Cette page décrit le minimum à connaître sur les budgets par tout responsable technique de l'AUF.

Les outils

• Reflets Web pour le suivi quotidien

• CODA (Projet/Reflets) pour les demandes d'achat, commandes, etc. et interrogations des détails de vos lignes

• OpenOffice Calc pour faire des tableaux qui peuvent aider à la compréhension

• le mail et jabber pour en parler avec les collègues, et surtout son responsable régional

Quelles lignes ?

Vous devez suivre les lignes des postes budgétaires suivants :

QI - équipement informatique

en général vous trouverez au moins deux de ces lignes : une pour les frais généraux (96xxQI, l'équipement du personnel) et une pour les équipements liés au programme V (aussi appelé le parc "public").

PT - poste, télécommunications, internet

notamment ce qui concerne les abonnements (liaisons louées, lignes ADSL, abonnements VoIP, ...)

Quelques postes qui peuvent aussi vous concerner :

MG - missions générales

y inclure vos missions

FB - fournitures de bureau, petit matériel

les toners et cartouches d'encre

DC - documentation

achats de livres et abonnements à des revues spécialisées

QB - équipement non informatique

par exemple les gros systèmes de sauvegarde électrique

FN - fournitures non stockables

pour le gasoil de votre groupe électrogène

Que faut-il faire ?

Etablir sa demande de budget

Pour vous aider dans la préparation du budget 2009 : /Note2009

Dès le mois de septembre, il vous est demandé d'estimer les dépenses pour l'année à venir.

Pour cela, vous devez :

• connaître l'inventaire de votre matériel, stock compris. Voir Inventaires

• étudier les saturations, les augmentations d'utilisation (place disque qui se réduit trop) et l'état d'usure des pièces
• estimer les demandes futures (nombre d'étudiants FOAD, conventions et contrats à honorer, projets à venir, etc)

Vous établissez alors vos demandes en fonction de ces paramètres, en rapport avec le responsable de votre implantation et votre responsable régional. Vous pouvez aussi intervenir sur des domaines annexes à l'équipement informatique proprement dit, notamment sur les coûts télécom.

Vers la fin de l'année, en fonction de divers arbitrages budgétaires, les lignes seront créditées. Il se peut que vous n'obteniez pas toujours satisfaction sur tout, c'est pourquoi, quand un projet est très important, il faut absolument argumenter avant. Après, c'est trop tard...

Dépenser

1. Préparer ses achats : trouver des fournisseurs (en local ou via la centrale d'achat informatique de paris), leur faire établir des devis précis.
2. Déterminer la ligne comptable en jeu et vérifier qu'il reste assez d'argent avant de passer la commande
3. Sur CODA : faire des commandes (quand c'est en local) ou des demandes d'achat (quand on passe par la centrale d'achat informatique de Paris, par exemple)
4. Suivre l'évolution de ses commandes jusqu'à la réception du matériel : dans le cas d'un achat via la centrale d'achat, savoir quand le fournisseur a livré le transitaire, grouper ses commandes, vérifier que les demandes d'exonération ont été faites, etc, etc

Tout au long du processus, informer le responsable local (responsable du CNF ou CAI), le responsable technique régional et l'administrateur régional.

Suivre ses lignes

• Via Reflets Web pour le suivi des cumuls
• Via CODA pour le suivi des détails
• Vérifier que les écritures comptables correspondent bien à vos achats : un comptable n'est pas l'abri d'une erreur humaine...