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Commentaire: contacts fournisseurs
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Commentaire:
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| #acl GroupeAUF:read,write | ||<#00ff00> CECI EST ENCORE UN BROUILLON QUE JE VAIS ESSAYER DE TERMINER AVANT CE SOIR (TU)... -- ThomasNoël <<DateTime(2008-10-22T11:29:47Z)>> || |
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| = A quoi sert la centrale d'achats informatique = | La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par OuajdiBoussaid. Elle permet : * d'uniformiser les configurations matérielles ; * d'acheter en volume, donc à moindre coût ; * d'accéder à du matériel indisponible localement. |
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| ''copié/collé d'un mail, à reprendre'' | = Que peut-on commander ? Que NE PAS commander ? = |
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| L'existence de cette centrale nous permet d'avoir une certaine uniformité du matériel, ce qui est vraiment important pour moi : limiter le nombre de machine équipant nos centre limite le nombre de problèmes différents à gérer. Et il ne s'agit pas seulement de questions de l'équipement des salles, mais même au niveau portables, imprimante, appareils photos, switch et routeurs, etc c'est un élément de travail important du responsable régional car ainsi, nous avons une idée plus précise des équipement de chaque centre, et pouvons donc plus facilement aider nos collègues, sans perdre du temps à jouer aux devinettes par rapport à des problèmes matériels souvent obscurs. |
Que peut-on commander ? * les serveurs et les postes clients ; * le matériel réseau actif (commutateurs) et passif (câbles, goulottes, coffrets, racks) ; * du matériel indisponible localement (imprimantes, scanners, visio-conférences). |
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| De même, le fait que Michel soit au coeur du système lui permet d'avoir du retour sur le matériel déjà installé, et, à partir de cela, il peut nous aider dans le choix des achats futurs. Son expérience et l'aide qu'elle nous apporte est précieuse, car il nous est quasiment impossible de tester du matos avant de l'acheter dans nos implantations. |
Ce qu'il ne faut pas commander par la centrale d'achat : * le petit matériel : vous devez le trouver localement ; * des consommables pour imprimante ou autre, ce qui signifie que vous devez choisir vos imprimantes en fonction de la disponibilité locale des consommables, entre autres ; * du matériel nécessaire en urgence : la centrale d'achat ne peut pas gérer d'urgence ; * le matériel disponible localement ; * '''en résumé : dans beaucoup de cas il n'est pas nécessaire de passer par la centrale d'achat.''' |
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| Le fait de savoir que les choix de matériels sont communs à la plupart des implantations nous permet de travailler en équipe dans l'étude de nouveaux matériels, plutôt que de mener des recherches chacun de notre côté uniquement à partir des disponibilités locale : l'éventail de choix est infiniment plus large, et travailler en communs nous permet d'explorer beaucoup plus de possibilités. |
Si les achats locaux vous semblent chers, pensez aux coûts cachés de la centrale d'achat : * beaucoup de travail pour gérer et suivre les demandes et les commandes, donc des coûts de gestion ; * des délais. Ouajdi travaille à mi-temps et est déjà surchargé, de plus les intermédiaires sont très nombreux ; * des soucis avec les transitaire, les douanes, des formalités d'importation parfois longues ou complexes ; * un sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) ; * des garanties généralement impossibles à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France. |
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| D'un point de vue coût et disponibilité des différents type de matériel : ça fait quand même mal aux seins de payer 150 euros des switchs 8 ports à Niamey, et nous sommes obligés, là-bas de faire venir à dos de chameau des imprimantes depuis Ouagadougou pour payer un prix presque raisonnable. Et il est illusoire d'espérer acheter un matériel un peu pointu à Conakry, à Nouakchott, et même à Dakar lorsqu'on souhaite sortir des clones assemblés à la va vite. |
