disponibilité locale des consommables, entre autres ;
  • du matériel nécessaire en urgence : la centrale d'achat ne peut pas gérer d'urgence ;
  • le matériel disponible localement ;

  • en résumé : dans beaucoup de cas il n'est pas nécessaire de passer par la centrale d'achat.

Si les achats locaux vous semblent chers, pensez aux coûts cachés de la centrale d'achat :

  • beaucoup de travail pour gérer et suivre les demandes et les commandes, donc des coûts de gestion ;
  • des délais. Ouajdi travaille à mi-temps et est déjà surchargé, de plus les intermédiaires sont très nombreux ;
  • des soucis avec les transitaire, les douanes, des formalités d'importation parfois longues ou complexes ;
  • un sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) ;
  • des garanties généralement impossibles à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France.

Comment et quand passer par la centrale d'achat

Passer par la centrale d'achat informatique, cela signifie :

  • Etablir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF) très claire, avec indication du fournisseur, prix et détails précis, ligne d'imputation, commentaires, etc. Voir ci-dessous pour les détails ;
  • Faire un suivi de cette demande en coordination avec Ouajdi, afin qu'elle soit transformée en commande puis valider ;
  • Gérer l'importation (transitaire, formalités, ...) en coordination avec le service logistique de l'implantation parisienne (Eugenia Fernandes).

Attention aux délais !
Vous devez effectuer vos demandes au moins un mois avant la date d'expédition prévue. Ces dates sont fixées par le service logistique de l'implantations parisienne. En 2008 : novembre ; en 2009 : mars, juillet et octobre.

Vous devez donc effectuer vos demandes :

  • avant fin octobre 2008 si vous avez absolument besoin d'une livraison rapide (cas très rares) ;
  • avant le 15 novembre 2008 pour terminer les budgets 2008. Après le 15 novembre, vos demandes ne seront plus assurées d'être transformées en commandes sur l'exercice 2008 !
  • avant fin janvier 2009 pour une expédition en mars 2009.

Comment contacter la centrale d'achat

Vous ne devez pas contacter Ouajdi directement.

Ouajdi n'est joignable qu'une semaine sur deux (voir ses périodes de présence). Afin de permettre au reste de l'équipe de suivre le travail de la centrale d'achat et d'assurer un interim minimal (gestion des urgences), vous devez vous adresser à l'adresse suivante pour toute communication avec la centrale d'achat :

<centrale-achat-informatique AT auf DOT org>

Comment établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF)

Vous devez y établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF) sur le système CODA-Achats, en précisant très clairement :

  • le code du fournisseur (une demande par fournisseur) ;
  • dans les détails :
    • le descriptif très précis du matériel commandé, ligne par ligne, élément par élément ;
    • si possible, reprenez les références fournies dans le devis ou le catalogue du fournisseur ;
    • pour indiquer des informations supplémentaires, utilisez les commentaires dans les détais ;
    • les quantités et tarif de chaque élément commandé ;
  • les adresses de facturation et de la livraison : soyez très précis, surtout au niveau de la livraison ;
  • au niveau des commentaires : indiquez la raison de l'achat (pour quel usage, quel service, quelle personne, etc.) ;

  • la ligne d'imputation concernée, pour plus d'information voir la page Budgets de ce wiki;

  • l'approbateur de la demande sera Ouajdi (code CODA FR1B3) ;
  • l'implantation payeuse sera Paris (code CODA FR1).

Pour obtenir ces renseignements, vous avec le choix entre :

  • consulter le catalogue de la centrale d'achat informatique ;

  • prendre contact avec votre responsable technique régional ;

  • poser la question à la centrale d'achat : <centrale-achat-informatique AT auf DOT org> ;

  • prendre contact directement avec le fournisseur (si vous le connaissez déjà) ;
  • demander conseils et avis sur la liste de discussion technique de l'AUF.

Si vous n'avez pas accès à CODA... demandez-le ! En attendant de l'obtenir, passez par une personne de votre région qui pourra effectuer la demande pour vous, en lui fournissant bien tous les renseignements indiqués ci-dessus. De préférence, passez par une personne qui connait l'informatique et ses aspects techniques et saura clairement indiquer les choses dans la DEM-LOG.

Une fois la DEM-LOG-AUF établie, envoyez un message à <centrale-achat-informatique AT auf DOT org> en précisant le numéro de la demande (donné par CODA-Achats), la raison de l'achat et toute information utile au traitement de cette demande.

Notes :

  • quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le suivi associé ;

  • les courriels du genre «j'ai besoin de souris et d'un câble réseau rouge de 4 mètres» sont utiles pour nous informer de vos besoins... mais ils ne déclenchent aucune action ! Seules les demandes d'achat claires et complètes comptent ;

  • avant d'acheter, vérifiez le budget disponible sur http://intranet.auf/reflets-web/

Le catalogue de la centrale d'achat informatique

Il n'y a pas de véritable catalogue de la centrale d'achat informatique. Cependant pour éviter que tout le monde commande n'importe quoi, une sélection de matériel recommandé est disponible ici : /Catalogue

Processus de traitement d'un achat

Le processus fait intervenir 2 services, 2 responsabilités différentes et distinctes. Chaque service contacte un certain nombre d'intervenant.

La centrale d'achats informatique ([[OuajdiBoussaid|Ouajdi Boussaid]], ARI) assure tout le cheminement technique et commercial
  1. vérification de la demande d'achat avec le responsable technique régional (RTR) concerné ;
  2. transformation de la demande en commande (COM-LOG-AUF) ;
  3. demande d'approbation de la commande par le responsable de la ligne d'imputation concernée (l'administrateur de bureau pour les grandes commandes), avec en copie le RTR ;
  4. lorsque la commande d'achat approuvée : information à Eugenia (pour préparation fret) et au service comptable (pour préparation paiement) ;
  5. envoi du bon de commande (BdC) au fournisseur ;
  6. suivi de la commande : adaptation en fonction des disponibilités réelles, relances des fournisseurs, etc. ;
  7. livraison du matériel chez le transitaire : information à Eugenia qui prend le relais.
Le pôle logistique (Eugenia Fernandes, SCP) assure le traitement administratif et logistique
  1. prise de connaissance des commandes d'achat approuvées (information par Ouajdi) ;
  2. confirmation transporteur pour savoir quand le matériel à livrer est arrivé chez lui ;
  3. assure les relations et communications avec l'implantation de destination pour le transport ;
  4. traitement des documents administratifs (exonération, connaissement, etc.).

CentraleDAchats (dernière édition le 2013-04-11 15:45:38 par VictorBruneau)