Il me semble important de commencer par des principes généraux, avant de
 détailler le fonctionnement sur chaque application. Les principes
généraux devraient détailler par exemple : pourquoi un partage
d'agendas, des liens, les bonnes pratiques avec des exemples (organiser
une réunion entre implantations, travail d'équipe, projet, nconsultation
 à distance et mobile ...) les principales fonctionnalités dans l'absolu
 (pédagogique), le vocabulaire utilisé. Ensuite une rubrique par par
application (pour celles que rencontrera l'utilisateur) et enfin un
guide pour le paramétrage (destiné aux techniciens et utilisateurs
avancés) pour des applications autres et non prévues dans la
documentation, car cela va très vite et il y en a beaucoup.
Georges

Les principes généraux de l'agenda SOGo

Pourquoi un partage d'agenda ?

L'objectif principal du partage d'agenda est de pouvoir connaître les disponibilités, au moins théoriques, des personnes concernées par la réunion ou l'événement que l'on souhaite organiser.

Par ailleurs, cela permet également au responsable de l'événement de partager toute l'information utile avec l'ensemble des personnes concernées.

Pourquoi créer plusieurs agendas ?

Attention de ne pas créer des agendas inutilement!

L'agenda de SOGo est conçu pour gérer l'emploi du temps des individus, ce qui se gère beaucoup plus aisément dans un seul agenda.

Un agenda supplémentaire peut toutefois s'avérer utile pour gérer des types d'événements particuliers qui doivent être partagés avec des personnes distinctes ou pour de l'information sur des événements que l'on veut mettre en commun sans gérer la participation des individus.

Considérant qu'il peut être utile pour tous d'obtenir de l'information tel que les jours fériés, les congés ou les missions des personnels des différentes implantations; il est prévu que ces agendas soient créés au niveau de l'implantation et publié en version web pour consultation par tous. (Solution proposée -version béta http://agendas.auf.org/ )

Pourquoi s'abonner à un agenda ?

Pour afficher, en superposition avec son propre agenda, les événements de cet agenda.

Pour gérer cet agenda; ajouter ou modifier des événements puisque sa gestion nous est confié et que les droits nous ont été accordés.

Quel sont les règles d'utilisation pour l'AUF ?

• Chaque employé a 1 agenda nommé prenom.nom dans lequel il inscrit l'ensemble de ses rendez-vous/événements
• Les événements professionnels peuvent être défini comme étant public (toute l'information peut être consulté) ou confidentiel (seul la date et l'heure sont visibles)
• La confidentialité des événements doit être ajustée lorsqu'il s'agit d'un événement professionel à nature confidentiel (Confidentiel) ou d'un événement personnel (Privé)
• Les participants indiqués dans un événement reçoivent une invitation (courriel) qu'ils peuvent accepter ou refuser. Le fait de ne pas avoir d'événement planifié sur une plage horaire n'implique pas nécessairement une disponibilité.
• Une communication (courriel ou téléphone) préalable avec les participants est à privilégier dans la plupart des cas, surtout si certains d'entre eux ne sont pas des employés de l'AUF. L'invitation adressée par SOGo sert à confirmer le rendez-vous, à faciliter l'intégration de celui-ci dpréalable ans l'agenda de chacun et à confirmer les présences.
• Les droits d'accès nominatifs pour les membres d'une équipe ou pour l'assistante d'un directeur sont défini après concertation.
• Les disponibilités affichées tiennent compte des fuseaux horaires et des horaires régulières de travail du bureau de l'employé afin de les considérer. Cela ne change en rien la nécessité de déborder de l'horaire normale lors de certains événements qui concernent des personnes qui sont sur des fuseaux horaire différent.
• ...

Attribution de droits d'accès généraux

Éviter de donner des droits d'accès de façon nominative. Il est préférable de modifier les droits d'accès par défaut pour "tout utilisateur identifié" sur les trois types d'évènements qu'on retrouve dans un agenda :

• Public : Voir tout
• Confidentiel : Voir date et heure
• Privé : Voir date et heure OU Aucun

Pour les évènements privés, libre à chacun de permettre de voir qu'on est occupé ou pas

Attribution de droits d'accès particuliers

On peut attribuer des droits particuliers de façon nominative...

Gestion et partage des tâches

Lors de la création de tâche, prendre soin d'ajuster la confidentialité au besoin.

Par défaut, les tâches sont de type Public.

Les droits attribués lors du partage de l'agenda s'appliquent aux tâches au même titre que pour les événements.

les bonnes pratiques avec des exemples (organiser une réunion entre implantations, travail d'équipe, projet, nconsultation

• à distance et mobile ...) les principales fonctionnalités dans l'absolu (pédagogique), le vocabulaire utilisé.