= Comment et quand passer par la centrale d'achat = |
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| Les quelques expériences menées de CAI ou CNF équipés avec ce type de matériel ont tourné au cauchemar : le temps d'une mission à St-Louis, par exemple, est systématiquement occupé à 50% à gérer des problèmes "bizarres" parce que le centre à du etre équipé dans l'urgence, et donc avec le matériel disponible immédiatement sur place. Onze Saint-Louis seraient ingérables pour moi, quand bien même on multiplierait mon salaire par onze pour essayer de me motiver. |
Passer par la centrale d'achat, cela signifie : * Etablir une demande CODA (DEM-LOG-AUF) très claire, avec indication du fournisseur, prix et détails précis, ligne d'imputation, commentaires, etc. Voir ci-dessous pour les détails ; * Faire un suivi de cette demande en coordination avec Ouajdi ; * Gérer l'importation (transitaire, formalités, ...) en coordination avec le service logistique de l'implantation parisienne (Eugenia Fernandes). |
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| C'est triste à dire, mais, actuellement, équiper nos centres avec du matériel de qualité, donc de façon plus ou moins durable (que ça tienne quatre ans plutôt que quatre mois) passe nécessairement par des achats en France |
||<#ff4040> Attention aux délais !<<BR>> Vous devez effectuer vos demandes au moins '''un mois''' avant la date d'expédition prévue. Ces dates sont fixées par le service logistique de l'implantations parisienne. En 2008 : novembre ; en 2009 : mars, juillet et octobre. || |
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| Donc, en résumé, c'est la solution pour moi pour pouvoir continuer à équiper les CNF d'Afrique de l'Ouest avec du matériel de qualité payé à un prix raisonnable. Nous retirer cet outils reviendrait soit à devoir tripler notre budget informatique pour arriver au même résultat, ou bien à se résigner à avoir des CNF tous vilains et mal foutus, équipés de manière disparate et bâclée. Autour demander à l'UVA de reprendre les salles que les universités nous ont confiées, dans ce cas. |
Vous devez donc effectuer vos demandes : * avant fin octobre 2008 si vous avez absolument besoin d'une livraison rapide (cas très rares) ; * avant le 15 novembre 2008 pour terminer les budgets 2008. Après le 15 novembre, vos demandes ne seront plus assurées d'être transformées en commandes sur l'exercice 2008 ! * avant fin janvier 2009 pour une expédition en mars 2009. |
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| = Pourquoi et quand ne pas passer par la centrale d'achat ? = | == Comment contacter la centrale d'achat == |
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| Attention, ces achats sont plus à justifier par l'absence de disponibilité locale plus que seulement pour des problèmes de coût. En effet, en pratique, ça coûte souvent plus cher car : | ||<#ff4040> Vous ne devez pas contacter Ouajdi directement || |
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| * beaucoup de boulot pour gérer cela, coût de gestion * délai. Michel Lecoz est surchargé, et les intermédiaires sont très nombreux. * soucis avec le transitaire * formalité d'importation lourde * sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) : par exemple, 3000 euros pour envoyer par avion 10 machines à Abidjan ou Niamey. Éviter le fret aériens à chaque fois que c'est possible. * garantie parfois difficile à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France |
== Comment faire une demande d'achat == |
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| = Les informations utiles pour préparer les commandes = | '''Si vous avez accès au système CODA''', vous devez y établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF), en y précisant très clairement : * le code du fournisseur (une demande par fournisseur) ; * le descriptif très précis du matériel commandé, ligne par ligne, élément par élément. Si possible, reprenez les éléments et références fournis dans le devis ou le catalogue du fournisseur ; * les quantités et tarif de chaque élément commandé ; * les adresses de facturation et de la livraison (soyez très précis) ; * la ligne d'imputation concernée ; * l'approbateur de la demande sera Ouajdi (code CODA FR1B3) ; * l'implantation payeuse sera Paris. |
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| == Le matériel qu'on peut acheter en centrale == | Pour obtenir ces renseignements, vous avec le choix entre : * consulter le [[/Catalogue]] de la centrale d'achat informatique ; * poser la question à la centrale d'achat ; * prendre contact directement avec le fournisseur (si vous le connaissez déjà) ; * prendre contact avec votre responsable technique régional ; * demander conseils sur la liste de discussion technique de l'AUF. |
| Ligne 84: | Ligne 65: |
| ["/MatérielConseillé"] | Si vous n'avez pas accès à CODA... demandez-le ! En attendant de l'obtenir, passez par une personne de votre région qui pourra effectuer la demande pour vous, en lui fournissant bien tous les renseignements indiqués ci-dessus. De préférence, passez par une personne qui connait l'informatique et ses aspects techniques et saura clairement indiquer les choses dans la DEM-LOG. |
| Ligne 86: | Ligne 67: |
| == Les fournisseurs == | Notes : * quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le suivi associé ; * les mails du genre "j'ai besoin de souris et d'un cables réseau rouges." sont utiles pour nous informer de vos besoins... mais ils ne déclenchent '''aucune''' action. Seules les demandes d'achat claires et complètes comptent ; * avant d'acheter, vérifiez le budget disponible sur http://intranet.auf/reflets-web/ |
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| IBSF : dlink, petit matos réseau, cisco, cablages, legrand : etc (voir catalogue sur le site). Contact : ISABELLE.JOANNET@ibsf-france.com |
= Catalogue de la centrale d'achat = |
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| APLUS : les "vrais" gros jolis serveurs : préparer d'abord la conf' avec son responsable régional ATA : vidéo projecteurs Optoma. Contact : ata@ata.fr GES : voip, et bidules associés. Contact : fbergeret@ges.fr Cogidis : p'tit matos, à condition que ce soit '''impossible''' à trouver sur place à un prix raisonnable, carte pci truc machin particuliere, etc. Contact : Fabrice Duffour (fduffour@cogidis.com) Procomm : pour matériel polycom. Contact : Ghoggal Masmodi (ghoggal@procomm-mmc.com) QUESTION RELATIVES AU TRANSIT, aprés l'achat : DAHER. Contact : b.boughanem@daher.com (b.boughanem@daher.com) == les demandes de devis == = Comment passer les commandes = ''copié/collé d'un mail, à reprendre'' une demande d'achat, ce n'est pas "j'ai envoyé un mail à michel lecoz ou à jérôme pour dire que j'ai besoin de trois souris et d'un câble réseau" c'est un document coda, avec un fournisseur, un prix obtenu aprés une demande de devis. un transitaire à gerer ensuite, des formalité d'importation. voir mon mail d'il y a quelques mois pour les détails. donc * quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le suivi associé * acheter dès que possible en local (mais ça veut dire faire un effort, chercher des fournisseurs, des prix. eh oui...) * les mails du genre "j'ai besoin de souris et d'un cable réseau de 4m." sont utiles, pour nous informer de vos besoins. mais ne *déclenchent* aucune action. * avant d'acheter, vous calculer si ça colle avec le budget disponible, que je rappelle être consultable sur http://intranet.auf/reflets-web/budget/ voilà. (et oui, je suis pas de bonne humeur aujourd'hui, mais ça va passer aprés une bonne nuit de sommeil :-D) = Comment suivre les commandes = |
Il n'y a pas de véritable catalogue de la centrale d'achat informatique. Cependant pour éviter que tout le monde commande n'importe quoi, une sélection de '''matériel recommandé''' est disponible ici : [[/Catalogue]] |
CECI EST ENCORE UN BROUILLON QUE JE VAIS ESSAYER DE TERMINER AVANT CE SOIR (TU)... -- ThomasNoël 2008-10-22 11:29:47
La centrale d'achat informatique de l'AUF est gérée depuis Paris par OuajdiBoussaid. Elle permet :
- d'uniformiser les configurations matérielles ;
- d'acheter en volume, donc à moindre coût ;
- d'accéder à du matériel indisponible localement.
Que peut-on commander ? Que NE PAS commander ?
Que peut-on commander ?
- les serveurs et les postes clients ;
- le matériel réseau actif (commutateurs) et passif (câbles, goulottes, coffrets, racks) ;
- du matériel indisponible localement (imprimantes, scanners, visio-conférences).
Ce qu'il ne faut pas commander par la centrale d'achat :
- le petit matériel : vous devez le trouver localement ;
- des consommables pour imprimante ou autre, ce qui signifie que vous devez choisir vos imprimantes en fonction de la disponibilité locale des consommables, entre autres ;
- du matériel nécessaire en urgence : la centrale d'achat ne peut pas gérer d'urgence ;
- le matériel disponible localement ;
en résumé : dans beaucoup de cas il n'est pas nécessaire de passer par la centrale d'achat.
Si les achats locaux vous semblent chers, pensez aux coûts cachés de la centrale d'achat :
- beaucoup de travail pour gérer et suivre les demandes et les commandes, donc des coûts de gestion ;
- des délais. Ouajdi travaille à mi-temps et est déjà surchargé, de plus les intermédiaires sont très nombreux ;
- des soucis avec les transitaire, les douanes, des formalités d'importation parfois longues ou complexes ;
- un sur-coût transport, parfois très important (surtout par avion) ;
- des garanties généralement impossibles à faire fonctionner sans devoir renvoyer en France.
Comment et quand passer par la centrale d'achat
Passer par la centrale d'achat, cela signifie :
- Etablir une demande CODA (DEM-LOG-AUF) très claire, avec indication du fournisseur, prix et détails précis, ligne d'imputation, commentaires, etc. Voir ci-dessous pour les détails ;
- Faire un suivi de cette demande en coordination avec Ouajdi ;
- Gérer l'importation (transitaire, formalités, ...) en coordination avec le service logistique de l'implantation parisienne (Eugenia Fernandes).
Attention aux délais ! |
Vous devez donc effectuer vos demandes :
- avant fin octobre 2008 si vous avez absolument besoin d'une livraison rapide (cas très rares) ;
- avant le 15 novembre 2008 pour terminer les budgets 2008. Après le 15 novembre, vos demandes ne seront plus assurées d'être transformées en commandes sur l'exercice 2008 !
- avant fin janvier 2009 pour une expédition en mars 2009.
Comment contacter la centrale d'achat
Vous ne devez pas contacter Ouajdi directement |
Comment faire une demande d'achat
Si vous avez accès au système CODA, vous devez y établir une demande d'achat (DEM-LOG-AUF), en y précisant très clairement :
- le code du fournisseur (une demande par fournisseur) ;
- le descriptif très précis du matériel commandé, ligne par ligne, élément par élément. Si possible, reprenez les éléments et références fournis dans le devis ou le catalogue du fournisseur ;
- les quantités et tarif de chaque élément commandé ;
- les adresses de facturation et de la livraison (soyez très précis) ;
- la ligne d'imputation concernée ;
- l'approbateur de la demande sera Ouajdi (code CODA FR1B3) ;
- l'implantation payeuse sera Paris.
Pour obtenir ces renseignements, vous avec le choix entre :
consulter le /Catalogue de la centrale d'achat informatique ;
- poser la question à la centrale d'achat ;
- prendre contact directement avec le fournisseur (si vous le connaissez déjà) ;
- prendre contact avec votre responsable technique régional ;
- demander conseils sur la liste de discussion technique de l'AUF.
Si vous n'avez pas accès à CODA... demandez-le ! En attendant de l'obtenir, passez par une personne de votre région qui pourra effectuer la demande pour vous, en lui fournissant bien tous les renseignements indiqués ci-dessus. De préférence, passez par une personne qui connait l'informatique et ses aspects techniques et saura clairement indiquer les choses dans la DEM-LOG.
Notes :
- quand vous faites des demandes d'achats, vous les faites bien, avec le suivi associé ;
les mails du genre "j'ai besoin de souris et d'un cables réseau rouges." sont utiles pour nous informer de vos besoins... mais ils ne déclenchent aucune action. Seules les demandes d'achat claires et complètes comptent ;
avant d'acheter, vérifiez le budget disponible sur http://intranet.auf/reflets-web/
Catalogue de la centrale d'achat
Il n'y a pas de véritable catalogue de la centrale d'achat informatique. Cependant pour éviter que tout le monde commande n'importe quoi, une sélection de matériel recommandé est disponible ici : /Catalogue